Albarán de embalaje vs Etiqueta de envío: ¿Cuál es la diferencia?

La documentación de almacenamiento puede ser confusa, especialmente cuando hay múltiples hojas, etiquetas y hojas que deben generarse para cada envío. Además, la mayoría de estos documentos tienen diferentes requisitos y también se preparan en diferentes etapas del proceso de envío.

Dos documentos de envío comunes son el albarán de embalaje y la etiqueta de envío. Si bien estos dos documentos son parte de la documentación del almacén, a menudo se confunden entre sí.

La diferencia entre un albarán de embalaje y una etiqueta de envío es que el albarán de embalaje es un documento creado por el remitente para el destinatario que indica información que es relevante para el pedido. Por otro lado, la etiqueta de envío es un documento que también es creado por el remitente, pero es utilizado por los transportistas que proporcionan información de envío.

Aquí hay un resumen rápido de ambos documentos:

En este artículo, exploraremos los documentos de albarán y etiquetas de envío con más detalle y también resaltaremos sus similitudes y diferencias. También estableceremos durante qué parte del proceso de envío se generan estos documentos.

¿Qué Es Una Hoja De Embalaje?

Un albarán de embalaje es un documento creado por el remitente. Contiene información detallada sobre el pedido, que incluye la lista de artículos que se envían, así como la cantidad, el peso y el destino.

Es uno de los documentos más importantes al enviar o recibir envíos, ya que el receptor puede verificar si la carga correcta se envió al destinatario y destino correctos.

Junto con el documento de transporte, como un conocimiento de embarque, orden de entrega, carta de porte o conocimiento de embarque aéreo y la factura comercial, el albarán de embalaje también se puede usar durante el despacho de aduana de exportación e importación. En ese sentido, es similar a una lista de empaque o relleno.

¿Qué información se encuentra en una hoja de embalaje?

Como el albarán de embalaje debe contener toda la información de pedido relevante para el destinatario, este documento generalmente muestra la siguiente información:

• Fecha de pedido: La hora y la fecha en que se realizó el pedido. Un ejemplo de esto es el 1 de mayo de 2021. Algunos transportistas también indican una marca de tiempo de la colocación de la orden.

• Nombre del Comprador: El nombre completo del comprador. Puede ser una empresa individual, pública o privada. Por ejemplo: Billy Thomas / The San Francisco Coffee Place.

• Dirección del Comprador: Los datos de la dirección del comprador. Esto incluye las líneas de dirección, el código postal, el país y los números de unidad/bloque. Por ejemplo: 1111 S. Figueroa St, Los Ángeles, CA 90015, Estados Unidos.

• Nombre del Destinatario: El nombre del destinatario de la mercancía. Esta puede no ser necesariamente la misma entidad que el comprador. El destinatario es la parte que recibirá oficialmente el envío. Mr. John Smith / The San Francisco Coffee Place-Lakeshore Plaza.

• Dirección del destinatario: Los datos de la dirección del destinatario. No es necesario que la dirección del destinatario y la dirección del comprador sean las mismas. Por ejemplo: The San Francisco Coffee Place – 1549 Sloat Blvd, San Francisco, CA 94132, Estados Unidos.

• Lista detallada del pedido: Detalles de todo el pedido realizado por el comprador. Estos artículos se enumeran. Por ejemplo, Molinillo de Café, Tostadora, Horno, Congelador, Vitrina, Tazas, Tazas de Café Expreso, Azúcar y Platos.

• Lista detallada de Artículos enviados: Una lista detallada de artículos que se enviaron en el envío. Por lo general, se desglosan en calidad y descripción. Por ejemplo, 3 Tostadoras, 2 Vitrinas y 50 Tazas.

• Lista Detallada de Artículos Que Se Enviarán por Separado: Artículos que están en el pedido pero que no están dentro de este envío. Esto podría deberse a un envío corto o a otras razones. Por ejemplo: Se excluyen 3 de 5 molinillos de café (problemas de calidad detectados durante la producción).

• Especificaciones del artículo: Esto incluye el número de artículos dentro del envío, dimensiones, peso y ocasionalmente números de SKU. Por ejemplo: 3 Molinillos de café, 3 Vitrinas, 20 Tazas (con el peso y las dimensiones de cada artículo). El peso total y el volumen también suelen indicarse.

• Nombre del vendedor: El nombre del vendedor de la mercancía. Este también es a menudo el remitente, que proporciona la hoja de embalaje. El vendedor y el cargador podrían ser, por ejemplo, Baristas de Café y Suministros.

• Información de contacto del vendedor: Datos de contacto completos del vendedor. Este campo generalmente indica la dirección, el correo electrónico, el número de teléfono y, a veces, una persona de contacto. Ejemplo: 2761 Walnut Avenue, CA, 90755. Número de teléfono (562) 490-111. Correo electrónico [email protected].

• Albarán de embalaje / Albarán de Pedido / Número de Albarán de envío: Este es un número de referencia de pedido interno del vendedor. Este número se utiliza como referencia interna al crear documentación y procesar el pedido. Por ejemplo, Número de Pedido: 20210530

Arriba hay una muestra del documento de albarán. Como puede ver, contiene toda la información relevante que se menciona en la lista anterior. Tenga en cuenta que no todos los albaranes contienen necesariamente la misma información. Estos detalles dependen en última instancia del acuerdo entre el comprador y el vendedor.

