8 Maneras de Motivar e Involucrar a los Voluntarios de Su Organización Sin Fines de Lucro

Ya sea que tenga un ejército masivo de voluntarios y personal de administración de voluntarios, o un puñado de voluntarios que reportan al fundador de la organización sin fines de lucro, los voluntarios son uno de los activos más valiosos.

Los voluntarios en los Estados Unidos son 63 millones de personas. Sostienen los cimientos de la sociedad civil. No importa el tipo de trabajo voluntario que hagan, están contribuyendo de maneras invaluables. ¡Son héroes! Son sus defensores, campeones, embajadores y abejas obreras. Desempeñan muchas funciones en diferentes capacidades. Sus diversos conjuntos de habilidades le dan a su organización sin fines de lucro acceso a una selección de experiencia. Estos incluyen miembros de la junta, líderes de comités, guías de exposiciones, acomodadores, administradores y más.

Por lo tanto, es imperativo que reclutes y mantengas una base de voluntarios sólida. Aquí tienes un webinar útil para encontrar a tus próximas 20 superestrellas voluntarias con herramientas gratuitas y estrategias inteligentes. En una conversación con Tobi Johnson, un experto y entrenador maestro en gestión de voluntarios muy solicitado a nivel internacional, discutimos cómo puede atraer a una base de fanáticos comprometidos a su causa.

Tómese su tiempo para ver el video y aprender el arte de atraer a los mejores voluntarios. Ese es un proceso continuo para todas las organizaciones sin fines de lucro, ya que necesitaría voluntarios para una serie de actividades ahora y en el futuro. Pero aquellos que ya tienes deben ser retenidos valorando su tiempo, esfuerzo y habilidades, y manejándolos sabiamente. Veamos cómo funciona.

8 Maneras de Motivar e Involucrar a los voluntarios

1. Verifique sus suposiciones sobre los voluntarios
2. Diseñe un programa de participación de voluntarios
3. Muestre su aprecio
4. Valore el tiempo de sus voluntarios
5. Juegue con sus fortalezas
6. Comuníquense y Escuchen sus comentarios
7. Dé a los voluntarios la capacitación y los recursos que necesitan
8. Cultive a sus voluntarios para otros roles más grandes

Compruebe sus suposiciones sobre los voluntarios

Antes de centrarse en involucrar y motivar a sus voluntarios, verifique tus propias suposiciones. Piense racionalmente en el valor que los voluntarios aportan o podrían aportar a su organización. Sus voluntarios son como el dinero en el banco y deben ser valorados en consecuencia.

Cuando una organización benéfica recibe un regalo de, por ejemplo, 2 25,000 o más, se considera una contribución importante. Pero, ¿qué pasa con el voluntario que da más de mil horas de tiempo personal a una organización sin fines de lucro? ¿Cuál es el valor de eso? ¿Conoce su organización sin fines de lucro el valor de una hora de voluntariado y el retorno de la inversión de retener a los partidarios?

De acuerdo con el Sector Independiente, el valor promedio nacional estimado del tiempo de voluntariado para 2018 fue de $25.43 por hora. Para muchos voluntarios devotos, eso podría ascender a un regalo de 2 25,000 en un año o durante toda la vida, como resultado.

Trate a los voluntarios como miembros del personal para este ejercicio: Enumere sus trabajos y horas y lo que ganarían los miembros del personal apropiados haciendo los mismos trabajos. Asegúrese de incluir un número de beneficios que ganarían los empleados equivalentes. Sume esas cifras para presentar argumentos convincentes a favor de invertir en voluntarios.

Los voluntarios no son “mano de obra gratuita” y no son “poco calificados”. Esta actitud conduce a la profecía autocumplida de esperar y, por lo tanto, tolerar, una actuación mediocre de los voluntarios. Los donantes de tiempo requieren una inversión continua y organizada tanto como el personal remunerado o los donantes de dinero. Esto hará posible mantener a sus voluntarios sin fines de lucro motivados y comprometidos, así como responsables y confiables.

