13 Esencial de un Sistema de Comunicación Eficaz / Gestión Empresarial

Al desarrollar un sistema de comunicación eficaz, la administración debe tener en cuenta los siguientes elementos esenciales para una comunicación eficaz:

(1) Claridad de la Información:

Comentando sobre el “realismo de la comunicación”, Terry dice que lo primero esencial para una comunicación efectiva es “informarse plenamente”. Implica que, en primer lugar, el comunicador debe tener la mente clara con la información que desea comunicar. La comunicación debe estar siempre en un lenguaje común y fácilmente comprensible para que no pueda ser malinterpretada por las personas que la reciben.

(2) Adecuación del mensaje:

El mensaje que debe comunicarse debe ser adecuado y completo en todos los aspectos, ya que la información incompleta resulta peligrosa desde el punto de vista comercial. La idoneidad de la información que se transmite depende de la capacidad intelectual de las partes interesadas.

(3) Coherencia del mensaje:

El mensaje que debe comunicarse no debe ser contradictorio, sino que debe estar en consonancia con los objetivos, políticas, programas y procedimientos generales de la organización. Los mensajes contradictorios siempre crean caos y confusión en la organización, lo que es altamente perjudicial para el funcionamiento eficiente de la empresa. Si el mensaje se modifica con respecto al anterior, el hecho debe indicarse claramente para reducir las posibilidades de confusión.

(4) Comentarios:

La retroalimentación es un método importante para garantizar una comunicación efectiva. Se refiere a la confirmación de la idea comunicada si el mensaje ha sido entendido por el receptor en el mismo sentido en que lo hace el remitente o si el receptor está de acuerdo o en desacuerdo con la propuesta del comunicador, hace que sea esencial por parte del remitente confirmarlo por parte del receptor.

En el caso de la comunicación cara a cara, es más fácil obtener información de retroalimentación observando las emociones y expresiones en la cara del receptor. Sin embargo, para la comunicación escrita, la administración debe idear o desarrollar medios y formas adecuados para hacer que la comunicación sea más eficaz.

(5) Comprender al receptor:

Comprender es el objetivo principal de la comunicación. La comunicación debe crear una comprensión adecuada en la mente del receptor. Killian aconsejó: “comunícate con una conciencia del entorno físico y humano total en el que se recibirá la información.

Imagine el lugar de trabajo; determine los niveles de receptividad y comprensión de los receptores; sea consciente del clima social y las costumbres, cuestione la actualidad de la información. Pregunte con qué, cuándo y de qué manera le gustaría que se le comunicara si se encontraba en un entorno y una posición similares.”

(6) Consulta:

Generalmente es deseable consultar a otros en la planificación de la comunicación. Esto proporcionará una visión y objetividad adicionales al mensaje. Una ventaja importante de la consulta será que aquellos que han sido tomados en confianza durante la planificación de la comunicación prestarán un apoyo activo.

(7) Determinar el medio:

Una vez decidido el tema, se determinará la mejor forma de comunicar este mensaje. Todos los aspectos de la comunicación oral o escrita deben examinarse cuidadosamente.

(8) Tono y contenido:

El comunicador debe tener cuidado con el idioma que utiliza al hablar o escribir. Su tono, expresión y emoción tendrán un impacto definitivo en la efectividad o no de lo que está tratando de comunicar.

(9) Oportunidad y puntualidad:

Deberá prestarse la debida atención a la oportunidad y oportunidad de la comunicación. El mismo mensaje será recibido o respondido de manera diferente por diferentes individuos y grupos a la vez y de manera diferente por los mismos individuos y grupos en diferentes momentos.

Incluso en una emergencia, uno no se atreve a pasar por alto el aspecto situacional, psicológico y técnico del tiempo. Además, también es necesario que la información se proporcione a tiempo, ya que la información obsoleta es tan mala o peor que ninguna.

(10) Soporte con acción:

Es muy necesario que las acciones del comunicador apoyen su comunicación. Esto se debe a que la acción habla más fuerte que las palabras. Cabe señalar que la comunicación más persuasiva no es lo que uno dice, sino lo que uno hace.

(11) Escucha:

Un aspecto muy importante de la comunicación efectiva es que los ejecutivos y supervisores deben ser buenos oyentes. Es peligroso no prestar atención o ser indiferente cuando otros intentan comunicarse. Los diez mandamientos de la American Management Association afirman: “Escuchar es una de las habilidades más importantes, difíciles y descuidadas de comunicación.

Exige que nos concentremos no solo en los significados explícitos que otra persona está expresando, sino en los significados implícitos, las palabras no habladas y los matices que pueden ser mucho más significativos. Por lo tanto, debemos aprender a escuchar con el oído interno si queremos conocer al hombre interior. “

(12) Entorno de confianza:

F. E. Fischer ha señalado que “la comunicación crece mejor en un clima de confianza”. Por lo tanto, se debe hacer todo lo posible para ganar confianza informando honestamente de los hechos. Los empleados deben estar convencidos y sentir que la empresa es veraz y sincera en sus contactos.

Paul Arnold, Presidente de Arnold Bakeries: “Si el programa de relaciones de sus empleados es sólido, si su intención es verdadera, si su gente cree en esa intención y en esa verdad, entonces y solo entonces se está comunicando con éxito.”

(13) Mantener el Sistema siempre vivo:

El sistema de comunicación debe mantenerse abierto y vivo durante todo el año. Solo mediante intentos honestos se pueden desarrollar buenas relaciones de comunicación.