5 Pasos para Incluir en Su Revisión de Procesos de Negocio (BPR)

Todo el mundo necesita un plan

Cada organización debe tener un plan continuo para la mejora continua. En un entorno competitivo, cualquier oportunidad de mejorar un proceso puede proporcionar la ventaja que una empresa necesita para sobrevivir y, en última instancia, prosperar. Una buena plantilla de Revisión de Procesos de Negocio (BPR) es un primer paso valioso en ese plan.

¿Cuándo debe realizar una Revisión del Proceso de Negocio?

Para simplificar las cosas, analicemos dos escenarios de negocios diferentes en los que un BPR sería útil.

Escenario 1: Su empresa está en el mercado para una nueva solución de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

Al buscar un paquete ERP que se ajuste a sus necesidades, primero debe recopilar la mayor cantidad de información posible para darse cuenta de cuáles son esas necesidades. Un examen detallado de los procesos institucionales aclararía las necesidades de cada departamento de la organización y determinaría la integración entre departamentos. Cualquier solución ERP que elija no solo debe adaptarse a sus procesos actuales, sino que, lo que es más importante, debe mejorar y mejorar esos procesos.

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Escenario 2: Ya tiene una solución ERP y desea documentar su uso y eficacia.

Uno de los mayores errores que cometen algunas empresas al implementar una nueva solución ERP es no documentar adecuadamente sus nuevos procedimientos. Se convierte en una idea de último momento en medio de la implementación. A lo largo de los años, la erosión del conocimiento se produce a medida que los nuevos empleados entran, los antiguos empleados se van, y así sucesivamente. Una Revisión del Proceso de Negocio puede ayudar a” enderezar el barco ” y a que la solución vuelva a encarrilarse como se pretendía originalmente.

Ambos escenarios se beneficiarían de un BPR; la principal diferencia entre los dos es cómo se utiliza el BPR. Una revisión del proceso en el escenario 1 sería una revisión “Tal cual”, que proporcionaría una representación real de cómo se llevan a cabo los negocios en la actualidad.

En el escenario 2, el BPR sería una revisión “Como debe ser”. Identificaría lo que debería ser el proceso, en comparación con lo que es actualmente.

5 Pasos Clave de Revisión de Procesos de Negocio

Independientemente del escenario anterior que se ajuste a su empresa, se requiere una metodología de Revisión de Procesos de Negocio específica para que el BPR tenga éxito. Su lista de verificación de Revisión de Procesos de Negocio debe incluir estos cinco pasos esenciales:

1. Cree una visión general del flujo de proceso

Haga un diagrama de flujo que represente todo el negocio desde una perspectiva de alto nivel. Debería mostrar cómo evolucionan los flujos de trabajo entre departamentos y qué instrumentos e informes podría utilizar cada departamento.

2. Crear el detalle de flujo de proceso

Una vez que haya identificado cómo fluye el proceso entre departamentos, cree un diagrama de flujo de proceso más detallado específico para cada departamento. Usando la Entrada de pedidos de venta como ejemplo, haga un gráfico de cómo se recibe y procesa un pedido a lo largo de la entrada de pedidos, y haga referencia a cualquier otro documento de proceso de departamento a medida que avanza el pedido a esos departamentos. Si se trata de un cliente nuevo, por ejemplo, es posible que el pedido deba enviarse primero al departamento de crédito para su aprobación y luego regresar a la entrada del pedido.

3. Escriba el procedimiento operativo

Después de identificar cada paso del procedimiento de un departamento en el detalle del flujo del proceso, a continuación proporcionará una explicación por escrito y una definición para cada “cuadro” y objeto de “decisión” en el detalle del diagrama de flujo. Este paso ayuda a definir el propósito y el alcance de los procedimientos individuales, y hace referencia a los detalles del flujo de proceso y documentos de instrucciones de trabajo correspondientes.

4. Desarrolle una instrucción de trabajo detallada

El documento de instrucciones de trabajo es la capa más detallada de todos los pasos de revisión del proceso. Aquí agregará instrucciones paso a paso para cada procedimiento departamental al documento de procedimiento operativo anterior. Este es el documento al que los nuevos empleados deben poder hacer referencia para ayudar a realizar sus tareas, con poca o ninguna ayuda de nadie más. Por supuesto, este nivel de detalle hace que la instrucción de trabajo sea el paso más grande de una revisión de proceso, y posiblemente el más crítico. Es la mayor defensa contra la “erosión del conocimiento”.”

5. Tener un Plan para la Mejora Continua de Procesos

Cualquier Revisión de Procesos de Negocio debe resumirse con una sección para la mejora de procesos. Volviendo al escenario 1 al principio, el resultado final puede ser una recomendación para implementar una solución de ERP para mejorar los procesos obsoletos o inconexos. Las recomendaciones de la hipótesis 2 tal vez incluirían mejores formas de racionalizar el procedimiento actual, o una explicación de cómo una mayor capacitación podría beneficiar el proceso.

Si bien cada empresa es única de alguna manera y el número de pasos ciertamente puede variar, llevar a cabo una Revisión adecuada del Proceso de Negocio puede aumentar en gran medida el uso eficiente de cualquier solución ERP en su empresa. Si desea discutir un BPR, haga clic a continuación.