6 Tipos de Registros de Personal y Por qué Es Importante mantenerlos

Los registros de personal son la forma estándar de documentar la relación de un empleado con una empresa u organización. En algunos casos, estos registros contienen información bastante general, mientras que otras veces pueden incluir detalles privados o confidenciales. Independientemente del tipo de archivo, los registros de personal deben actualizarse periódicamente para garantizar la eficiencia y el éxito operativos.

¿Qué son los registros de personal?

Los registros de personal, o archivos de personal, son registros pertenecientes a los empleados de una organización y consisten en información completa y acumulada. Los registros de personal generalmente son mantenidos por el departamento de recursos humanos de una agencia e incluyen información relevante sobre la solicitud de un empleado, la descripción del trabajo, los datos salariales y más.

6 tipos diferentes de registros de personal

Si bien hay una variedad de registros de personal que una organización puede usar, todos estos documentos encajan en una de las seis categorías. De estas categorías, las más comúnmente referenciadas tienden a ser los documentos de contratación e informes sobre el desempeño laboral.

1. Información general: Esta agrupación ecompass incluye información personal como el nombre completo del empleado, la fecha de nacimiento, el número de seguro social, el número de teléfono, la dirección y, posiblemente, sus números de contacto de emergencia, también.
2. Documentos de contratación: La mayoría de los empleadores se aferran a los documentos utilizados en el proceso de contratación, como las solicitudes de empleo, las descripciones de trabajo y los currículums o cartas de presentación.
3. Acuerdos con los empleados: A veces, los aspectos de la relación empleador-empleado se rigen por documentos oficiales, como contratos sindicales, acuerdos de no competencia y acuerdos de confidencialidad o no divulgación.
4. Compensación: Los registros relacionados con la compensación (e información de beneficios) incluyen formularios W-4, formularios de beneficiarios, registros de nómina y tarjetas de tiempo de años anteriores.
5. Desempeño laboral: Esta sección es bastante amplia, pero puede incluir evaluaciones de desempeño, acciones correctivas, cartas disciplinarias, premios, nominaciones, educación, credenciales, registros de capacitación o promociones dentro de la agencia.
6. Información post-empleo: De la misma manera que los empleadores conservan los documentos de contratación, muchos también archivan información post-empleo. Estos documentos son cosas como una carta de renuncia o despido, evaluación final del desempeño y cheque de pago final.

6 registros que deben mantenerse en un archivo separado y confidencial

Es una buena idea, y a menudo se requiere legalmente, mantener ciertos registros e información de los empleados en un archivo confidencial que esté separado del resto de su papeleo. La gestión adecuada de los registros de personal puede requerir un esfuerzo adicional, pero es un paso necesario para proteger la privacidad de todos los empleados o miembros del personal.

1. Resultados de la verificación de antecedentes: Los resultados de la verificación de antecedentes abarcan desde la verificación de empleo anterior hasta el historial crediticio y el historial criminal de un solicitante. La realización de verificaciones de antecedentes se realiza para garantizar la seguridad de cada empleado.
2. Documentos de litigio: El litigio es un proceso para manejar disputas dentro del sistema judicial. Documentos relacionados con un litigio (p. ej. la acción impugnada en sí o la decisión final del juez) siempre deben guardarse en un archivo confidencial.
3. Formulario I-9: Los Formularios I-9 se utilizan para verificar la identidad y la autorización de empleo de personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. Debido a que estos formularios poseen información de identificación personal altamente sensible, requieren una protección cuidadosa.
4. Registros médicos: Cualquier documento relacionado con el empleo que contenga información médica debe guardarse independientemente de otros archivos personales, para que no se revele ni comparta inadvertidamente con otro empleado.
5. Documentos de licencia federal y estatal: La mayoría de los trabajadores federales y estatales reciben licencia pagada cada año por situaciones como el nacimiento, la adopción o la colocación temporal de un nuevo hijo; el cuidado de un cónyuge, hijo o padre; el cuidado militar y los fines de licencia; y razones personales de salud, todo lo cual es completamente confidencial.
6. Investigación de empleados: Los documentos que se refieren a la acción disciplinaria de un empleado, o una investigación de recursos humanos relacionada con una reclamación de un empleado, deben guardarse en un archivo confidencial al que no puedan acceder otros miembros del personal en la oficina.

Por qué es importante mantener los registros de personal actualizados

Facilita la presentación de impuestos

Revisar los registros de personal es esencial para el éxito de su organización, especialmente cuando considera cómo estos registros entran en juego para la presentación de impuestos estatales y federales para empleados. Si se relaja en la actualización de estos documentos, es probable que tenga más dificultades para completar los formularios de impuestos obligatorios y preparar detalles trimestrales para su nómina. Pero con un mantenimiento de registros preciso y continuo, tendrá mucho más fácil presentar salarios no imponibles, beneficios para empleados, tiempo de vacaciones, licencia por enfermedad, etc.

