10 Consejos sobre Cómo organizar un Evento Virtual o una Conferencia Virtual
¡Diviértete con concursos y concursos!
Las búsquedas de tesoros, los concursos y las competiciones divertidas pertenecen a una conferencia virtual tanto como a una tradicional. También son una excelente manera de asegurarse de que los asistentes se conozcan y vean la variedad de contenido virtual al que tendrán acceso durante el evento. Las funciones de video interactivo, como concursos, puntos calientes y rutas de video para elegir tu propia aventura, pueden ser parte de cómo hacer que tu evento sea divertido.
No se olvide de los proveedores
Los proveedores siempre han sido una gran parte de las conferencias, y no solo para el botín. La presencia de proveedores en las conferencias beneficia a todos: Los proveedores pueden hacer ventas. La organización anfitriona puede sufragar algunos de sus costos. Y los asistentes tienen acceso a una gama de productos y servicios relevantes en un solo lugar. Es una oportunidad para ver lo que está a la vanguardia y tener una idea del mercado sin tener que hacer mucha investigación. Los proveedores están absolutamente interesados en los eventos virtuales por las mismas razones que todos los demás, y los beneficios para ellos son similares. Sus proveedores no enviarán pantallas voluminosas a su evento de conferencia virtual, pero aún así querrá configurarlas con áreas de ventas virtuales de marca que les permitan mostrar sus productos e interactuar con los clientes.
Asegúrese de crear una sala de exposiciones virtual bien ubicada y fácil de navegar para que los asistentes puedan explorar fácilmente algunos de los productos interesantes que se ofrecen. Los logotipos por sí solos no van a ser suficientes para atraerlos: asegúrese de que haya una breve descripción y tal vez incluso un carrete destacado disponible para atraerlos al área de cada proveedor, de la misma manera que un stand bien diseñado da a los navegadores una idea de si quieren hablar con el representante o no. Luego, una vez que estén en el stand, asegúrese de que haya una manera para que puedan hablar fácilmente con un representante y explorar un poco los productos. ¡Quieres que los asistentes tengan una experiencia tan buena aquí como en cualquier otro lugar!
Haga uso de analytics para ajustar a medida que avanza
¿Qué está funcionando y qué no? Utilice el análisis para tener una idea de cómo va su evento en línea en tiempo real. ¿Nota una entrega en la asistencia al panel después de una hora? Considere acortar algunos eventos. ¿Cada sesión sobre ciertos temas está absolutamente llena? Tal vez puedas añadir una sesión extra a tu agenda.
Los análisis no solo son excelentes para administrar su conferencia virtual en tiempo real, sino que también pueden ayudarlo a planificar la próxima y comunicarse de manera más efectiva con los asistentes sobre lo que están buscando de su organización en el futuro.
Haga que los registros del contenido del evento estén disponibles para los asistentes después
Todo el contenido de su conferencia pública tiene valor para su organización, para sus asistentes y para las personas que no pudieron asistir al evento. Desde el uso de videos de paneles de eventos virtuales como garantía para promocionar la conferencia del próximo año hasta el suministro de grabaciones de conferencias virtuales a sus asistentes, el contenido de su conferencia virtual no desaparece cuando todo termina. Este hecho puede ser un punto de venta importante para su evento. Después de todo, con una conferencia virtual, los asistentes no solo pagan por un evento único. Se están registrando para tener acceso de por vida a contenido excelente y recursos increíbles. Este conocimiento institucional vital puede incluso monetizarse vendiendo acceso a grabaciones virtuales de eventos a aquellos que no pueden asistir.
Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada
Al igual que con una conferencia tradicional, la clave para tener una gran conferencia virtual es organizarla en el lugar correcto, y eso significa elegir la tecnología adecuada. Querrás elegir una plataforma de eventos virtuales que pueda acomodar el tipo de contenido que deseas proporcionar y el número de participantes que esperas. También querrá asegurarse de que la plataforma de eventos virtuales funcione con la tecnología existente en su organización, para que su departamento de TI no tenga que reinventar la rueda. El tipo de soporte disponible para su solución de conferencia virtual también es un factor clave a considerar.