Diseñar un programa de participación de voluntarios

A menudo, la participación de voluntarios se maneja muy por debajo de la parte superior de la organización. Puede ser una subunidad de cualquier departamento dispuesto a albergarla que no es necesariamente un hogar lógico para ella. Un programa de voluntarios fuerte y saludable se maneja idealmente desde la parte superior de la organización.

El voluntariado debe percibirse como una función crítica de gestión de la organización. Debería examinarse en la sala de juntas e incluirse en la planificación a largo plazo y otras actividades esenciales para la misión.

La administración, los voluntarios clave y el liderazgo deben elaborar una política de participación de voluntarios. Se necesita algo más que crear una experiencia de calidad para los voluntarios, así que incluya metas y estrategias. A su vez, esto debería convertirse en un conjunto de pautas y estándares que su organización sin fines de lucro pueda replicar en todos los puntos de contacto de voluntarios.

Si no tienes una política de participación de voluntarios, da el primer paso planificando una sesión de lluvia de ideas sobre el tema de la participación de voluntarios. Para comenzar, piense en estas 3 cosas:

¿Cuáles son las motivaciones de los voluntarios sin fines de lucro?

La decisión de ser voluntario, al igual que la decisión de donar financieramente, es emocional. Los voluntarios están motivados por diferentes cosas. Las personas generalmente se involucran por una o más de las siguientes razones:

• Quieren contribuir a una causa en la que creen
• Quieren aprender nuevas habilidades
• Su necesidad de cumplir con las expectativas empresariales y/o sociales
• Quieren tener un sentido de propiedad y control que no pueden encontrar en una situación laboral
• Están motivados por un deseo de cambio
• Quieren divertirse y disfrutar de lo que están haciendo
• Quieren conocer gente nueva

Piensa en cada uno de estos motivos y construye tu programa en torno a ellos. Y sea sincero al preguntar a cada uno de sus posibles voluntarios sobre sus motivos, para que pueda combinarlos mejor con una tarea.

¿Por qué se van los voluntarios?

Según una encuesta de United Way, estas son las principales razones por las que los voluntarios abandonan una organización (en orden de importancia):

• Estaban subutilizados
• El entorno físico no apoyaba sus esfuerzos
• La atmósfera era impersonal, tensa o fría
• Hicieron una sugerencia que no se actuó o respondió
• No vieron la conexión entre un día de trabajo y otro
• Los voluntarios veteranos a largo plazo no los dejaban entrar en su grupo “interno”
• No sabían cómo decir que querían irse
• Los empleados los trataban como una interrupción, no como una ayuda esperada bienvenida
• La realidad de su experiencia no era lo que esperaban cuando se inscribieron en

Para que los voluntarios sigan siendo voluntarios, deben sentirse valorados. Deben ver los resultados de su trabajo y ser respetados. Considerar por qué los voluntarios se involucran y por qué se van es un buen catalizador para diseñar una política de participación de voluntarios.

Consejo profesional: Tenga una “Declaración de Derechos y Responsabilidades” Voluntaria.

¿Por qué necesito una Declaración de Derechos y Responsabilidades de Voluntarios?

Es un documento bastante útil de tener. Puede ayudarlo a desarrollar una política y guiarlo a través del proceso de administración.

También se puede utilizar como herramienta de entrevistas y para iniciar debates. No lo des como una limosna. Será ignorado por completo. Pasar por esto con un posible voluntario ayudará a orientarlos y establecer el tono adecuado para la nueva relación.

Este proceso también puede alertarle de cualquier problema potencial con la coincidencia. Una de las responsabilidades propuestas puede hacer que un posible voluntario se niegue y revele problemas con la pareja que preferiría conocer más pronto que tarde. Tal vez no sea una buena opción, o tal vez pueda discutir cómo solucionar el problema de antemano.

