Antes de expandirse a un bufete de abogados virtual: Lo que necesita saber

Los bufetes de abogados virtuales eliminan el espacio de oficinas tradicional de ladrillo y mortero y, en su lugar, eligen servir a sus clientes principalmente, si no completamente, a través del uso de la tecnología.

Este enfoque se está volviendo cada vez más popular, impulsado por los grandes avances en la tecnología de las comunicaciones y la búsqueda siempre presente de encontrar modelos de negocio más competitivos y mejorar los márgenes de beneficio. Además, la pandemia de COVID-19 ha causado un cambio sísmico en la forma en que las empresas y los clientes se relacionan entre sí: cada vez más personas se sienten perfectamente cómodas al tratar con las empresas sin tener que interactuar con ellas en persona.

Pero, ¿qué se necesita para administrar un bufete de abogados virtual con éxito? ¿Qué desafíos únicos enfrentará al operar su empresa en un entorno virtual?

En esta publicación, exploraremos algunas de las preguntas fundamentales que deberá abordar al iniciar un bufete de abogados virtual y analizaremos algunas dificultades comunes que es probable que surjan una vez que esté en funcionamiento.

Lo que cubriremos:

• Los beneficios de administrar un bufete de abogados virtual
• Cómo iniciar un bufete de abogados virtual: Lo básico
• Las herramientas que necesitará para administrar un bufete de abogados virtual

Como empresa que ha creado una herramienta diseñada para ayudarlo a mantener conectados a sus abogados, personal y clientes, tenemos una visión de primera mano de los tipos de herramientas, personas y procesos que generalmente se necesitan para que la transición de su bufete al mundo virtual sea un éxito.

Entonces, comencemos por ver las ventajas de adoptar un modelo de trabajo remoto para su bufete de abogados.

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Los beneficios de dirigir un bufete de abogados virtual—¿por qué hacerlo?

Algunos abogados temen la idea de incorporar más tecnología en sus prácticas, y con razón.

Les preocupa que hacerlo los exponga a riesgos innecesarios en torno a la seguridad y la privacidad. Pero el hecho es que la mayoría de las herramientas de hoy en día no solo son seguras, sino que también son extremadamente amigables con el cliente y confiables.

Si puede superar este escepticismo tecnológico (y establecer los protocolos adecuados, por supuesto), podrá apreciar estos beneficios comerciales de dirigir una empresa virtualmente:

Menores costos generales

El beneficio principal de dirigir su empresa virtualmente es que puede ahorrar drásticamente en sus costos generales. En lugar de pagar por un espacio de oficina fijo y todos los costos de material y mantenimiento que conlleva, puede ejecutar un bufete de abogados completamente operativo en la nube, a una fracción del costo.

Libertad(!)

Uno de los activos más preciados que tenemos es el tiempo. Y los desplazamientos pueden ocupar una cantidad desproporcionadamente grande de nuestro tiempo, ya sea para ir y volver de la oficina o para conocer a los clientes.

Cuando dirige un bufete de abogados virtual, puede recuperar mucho de este tiempo. Vea cómo MHP& S Law de Tennessee dirige una firma amigable con el control remoto muy exitosa.

Más poder para atraer y retener talento

Los ahorros que obtiene al tener una estructura de gastos generales más baja a menudo significarán que puede permitirse compensar a sus abogados (y a usted mismo) de manera más generosa en comparación con una firma tradicional. Y una mejor compensación, por supuesto, hará que su empresa sea más atractiva para los mejores reclutas.

Pero muchos abogados encuentran el modelo de firma virtual atractivo por otras razones también. El hecho es que los abogados que trabajan a distancia tienden a disfrutar de mucho más control sobre su equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Pasan menos tiempo viajando y tienen la libertad de elegir cómo, cuándo y dónde trabajan, ya sea en casa, en una cafetería o mientras esperan a que los niños terminen la clase de baile.