También querrá buscar herramientas modulares que le permitan implementar las funciones que tengan sentido para su evento y su audiencia, sin verse obligado a agregar funciones que no tengan sentido para sus necesidades.
Dado que las conferencias virtuales requieren evaluación y seguimiento posteriores al evento al igual que las conferencias tradicionales, también querrá elegir una plataforma de conferencias virtuales que pueda proporcionarle la información que necesita, crecer con usted a medida que crece su evento y proporcionar una columna vertebral para otras
Conclusión
Las conferencias virtuales están aquí para quedarse. Incluso en un mundo posterior a la COVID-19, los eventos virtuales seguirán ofreciendo oportunidades y beneficios que seguirán mejorando y transformando la forma en que hacemos negocios. Pensar con anticipación cómo organizar su evento virtual y qué plataforma de evento virtual es la adecuada para usted marcará la diferencia entre un evento en línea animado y memorable y un fracaso. Con la tecnología, el soporte y la planificación adecuados, los eventos virtuales exitosos están absolutamente al alcance de la mano.
¿Qué está funcionando y qué no? Utilice el análisis para tener una idea de cómo va su evento en línea en tiempo real. ¿Nota una entrega en la asistencia al panel después de una hora? Considere acortar algunos eventos. ¿Cada sesión sobre ciertos temas está absolutamente llena? Tal vez puedas añadir una sesión extra a tu agenda.
Los análisis no solo son excelentes para administrar su conferencia virtual en tiempo real, sino que también pueden ayudarlo a planificar la próxima y comunicarse de manera más efectiva con los asistentes sobre lo que están buscando de su organización en el futuro.
Haga que los registros del contenido del evento estén disponibles para los asistentes después
Todo el contenido de su conferencia pública tiene valor para su organización, para sus asistentes y para las personas que no pudieron asistir al evento. Desde el uso de videos de paneles de eventos virtuales como garantía para promocionar la conferencia del próximo año hasta el suministro de grabaciones de conferencias virtuales a sus asistentes, el contenido de su conferencia virtual no desaparece cuando todo termina. Este hecho puede ser un punto de venta importante para su evento. Después de todo, con una conferencia virtual, los asistentes no solo pagan por un evento único. Se están registrando para tener acceso de por vida a contenido excelente y recursos increíbles. Este conocimiento institucional vital puede incluso monetizarse vendiendo acceso a grabaciones virtuales de eventos a aquellos que no pueden asistir.
Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada
Al igual que con una conferencia tradicional, la clave para tener una gran conferencia virtual es organizarla en el lugar correcto, y eso significa elegir la tecnología adecuada. Querrás elegir una plataforma de eventos virtuales que pueda acomodar el tipo de contenido que deseas proporcionar y el número de participantes que esperas. También querrá asegurarse de que la plataforma de eventos virtuales funcione con la tecnología existente en su organización, para que su departamento de TI no tenga que reinventar la rueda. El tipo de soporte disponible para su solución de conferencia virtual también es un factor clave a considerar.
También querrá buscar herramientas modulares que le permitan implementar las funciones que tengan sentido para su evento y su audiencia, sin verse obligado a agregar funciones que no tengan sentido para sus necesidades.
Dado que las conferencias virtuales requieren evaluación y seguimiento posteriores al evento al igual que las conferencias tradicionales, también querrá elegir una plataforma de conferencias virtuales que pueda proporcionarle la información que necesita, crecer con usted a medida que crece su evento y proporcionar una columna vertebral para otras
Conclusión
Las conferencias virtuales están aquí para quedarse. Incluso en un mundo posterior a la COVID-19, los eventos virtuales seguirán ofreciendo oportunidades y beneficios que seguirán mejorando y transformando la forma en que hacemos negocios. Pensar con anticipación cómo organizar su evento virtual y qué plataforma de evento virtual es la adecuada para usted marcará la diferencia entre un evento en línea animado y memorable y un fracaso. Con la tecnología, el soporte y la planificación adecuados, los eventos virtuales exitosos están absolutamente al alcance de la mano.
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