Muestre su agradecimiento

Trate a sus voluntarios como donantes principales. Dan su tiempo, energía y, a veces, fondos. Muestre su agradecimiento con la administración diaria. Los voluntarios son diversos, y cada uno requiere una interacción personalizada; esto, a su vez, fortalecerá su relación.

Las posibilidades son infinitas, pero hay formas de reconocer a los voluntarios que puede incorporar en su menú de felicitaciones individuales y esfuerzos de agradecimiento grupal.

Estos son algunos de ellos:

• En primer lugar, agradezca a sus voluntarios. Y luego dales las gracias de nuevo.
• Organice una fiesta de agradecimiento de voluntarios y, si el presupuesto lo permite, permita a la familia u otros invitados. Agregue un tema y anime a todo el personal a asistir. Exigir a los empleados que trabajan regularmente con voluntarios que participen en un ejercicio de apreciación creativa.
• Tenga una cabina de fotos en un almuerzo para grabar a sus voluntarios celebrando. Pon las fotos en tu sitio web y publícalas en tus redes sociales.
• Organiza un evento único. Voluntarios en San antonio en San Petersburg, FL. fueron tratados con un crucero corto capturado en video y puesto en YouTube. Piense en una excursión a una atracción local o una excursión a un museo o una actuación. Los lugares pueden ofrecerle un trato o donar el tiempo, especialmente si usted les corresponde haciéndoles un patrocinador oficial.
• Si no hay presupuesto para un evento, cada departamento podría grabar un mensaje de video sobre por qué los voluntarios son valiosos. Consolide los mensajes y reproduzca el video durante una reunión de voluntarios de rutina.
• Enviar notas de agradecimiento escritas a mano. Las notas escritas a mano son raras en estos días, por lo que cuando ocurren, se notan y aprecian.
• Comparta las historias de éxito de sus voluntarios para demostrar la importante diferencia que marcan. Si un voluntario ayudara a un niño que no habla inglés a aprender a leer un libro en inglés hasta el final, ciertamente eso sería algo de lo que hablar.
• Honra a los mejores voluntarios de maneras grandes y pequeñas. Los pequeños esfuerzos de reconocimiento significan mucho: en la impresión, en línea y en la configuración de eventos.
• Designe un reconocimiento de “Voluntario del Mes” o algo que ocasionalmente incluya voluntarios en su boletín, redes sociales y otros medios.

Valore el tiempo de sus voluntarios

Las personas son voluntarias porque quieren marcar la diferencia en el mundo. Tienen vidas ocupadas y responsabilidades que compiten como todos nosotros. Por lo tanto, si no sienten que están haciendo una diferencia, no continuarán donando su tiempo y energía.

Firmar a cualquier persona que se presente para “ayudar” de maneras vagas, sin objetivos y coordinación claros, simplemente pierde tiempo, tanto para el personal remunerado como para los voluntarios. Dé a los voluntarios un sentido de propósito mientras trabajan con usted: establezca expectativas, defina metas y asegúrese de que tengan lo que necesitan para aprovechar al máximo su tiempo.

Las reuniones de voluntarios son importantes para apoyar las líneas abiertas de comunicación, pero no organices reuniones innecesarias ni te salgas de tu agenda. Envuélvelos rápido.

Aproveche sus fortalezas

Los voluntarios disfrutan usando su experiencia para una buena causa. Por lo tanto, permítales aplicar sus fortalezas para mejorar su organización y asegurarse de que la tarea sea desafiante y estimulante.

No utilices a tus voluntarios para hacer el trabajo que nadie más quiere hacer.

Si es necesario rellenar sobres, que así sea, pero quizás ponlos a cargo del proyecto. Haga todo lo posible para utilizar su conjunto de habilidades mientras se asegura de que cada tarea o departamento asignado sea significativo y agradable para ellos de alguna manera.

