5 Consejos para Organizar su Oficina de Bienes Raíces | The Zebra Blog

Parece que organizar la oficina ha estado en la mente de la mayoría de mis clientes este enero. Sin embargo, como muchas personas ocupadas, puede ser difícil saber por dónde empezar. Si esto suena como usted, aquí hay una lista de áreas que puede querer abordar en las próximas semanas:

1. Archivado: Si tiene pilas en sus escritorios y en todas las superficies planas, podría sentirse abrumado al ingresar a su oficina. Aunque nos estamos moviendo a un mundo más sin papeleo, todavía hay papeleo físico que debe gestionarse. Si está comenzando con pilas, el primer paso es asegurarse de haber cerrado correctamente los archivos de sus clientes con su oficina y archivado correctamente los archivos físicos. Eso puede requerir que primero revise los montones y separe todos los documentos relacionados con una transacción que necesita archivarse. Pon todos estos papeles en una caja. Ahora esa caja se convierte en un proyecto separado, pero debido a que está contenida, será menos abrumadora. Tal vez pueda revisar estos documentos en una tarde.

Ahora, cuando se ocupe del resto de los documentos en su escritorio, pregúntese a dónde van esos documentos. Dónde está su casa? ¿El resto de tus papeles son viejas facturas pagadas? MLS memos? ¿Folletos y volantes de la última feria de NAR a la que asistió? El problema que tiene la mayoría de la gente es que debido a que el papeleo no tiene una casa, simplemente se acumula. Pero si tiene carpetas de archivos para sus facturas y estados de cuenta bancarios, una carpeta para inspiración e ideas, y se deshace de los memorandos después de leerlos, tendrá un control mucho mayor de los documentos que debe examinar.

Una cosa que me gusta hacer para las facturas viejas pagadas que todavía se le envían por correo es reunirlas todas por año, luego ponerlas en una caja que se almacena al final de ese año. Por lo tanto, a medida que clasifica y encuentra información para 2015 y 2016, puede archivarla fácilmente directamente en la caja y sacarla de su oficina.

2. Organización espacial: A menudo vivimos con un sistema o espacio que creamos hace años. Podría haber funcionado para la forma en que hiciste negocios entonces, pero ¿está funcionando para ti ahora? Echa un vistazo a tu espacio con un ojo crítico. ¿Has usado todo en tu espacio en el último año? Asegúrese de mirar en los cajones de escritorio, en los estantes y, por supuesto, en su escritorio. ¿Todo lo que hay sirve a un propósito actual? Por ejemplo, si tiene carpetas de 3 anillos adicionales que guardó de un proyecto que hizo hace cinco años, pero no puede ver cómo podría usarlas en el futuro, deje que se vayan esos elementos. Lo mismo con los viejos materiales de aprendizaje, libros e incluso software de computadora antiguo. Si atesoras bolígrafos, incluso revísalos y regala los implementos de escritura que no te dan alegría de usar.Hace unos años, comencé a hacer un Desafío de Artículos de Año Nuevo de 100. El objetivo era editar 100 objetos de mi casa. Tal vez quieras intentarlo en tu oficina.

Ahora que ha editado todo lo que no necesita, consideremos cómo debe ser alterado para mayor eficiencia y alegría.

3. Crear un espacio tranquilo: su oficina debe ser un refugio tranquilo donde pueda concentrarse y encontrar inspiración. Echa un vistazo a tu oficina. ¿Está utilizando la luz natural? ¿Su silla de escritorio es cómoda? ¿Necesita una planta de oficina? ¿Qué hay de la obra de arte? ¿Necesitas pintar las paredes con un poco de pintura? Piense en 7-10 cosas que cambiaría o agregaría a su oficina para brindarle la mayor alegría. Recuerde, si su oficina se siente como una cueva o es incómoda, no querrá pasar mucho tiempo allí.

4. Grab and Go: Piense en las diferentes actividades que debe realizar de forma regular: reunión inicial de compradores, presentación de listados, casas abiertas, presentaciones, presentaciones de ofertas, pendientes de cierre y más. ¿Está su oficina configurada de tal manera que los materiales que necesita para cada uno de ellos sean de fácil acceso y se agrupen para que no se olvide de nada? ¿Tiene un estante o un espacio para paquetes o folletos para compradores y vendedores ya impresos? ¿Tiene los archivos de un cliente nuevo preparados y listos para usar, de modo que si recibe una llamada telefónica mientras está en su oficina, puede sacar su formulario de admisión y tomar notas? Examine su espacio y sus procesos con un ojo crítico y realice cambios en función de sus necesidades.

5. Todo tiene un hogar, ya lo mencioné anteriormente en la sección de edición, pero también debe pensar en sus procesos para los nuevos elementos que entran en su oficina. Por ejemplo, ¿a dónde van los recibos? ¿A dónde van los archivos de sus nuevos clientes compradores? Si usted coloca un anuncio en una revista y decide aferrarse a esa revista, ¿dónde ir? Todo necesita tener un lugar al que ir.

Aunque podría revolucionar su oficina en un día, si no tiene un día completo de sobra, evolucione desde donde está ahora a su espacio ideal. Comience con la edición y luego agregue o cambie para convertirlo en un espacio pacífico y productivo. Haz del 2017 el año en el que digas: “¡Ahhhhh!!”cuando entras en tu oficina y no”, Eh.”