¿Qué es una etiqueta de envío?

Por otro lado, las etiquetas de envío son utilizadas por transportistas y proveedores de transporte para respaldar el proceso de envío general. En primer lugar, les ayuda a realizar un seguimiento de los envíos; en segundo lugar, les ayuda a identificar los detalles de envío correctos.

Como los proveedores de transporte tienen mucha carga que mover, es importante que el proceso, así como la documentación, específicamente la etiqueta de envío, contenga toda la información relevante que necesitan.

Por lo tanto, es importante asegurarse de que la etiqueta de envío sea precisa, ya que de no hacerlo puede resultar en pérdidas de carga, manipulación incorrecta y enrutamiento incorrecto. Una etiqueta de envío precisa puede evitar reclamaciones monetarias que puedan surgir de los posibles problemas mencionados anteriormente.

¿Qué información se encuentra en una Etiqueta de envío?

Dependiendo del remitente, transportista o agente de transporte, las etiquetas de envío pueden contener información diferente. A continuación se muestra un ejemplo de los campos más comunes en una etiqueta de envío:

• Número de seguimiento del transportista / Código de barras / código QR: Este es un número de seguimiento interno que utiliza el transportista para mover y rastrear la carga. Los operadores más avanzados incluso usan un código de barras o un código QR para escanear. Esto les ayuda a determinar el lugar de origen o destino, ETD / ETA, estado de la carga o eventos, números de vuelo y datos necesarios para la planificación del envío.

• Fecha de envío: Esta fecha se refiere al momento en que se envía la carga. Esta es a menudo la fecha en que la carga es trasladada por primera vez por el transportista o el agente de transporte. A menudo es la fecha de recogida. Ejemplo: 21/4/2021.

• Prioridad de envío: Esto se ve a menudo en los envíos de carga aérea para marcar el nivel de prioridad de un envío en particular. Ejemplo: La prioridad se marca como urgente, entrega urgente o entrega estándar.

• Nombre del remitente: El nombre del remitente, que a menudo también es el vendedor. Ejemplo: Fabricante de Bicicletas Profesionales.

• Dirección del remitente: Los datos de la dirección del remitente. El transportista utiliza esta información para ponerse en contacto con el remitente en caso de consultas o discrepancias. Ejemplo: 15130 Concord Circle, Morgan Hill, CA 90912, Estados Unidos.

• Nombre del destinatario: El nombre del destinatario al que se envía el envío. Ejemplo: LA Bike Shop.

• Dirección del destinatario: La dirección del destinatario de las mercancías. Ejemplo: 13106 Washington Blvd. Los Ángeles CA 90066, Estados Unidos.

• Peso: El peso de la carga que se envía. Ejemplo: 170 bs (77,11 kg).

• Instrucciones de entrega: Estas son instrucciones especiales para la entrega. Por ejemplo, pueden solicitar llamar a una persona en el momento de la entrega o dejarla en la puerta de la casa.

Arriba hay una muestra del documento de la etiqueta de envío. La mayoría de los transportistas y agentes de transporte utilizan un diseño similar con información similar.

Albarán de embalaje vs Etiqueta de envío: ¿Son Lo Mismo?

Habiendo entrado en detalles sobre las hojas de embalaje y las etiquetas de envío, es evidente que ambos documentos son diferentes. Esto se debe a que cada uno de estos documentos tiene un propósito diferente.

Para resaltar de nuevo, se crean hojas de embalaje para los destinatarios para que conozcan los detalles del pedido y el envío. Son capaces de ver lo que han ordenado y lo que se ha cumplido.

La etiqueta de envío es un documento que se pega en el embalaje y ayuda al transportista a identificar y rastrear el envío. Por lo tanto, contiene todos los detalles relevantes del envío, como la información del remitente y el destinatario.

Una etiqueta de envío también tendría un código de barras o código QR para facilitar el seguimiento de la carga en el día a día. Esto no es necesario para las hojas de embalaje, ya que contiene principalmente información de pedido.

Además, se adjunta una etiqueta de envío a cada caja, por lo que a menudo se adjunta un albarán a una bolsa o se coloca dentro de la caja. A menudo, solo hay una hoja de embalaje para múltiples cajas, ya que contiene todo el pedido.

Tanto el albarán de embalaje como la etiqueta de envío contienen campos de datos comunes, como el remitente, el destinatario, el peso y la dirección de entrega. Esta es la única similitud que ambos documentos tienen entre sí, aparte del hecho de que ambos son documentos en el proceso de envío.

¿Debe Usar Siempre el Albarán de Embalaje y la Etiqueta de Envío?

Es la mejor práctica tener un albarán de embalaje y una etiqueta de envío para cada envío que se cumpla. Esto se debe a que el albarán de embalaje le da al comprador un aviso de la mercancía que se ha comprado y que se incluirá en el envío real.

Si bien los albaranes no son obligatorios, es muy recomendable debido a las razones mencionadas anteriormente. Por otro lado, las etiquetas de envío son obligatorias, ya que los transportistas no podrán mover su carga sin ella.

Además, la etiqueta de envío garantiza que la valiosa carga sea transportada, despachada de aduana y entregada. Un albarán de embalaje debidamente llenado y una etiqueta de envío reducen las posibilidades de que la carga se maneje mal, se retenga por diversas razones, se examine o se someta a cargos adicionales.