6 pasos para organizar sus documentos fiscales

23 de marzo de 2018 / Impuestos

La situación

Cada año aplazo mis impuestos hasta una lucha de último minuto para obtener recibos y documentos. (Tengo un trabajo paralelo vendiendo muebles antiguos, así que tengo muchos gastos de negocios con los que lidiar. Después de que finalmente termine de archivar, tiro todo en una caja y lo meto en el armario, pero esas cajas se están acumulando. Hay tantas cosas que hacer un seguimiento antes y después del Día de Impuestos, pero nunca estoy seguro de qué guardar y por cuánto tiempo. ¡Socorro!

—Megan, Coeur d’Alene, Idaho

La solución

No eres el único procrastinador de la temporada de impuestos—ni mucho menos. Hasta una cuarta parte de todos los declarantes de impuestos esperan hasta las últimas dos semanas antes de la fecha límite del IRS para recibir sus declaraciones. Lo cual, como ya has deducido, no es súper inteligente, dado que la mayoría de la gente recibirá un reembolso. Pero para alguien como tú, nadando en recibos y luchando por documentos, el dolor es agudo.

Sin embargo, debes saber esto: Una vez que muerdas la bala y te organices, el alivio que sentirás será como el peso de mil recibos que te quiten de los hombros.

“Aprender a organizar documentos es una habilidad que cualquiera puede aprender”, dijo Rashellesipp, consultora de organizaciones con sede en la ciudad de Nueva York que bloguea en TheOrderExpert.com ” Sí, se requiere paciencia, disciplina y dedicación para poner y mantener el papeleo en orden, pero los rendimientos pueden ser excelentes cuando se trata de la tranquilidad de uno.”

Está bien, pero cuando estás parado en la parte inferior del Papeleo de la Montura, ¿cómo empiezas a ordenarlo todo? ¿Y cómo sabes qué conservar y qué triturar una vez que hayas terminado? Aquí hay algunos consejos para comenzar.

1. Haga una inversión de tiempo inicial. Tirar una factura o un recibo en una pila en algún lugar de su casa toma aproximadamente 0,3 segundos. (Estoy seguro de que, en algún lugar del mundo, hay un científico estudiando esto. Ordenarlo todo en el momento de impuestos puede tomar aproximadamente forever para siempre. Presupuestar más tiempo en el front-end (una hora o dos para configurar un sistema de archivo, un minuto más o menos para presentar cada nuevo pedazo de papel) dará sus frutos a lo grande. Pasarás mucho menos tiempo deambulando por la casa buscando cosas y murmurando en voz baja como un loco.
2. Cree un sistema centralizado para documentos en papel. Esto puede sonar complicado, pero Ip recomienda un enfoque simple. “Es más fácil recibir, abrir y procesar documentos de salarios, ingresos e inversiones cuando se tiene un lugar de almacenamiento designado para ellos en el hogar u oficina”, dijo. “Simplemente etiquetar una carpeta de manila como ‘documentos fiscales’ y colocar cualquier material relevante dentro de ella puede hacer el truco, al igual que una carpeta de archivos de acordeón, una caja de zapatos o incluso un porta revistas.”
3. El mantenimiento de registros electrónicos es donde está. Si la idea de papeleo te asusta, o simplemente eres una persona de tecnología, escanea tus recibos y descarga tus estados de cuenta en línea en una carpeta de tu computadora. (Si no tienes un escáner, las aplicaciones para teléfonos como Genius Scan o Scanner Pro funcionan de maravilla.) Sí, el IRS está de acuerdo con este método. Sin embargo, si utilizas registros electrónicos, debes hacer una copia de seguridad de ellos de forma segura en una nube como Dropbox o Google Cloud. Esto no es solo mi departamento interno de TI hablando; es un requisito del IRS. (Incluso las personas que guardan copias en papel de todo deben almacenar una copia electrónica en la nube.)
4. La pereza podría costarte, literalmente. En el caso de las declaraciones y formularios electrónicos, es tentador dejarlos en línea hasta que los necesite. Muchas instituciones hacen que los registros electrónicos sean de libre acceso en sus sitios por solo un período de, por ejemplo, un año o dieciocho meses, tal vez menos. Después de eso, es posible que tenga que solicitarlos, lo que puede tardar unos días. Incluso se le puede pedir que pague una tarifa.
5. El mantenimiento evita crisis. Si has creado un sistema, estás a mitad de camino. La otra mitad lo está usando. Elija una hora específica para presentar la solicitud: todos los días cuando reciba el correo, todos los viernes mientras ve el Gran Espectáculo de Repostería Británica o cuando pague sus facturas. Ip tenía un cliente, el dueño de una pequeña empresa, para quien la temporada de impuestos ” siempre terminó siendo un calvario.”Aconsejó a su cliente que llevara una carpeta física durante el día para los recibos, y luego los depositara en un lugar central en casa todas las noches, durante todo el año. Funcionó.
6. Siga la Regla de “Para Siempre o Siete Años”.”En general, el IRS tiene tres años para auditarlo una vez que presenta una declaración, pero si identifica un error sustancial, puede retroceder aún más, generalmente seis años. Sin embargo, si alguien presenta una declaración fraudulenta o intenta saltarse el pago de impuestos por completo, no hay prescripción. Por lo tanto, debe conservar sus declaraciones—y sus documentos W-2 y 1099—para siempre, y los documentos financieros de respaldo durante siete años. (Para obtener más información sobre qué conservar y por cuánto tiempo, consulte la práctica tabla de presentación financiera en el Capítulo 2 de mi libro Get a Financial Life.)

No posponga organizarse hasta que el papeleo de Montaje desaparezca mágicamente. En lugar de hacer sus impuestos de la manera caótica y habitual de este año, cree esa carpeta y vaya a buscar recibos. Organice sus W-2 y 1099. Hágalo digital. Sentará un precedente para un mejor comportamiento en la temporada de impuestos el próximo año. ¿Quién dice que es demasiado tarde para los propósitos de Año Nuevo?