Consejo profesional: Respete su singularidad

Sería natural asignar un contador al departamento de finanzas o una ex enfermera a la sala de pacientes de un hospital, pero tenga en cuenta que los voluntarios pueden querer hacer algo diferente de lo que hacen o hicieron en su vida profesional. El contador puede preferir trabajar con animales o conocer y saludar a la gente. La enfermera puede preferir trabajar en una exposición de arte.

Siempre que sean capaces y puedan hacer el trabajo, asígnelos a su tarea/área preferida. Un voluntario feliz es un voluntario leal.

Comunícate y escucha sus comentarios

Escucha lo que dicen tus voluntarios. Los voluntarios que se sienten ignorados probablemente no serán voluntarios por mucho tiempo. Por lo tanto, pregunte a sus opiniones, escuche sus sugerencias y siempre haga un seguimiento. Cuando un voluntario se le acerque con una idea, escuche y haga preguntas. Si se puede acomodar, hágales saber cuándo se pone en práctica.

Sin embargo, si es uno que no es procesable, siga con una explicación oportuna. Comprenda lo que quiere el voluntario, aprenda cuáles son sus expectativas y comuníquese regularmente. El nivel de compromiso de sus voluntarios refleja su capacidad para escuchar sus deseos, necesidades y sugerencias.

Consejo profesional: Crea una encuesta de comentarios.

Los voluntarios deben poder hablar directamente, pero algunas personas no se sienten cómodas dando comentarios constructivos en un entorno grupal o durante reuniones individuales. Una encuesta bien diseñada puede distribuirse regularmente o estar disponible en todo momento para solicitar comentarios. O usa una aplicación de encuestas en línea como JotForm Survey Maker o SurveyMonkey. Y hacer que sus nombres sean opcionales. De esta manera, un voluntario puede plantear su(s) preocupación (s) sin señalarse a sí mismo, y garantizará una retroalimentación honesta.

Proporcione a los voluntarios la capacitación y los recursos que necesitan

Ciertamente, los voluntarios sin fines de lucro merecen el máximo respeto. Proporcióneles los recursos y las herramientas que necesitan para tener éxito, ya sea un bolígrafo y papel o una computadora con el software adecuado. Proporcionar recursos también incluye proporcionar capacitación suficiente para hacer su trabajo.

Es fundamental que el personal que interactúa con sus voluntarios esté “en la misma página” cuando se trata de los estándares de participación de voluntarios. Los voluntarios deben tener a su disposición un punto de bienvenida, una persona que tenga tiempo para sus preguntas. Esta persona en cuestión debe tener la capacidad de orientarla hacia su trabajo y el deseo de ayudarla a mejorar su conjunto de habilidades.

Realizar evaluaciones de rendimiento regulares con voluntarios es otra forma de tratarlos como compañeros de trabajo y demostrarles que apoyas sus esfuerzos y quieres verlos tener éxito. Respétalos lo suficiente como para dedicar tiempo a hablar de su trabajo y aumentar sus responsabilidades (cuando sea apropiado).

Cultive a sus voluntarios para otros roles más grandes

Sus voluntarios también pueden ser líderes: personal, asesores, miembros de la junta y consultores. Su grupo de voluntarios puede producir no solo otros recursos humanos, sino también donantes. Claro, tendrás voluntarios que solo quieren aparecer y ayudar con cualquier tarea que proporciones. Sin embargo, el cuidado y la alimentación de todos sus voluntarios son fundamentales para la reputación y el crecimiento de su organización. Nunca se sabe de dónde vendrán los recursos, así que piense en su fuerza de voluntarios como una red de oportunidades.

Conclusión

Motivar e involucrar a los voluntarios sin fines de lucro es más fácil de lo que su organización puede pensar. Porque tus voluntarios quieren marcar la diferencia.

Permítales crecer y, juntos, su trabajo creará un cambio que apoye su misión. Y no olvides divertirte con tus voluntarios, son personas fenomenales que comparten tu mismo deseo de éxito.