Cumple con la ley

Además de actualizar los registros de personal como una buena práctica comercial, es posible que deba mantenerse al día con ciertos registros para cumplir con las disposiciones de la ley estatal y federal. Si bien las leyes estatales obviamente varían según el lugar donde trabaje, querrá asegurarse de cumplir con las leyes aplicables dondequiera que se encuentren sus oficinas. Estas leyes pueden dictar qué información debe recopilarse, qué puede hacer o no su organización con dicha información y cuánto tiempo deben almacenarse los registros de los empleados.

Ayuda con las revisiones salariales

Una revisión salarial difiere de un aumento salarial, en que una revisión ajusta toda la estructura salarial (incluidos todos los componentes primarios). Dado que una revisión está más involucrada que una subida tradicional, hace que sea mucho más importante tener la información correcta para ayudar a facilitar este cambio. Sin registros de personal precisos que sirvan de guía, cualquier número de problemas pueden molestarnos al intentar iniciar esta modificación. Sin embargo, con registros actualizados, las revisiones salariales pueden ocurrir sin problemas, gracias a los datos actuales y los porcentajes proporcionados.

Ayuda en una disputa legal

Si su organización se encuentra en medio de una disputa legal, le alegrará tener una pila de archivos de personal para respaldar su caso. Mantener registros de personal le permite preservar un historial escrito en torno a un evento designado (o eventos), y en los procedimientos legales, este tipo de documentación puede ser fundamental para el resultado final. Los archivos bien administrados son la mejor manera de citar promociones de empleados, aumentos de sueldo, acciones disciplinarias o incluso despidos, y este tipo de evidencia física puede ayudar mucho a garantizar una decisión justa y equilibrada.

Determina promociones o terminaciones

Otra razón por la que se recomienda mantener actualizados los archivos del personal es porque ayudan a determinar promociones y, a veces, también revelan motivos para la terminación. Si su organización no modifica y mejora sus registros, puede ser increíblemente difícil monitorear el rendimiento y los niveles de productividad de los empleados. Pero cuando se trata de documentar el retraso, el absentismo y el rendimiento personal, puede rastrear mejor dónde los empleados prosperan o se quedan cortos, y luego tomar medidas según sea necesario en base a esta información.

Digitalizar sus registros de personal

Actualizar sus registros de personal es una parte necesaria de cualquier departamento de recursos humanos bien organizado, y, sin embargo, manejar todo ese papeleo puede parecer una tarea desalentadora (e interminable). La buena noticia es que la digitalización de los archivos de personal facilita y agiliza las cosas para cada equipo. Al utilizar registros digitales, ya no tendrá que lidiar con archivadores torpes y, en su lugar, tendrá sus documentos importantes cargados convenientemente y accesibles a través de la nube, lo que muchos coinciden en que es la forma más segura y eficiente de administrar documentos y procesos.

Al asociarse con Image API, su agencia puede ir más allá de sus pilas de registros de personal en papel y sumergirse en el panorama digital moderno. Los servicios de imágenes digitales, la gestión de contenido en la nube y la automatización de procesos digitales de Image API están diseñados para simplificar las complejidades de la gestión de registros y garantizar que su organización logre un valor mensurable y resultados sostenibles a la velocidad de lo digital.

Pasar a la digitalización de los registros de personal hace que la gestión adecuada de los archivos sea más fácil y segura. Mantener la confidencialidad de ciertos archivos de personal se simplifica con diferentes permisos para diferentes niveles de usuario, y encontrar los documentos necesarios es eficiente con opciones de búsqueda inteligentes. Los registros de personal digitalizados también hacen que cumplir con los complicados programas de retención sea sencillo: los sistemas como Axiom Pro de Image API gestionan estos programas automáticamente.

Preguntas frecuentes sobre registros de personal

¿Quién tiene derecho a ver sus registros de personal?

En la mayoría de las circunstancias, los archivos de personal de los empleados deben tratarse como registros privados que pertenecen a la organización y al empleado correspondiente. Dicho esto, puede ser útil establecer una política que reconozca quién tiene el derecho de ver los registros de personal, como el supervisor o gerente del empleado (además del propio empleado).

¿por Qué es importante mantener registros de personal?

Es importante mantener registros del personal porque estos documentos proporcionan un historial escrito de todo lo que ha sucedido durante la duración del empleo. Por esa razón, se necesitan registros de personal para respaldar acciones como ascensos, aumentos de sueldo e incluso medidas disciplinarias.

¿Cuáles son los documentos principales que deben estar en un archivo de personal?

Se deben mantener registros de personal para cada empleado a partir de la fecha oficial de contratación. Los principales documentos a archivar incluyen información general (nombre, dirección, número de teléfono); formularios de contratación (solicitud, currículum, descripción del trabajo); acuerdos oficiales de empleados (contratos sindicales, acuerdos de no competencia); datos de remuneración o salario; evaluaciones de desempeño; e información post-empleo (carta de despido, revisión final).