6 Formas Sencillas de Reducir El Consumo De Papel En Su Oficina

Lo más probable es que su empresa quiera ser más consciente del medio ambiente, tanto porque el público lo espera como porque usted desea comportarse de manera ética y responsable. Más allá de esto, si reduce el consumo de papel, también puede simplificar sus operaciones y ahorrar dinero. Si bien la transición sin papel puede parecer desalentadora ahora, hay pasos graduales que puede tomar para asegurarse de que su oficina realice la transición de la manera más fluida posible.

Presupuesto para reducciones incrementales de papel

Si planea reducir drásticamente el uso de papel o eliminar el papel por completo, es casi seguro que un cambio repentino interrumpirá el flujo de trabajo de su empresa. En su lugar, busque maneras de reducir gradualmente. Comience con su presupuesto y decida dónde ya no necesita papel, luego aborde esta área durante varios meses. Por ejemplo, si un departamento que podría quedarse sin papel tiene un presupuesto de supplies 2,000 en suministros de papel anuales, intente reducir este número en 2 200 cada mes. Si prefiere hacer cambios en todas las áreas de su negocio, intente reducir el uso de papel departamental en general en un cierto porcentaje cada mes.

Haga copias de seguridad electrónicas de todo

A algunos empleados y gerentes de oficina les encanta hacer más de una copia de cada documento. Esta forma exhaustiva de archivar ciertamente facilita las cosas para revisiones internas o auditorías externas, pero la cantidad de espacio que ocupan esas pilas de copias se duplica. En lugar de duplicar físicamente todo, considere hacer copias de seguridad de archivos importantes en una computadora o dedicar el almacenamiento del servidor a documentos esenciales. También es posible que desee usar discos duros externos, tarjetas de memoria o la nube para recuperar documentos valiosos de manera más conveniente.

Considere transacciones electrónicas

Si es una empresa que realiza una gran cantidad de compras, considere alternativas al envío de cheques o la impresión de órdenes de compra. Hay varias opciones B2B cuando se trata de transacciones de comercio electrónico, como depósitos directos. No solo es mucho más rápido para usted realizar estas transacciones en línea, sino que se saltará todos los días que normalmente tomaría para que los cheques lleguen o se procesen. Un software como el nuestro puede ayudar a agilizar las transacciones y las órdenes de compra, a la vez que reduce el papel.

Realice todas las comunicaciones internas en línea

Ayude a su personal a dejar el hábito de imprimir notas o dejar notas amarillas en su escritorio al ordenar el uso de programas de correo electrónico o mensajería instantánea. Trate de llevar a cabo reuniones sin usar papel, haciendo presentaciones con diapositivas de PowerPoint o Google y enviando agendas por correo electrónico. Recuerde que si todo lo demás falla, también puede hablar con su personal o administración a la antigua usanza: por teléfono o en persona.

Ordene papel más ligero y delgado

Si parece que el objetivo de no usar papel es más lejano de lo que se había imaginado, hay algunas soluciones a corto plazo que puede crear que reducirán su huella ambiental. Comience por reducir la acción de bonos de, por ejemplo, 50 libras a 20 libras. También evite las existencias recubiertas o especiales cuando sea posible o úselas solo para documentos que pueda compartir con un cliente.

Decida qué necesita imprimirse

En la oficina doméstica moderna de hoy en día, probablemente tenga una buena idea sobre qué documentos deben emitirse en papel y qué se pueden compartir electrónicamente. Por ejemplo, probablemente sea más fácil administrar sus documentos contables en pantalla en un formato fácil de leer. Sin embargo, puede haber alguna documentación que deba imprimirse, como estados financieros o material de presentación formal. Discuta estos estándares con sus empleados para que se sientan capacitados para tomar decisiones sobre el uso de la impresora por su cuenta. Si es necesario imprimir algo, anime a los empleados a usar fuentes más pequeñas o a imprimir en ambos lados de la hoja.

Reduzca el consumo de papel y ahorre algunos árboles

Muy pocos de estos consejos implican cambios drásticos en el comportamiento de la oficina o alteraciones repentinas en el flujo de trabajo de la empresa. Una vez ejecutados, no solo ahorrarán dinero a su empresa en pedidos en papel, sino también el valioso tiempo que implica el manejo, el mantenimiento y la búsqueda minuciosa de documentos impresos. Lo que es más, es probable que tenga mayor tranquilidad al saber que puede haber salvado algunos árboles este año.