Una mejor experiencia del cliente

Tener costos generales más bajos significa que puede optar por transferir algunos de los ahorros de costos a sus clientes en forma de tarifas de facturación más bajas o nuevas estructuras de tarifas. También significa que puede permitirse asumir algunos casos más riesgosos o inusuales de lo que lo haría bajo un modelo más tradicional. Esta combinación de factores puede hacer que su empresa sea más atractiva para una población de clientes mucho más amplia.

Cómo iniciar un bufete de abogados virtual: Lo básico

Antes de adoptar un modelo virtual para su bufete de abogados, deberá pensar mucho en las siguientes consideraciones:

Espacio de oficina

Una de las primeras cosas en las que debe pensar antes de convertirse en virtual es si debe tener algún tipo de espacio de oficina fijo. ¿Anticipa la necesidad de recibir clientes en persona a menudo? Algunas empresas adoptan un modelo híbrido de tener una mano de obra semi-distribuida, pero conservando un espacio físico de oficina más pequeño, mientras que otras empresas son completamente remotas y eliminan por completo las ubicaciones físicas.

Estructura de equipos

La mayoría de las empresas virtuales siguen una jerarquía organizativa similar a la de las empresas tradicionales y utilizan el mismo tipo de estructura de gestión para coordinar entre abogados, asistentes legales y personal de apoyo.

Por supuesto, la forma específica en que se organizan los departamentos de su empresa depende en gran parte del tipo de asuntos que maneja. Dicho esto, es común que las empresas virtuales tengan un departamento de admisión y referencias para filtrar los casos mal emparejados, un departamento de litigios para cuando no se pueden alcanzar acuerdos, un equipo de marketing para manejar la promoción y las redes sociales, y un equipo administrativo para lidiar con las cuentas y las necesidades operativas de rutina.

Proceso

Al realizar la transición a un modelo remoto, deberá actualizar las políticas y los procesos de su empresa para adaptarse al cambio y asegurarse de que haya una interrupción mínima en sus servicios mientras sus empleados y contratistas se familiarizan con el funcionamiento remoto.

Por ejemplo, debería estar claro para todos cómo se procesarán los casos dentro de la nueva configuración virtual. Una vez que se ha asignado un nuevo caso a un equipo legal, ¿cómo se pondrán en contacto inicialmente con el cliente para recopilar más detalles sobre el caso y qué sistemas utilizarán para mantener la correspondencia?

Una vez definidos sus procesos actualizados, asegúrese de comunicar constantemente estas nuevas expectativas a todos. Nadie debe tener dudas sobre cuándo son las horas en línea, cómo se deben asignar las tareas y qué canales se deben usar para la comunicación.

También podría ser una buena idea organizar una reunión semanal en toda la empresa durante la cual solucione cualquier problema relacionado con la gestión de casos virtuales, al menos hasta que todos se orienten.

Looking the part

Aunque trabajar para un bufete de abogados virtual significa que los miembros de su equipo tienen más control sobre sus arreglos personales de trabajo, sigue siendo esencial que todos proyecten una imagen profesional. Este es un factor especialmente importante si sus abogados utilizan videoconferencias para comunicarse con clientes o socios de referencia.

Desarrollar la cultura de su empresa

Dirigir un bufete de abogados virtual plantea algunas dificultades únicas que no están necesariamente presentes en un entorno tradicional de ladrillo y mortero.

Quizás el mayor problema sea descubrir cómo crear y mantener una cultura de trabajo saludable y colaborativa cuando sus compañeros de trabajo se encuentran en diferentes lugares.

Es posible que a los compañeros de trabajo les resulte más difícil establecer una relación entre sí debido a la falta de comunicación en persona. Esta forma de comunicación es difícil de replicar, ya que implica captar señales sutiles en las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal de las personas. Estas señales son señales importantes que ayudan a las personas a conocerse mejor; solo piense en lo difícil que puede ser transmitir humor, ironía o sarcasmo por escrito.

Un desafío relacionado cuando se trata de construir una cultura de trabajo virtual muy unida es la ausencia de la charla tradicional de “enfriador de agua”. Los trabajadores remotos son propensos a sentirse “activos” cada vez que interactúan por teléfono o por escrito y pueden estar más inclinados a mantener todo exclusivamente relacionado con el trabajo.

