7 Potentes Herramientas de Gestión de la Información

Solía ser un ahorrador, es decir, guardaba todo. Finalmente me di cuenta la última vez que nos mudamos, hace más de 9 años, afortunadamente, que estaba teniendo dificultades para dejar ir las cosas. Mientras cargaba el camión, me di cuenta de que estábamos moviendo cajas que habían permanecido sin abrir desde nuestro último movimiento más de 3 años antes.

Ese tipo de pensamiento de “guardar todo” también se ha mostrado en cómo hago mi trabajo. Montones de papel, cajas y estantes llenos de libros, notas pegadas por todas partes, todo esto podría superar fácilmente mi espacio de trabajo si no fuera por la ayuda que recibo de un poco de tecnología.

Las siguientes son siete de mis herramientas de recopilación y recuperación de información más potentes que me ayudan a capturar información lo más rápido posible para que pueda olvidarla ahora, volver al trabajo y saber que la recordaré más tarde.

Aquí están mis 7 potentes herramientas de gestión de la información.

1. Gmail
Si no estás usando Gmail, te estás perdiendo una de las formas más simples y poderosas de mantener una gran cantidad de información organizada para cuando la necesites más adelante.

Uso Gmail para recopilar correos electrónicos de varias direcciones de correo electrónico en una ubicación.

Me envío recordatorios por correo electrónico desde mi iPhone, ya que sé que revisaré mi correo más tarde.

Organizo recibos por correo electrónico de compras en línea en una carpeta de “Pedidos” para referencia futura.

También tengo filtros configurados en Gmail para organizar fácilmente ciertos mensajes de correo electrónico y suscripciones que he configurado para omitir mi bandeja de entrada; los puedo leer más tarde cuando sea conveniente.

También puedo acceder a Gmail desde cualquier lugar.

2. Google Calendar
Cumpleaños, aniversarios, citas, eventos especiales, actividades en las que participan mis hijos, recordatorios de facturas y muchas cosas más que almaceno en Google Calendar. Algunas de esas cosas que he configurado para enviarme un recordatorio de correo electrónico o texto en la fecha y hora que he programado. Una cosa que realmente aprecio es tener la capacidad de programar eventos repetitivos que nunca tendré que tocar de nuevo y, sin embargo, recibo un aviso cada mes o semana en el momento apropiado.

3. Simplenote & Notational Velocity (Mac)
En realidad son dos herramientas, pero no uso una sin la otra. Simplenote es un servicio web y una aplicación que uso en mi iPhone que me permite capturar y acceder a notas de texto almacenadas donde quiera que esté. También puedo acceder a todas esas notas de texto a Velocidad Notacional en mi computadora. Lo que hace que estas dos piezas de software sean tan indispensables para mí es cómo cada una me da acceso a los mismos datos y todo se sincroniza automáticamente. Por cierto, estoy usando Dropbox, otro excelente servicio web sobre el que escribiré en otro momento, para hacer toda la sincronización de estas dos aplicaciones.

4. Evernote
Esta es otra aplicación de captura de información. Hay un montón de información en la web sobre el uso de Evernote en tu computadora y iPhone, pero la encuentro un poco más de lo que necesito para simplemente capturar texto, que es lo que más hago.

Algunas personas preferirán usar Evernote y no Simplenote & Velocidad Notacional. Eso también puede ser más sencillo para ti. Pero para lo que uso principalmente Evernote es para organizar documentos en papel que he capturado y digitalizado con un escáner.

Una vez escaneado un documento y guardado como PDF, simplemente lo coloco en el icono de Evernote. Una vez archivado en Evernote, tengo acceso a todos esos trozos de papel escaneados que podría haber guardado en una pila en algún lugar, y se almacenan en la nube para su custodia. Puedo acceder a todo desde Evernote en mi computadora, en un navegador desde cualquier computadora en el sitio web de Evernote o en mi iPhone desde la aplicación de Evernote.

La sincronización la realiza todo el servicio de Evernote (uso la versión gratuita) y no hago mucho más que organizar ocasionalmente ciertos tipos de información en una carpeta o dos en Evernote.

5. Instapaper
Este es un servicio web al que puedo acceder desde mi navegador web, así como desde una aplicación en mi iPhone, y hay dos cosas que realmente me encantan de Instapaper.

La primera es la facilidad con la que puedo guardar cosas que he encontrado en la web que me gustaría leer más tarde. Tengo un acceso directo en mi navegador que al hacer clic almacena un enlace a la página web actual al servicio Instapaper. Ahora puedo pasar a cosas más importantes sin preocuparme, olvidaré lo que quería leer. Puedo abrir el servicio Instapaper más tarde en mi bowser o puedo abrir la aplicación y leer la página web en mi iPhone cuando estoy lejos de mi escritorio.

La segunda cosa que me encanta es la propia aplicación Instapaper, que simplemente presenta el texto de las páginas web que he guardado sin todo el desorden que se ve a menudo en una página web. Ahora puedo leer cosas lejos de mi computadora en un formato simple y sin distracciones.

6. Pinbaord.in
Este es un práctico servicio de marcadores. Este no es un servicio gratuito, pero vale la pena los pocos dólares que cuesta mantener sus marcadores organizados. Esto lo uso para marcar fácilmente páginas web de información para recuperarlas más tarde si las necesito más tarde. Marco un montón de cosas para más tarde y cada elemento se puede etiquetar para que se clasifiquen fácilmente y se recuperen más tarde. Solía usar el delicioso servicio, pero he encontrado que Pinboard.in es mucho más simple, me permite marcar páginas web de forma rápida y fácil para más tarde, y es fácil de usar cuando necesito buscar algo que he guardado.

Como nota al margen — Pinboard.in me permite conectar mi cuenta de Instapaper para que todo lo que envíe a Instapaper también quede marcado en pinboard.in

7. Kindle & Aplicación Kindle
Incluyo el Kindle y la Aplicación Kindle aquí en mis 7 principales herramientas de recopilación de información porque realmente disfruto y uso bastante el entorno de lectura de kindle. No solo ya no compro libros de papel y tinta cada vez que hay una versión digital disponible, sino que también tengo Instapaper para enviar páginas web a mi Kindle. Prefiero leer artículos largos de la web en mi Kindle. A través del servicio Instapaper, tengo un archivo de documentos que se envían automáticamente a mi kindle periódicamente.

También enviaré por correo electrónico archivos PDF largos a mi Kindle para que el servicio de conversión de documentos de Amazon los convierta a formato de libro electrónico. Y ahora, con la sincronización de documentos personales, puedo leer esos documentos en el Kindle o en mi teléfono y mi ubicación de lectura permanece sincronizada.

Estas 7 poderosas herramientas de recopilación de información me han ahorrado mucho tiempo y me han salvado de montones de papel. Solo he tocado la superficie de lo que estas herramientas pueden hacer. Puede que no todos te sirvan tan bien como a mí, pero la mejor herramienta para organizar la información es la que usarás.