Hay algunas maneras de abordar estos problemas. Lo primero es comunicar repetidamente los valores fundamentales y la declaración de misión de su empresa para fomentar un sentido de unidad y propósito compartido. Otra es programar reuniones regulares de uno a uno y de equipo durante las cuales se reserva algo de tiempo para el chat personal. Otro método comúnmente utilizado para fomentar el espíritu de equipo es organizar reuniones periódicas donde los miembros de su equipo puedan reunirse y socializar, puede ser algo discreto como una barbacoa de verano o un evento más lujoso como un retiro anual de una semana de duración.

En última instancia, sin embargo, la preparación diaria de su equipo para trabajar juntos y desarrollar relaciones sólidas dependerá en gran medida de los sistemas de comunicación que tenga implementados. Lo que nos lleva a nuestro siguiente punto,

, Descubra cómo un bufete de abogados ofrece una experiencia de cliente 24/7, sin estar en línea 24/7.

Las herramientas que necesitará para ejecutar un bufete de abogados virtual

La tecnología forma la columna vertebral de cualquier equipo remoto. Su empresa virtual simplemente no funcionará sin un kit de herramientas de comunicación adecuado y sistemas que le permitan de manera fácil (y segura).) gestionar archivos e información importantes de los clientes. Como alguien que dirige una empresa virtual, siempre debe estar atento a las nuevas tecnologías que podrían ayudarlo a resolver sus problemas comerciales.

Cuando realice la transición a virtual, lo primero que debe hacer es hacer un inventario de las herramientas que ya utiliza para que pueda averiguar qué más necesitará. La mayoría de las firmas dependen en gran medida del software de gestión de la práctica legal para manejar funciones esenciales como la programación de citas, el seguimiento del tiempo, la verificación de conflictos y la gestión de casos legales. Debe tomarse el tiempo para considerar cuidadosamente sus opciones y tener en cuenta que también puede necesitar invertir en capacitación adicional para el equipo para aprovechar al máximo cualquier nueva herramienta que adopte.

Cuando se trata de comunicaciones de equipo en un entorno de trabajo virtual, no puede esperar operar de manera eficiente mientras confía exclusivamente en el correo electrónico y el teléfono. Las bandejas de entrada se llenan y las conversaciones importantes se entierran, mientras que las llamadas telefónicas no son adecuadas para ciertas tareas, como documentar información relevante para su uso posterior.

Teléfono

Sin importar lo que digan en este momento, es difícil discutir el hecho de que tener un servicio telefónico es esencial para casi todos los bufetes de abogados, virtuales o no. Si bien la videoconferencia es una gran opción nueva (más sobre eso más adelante), una llamada telefónica sigue siendo una de las formas más fáciles y convenientes de ponerse en contacto con los clientes (y para que ellos también se comuniquen con usted).

Ahora, por supuesto, puede usar su teléfono de negocios típico para esto. Pero si estás hablando por teléfono a menudo con clientes y colegas, entonces es posible que necesites algo un poco más sofisticado. Por ejemplo, ¿sabía que hay aplicaciones de comunicación que le permiten voltear su llamada telefónica de su teléfono a su computadora?

No solo eso, algunas de estas aplicaciones también te permiten cambiar tu llamada telefónica a una videollamada (en caso de que quieras hablar cara a cara o compartir tu pantalla) con solo un toque:

Y ambas funciones se incluyen con la aplicación RingCentral para escritorio y móvil. Puedes verlo con más detalle aquí:

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Elija una hora

also También puede usar esta calculadora para ver aproximadamente cuánto podría ahorrar su negocio al usar RingCentral para apoyar la comunicación de su equipo entre sí. (Y clientes, contratistas, socios, etc.)

Mensajería instantánea

Además, cuando se trata de comunicarse con los clientes, aproximadamente uno de cada tres (34%) clientes prefiere que los abogados les den la opción de mantenerse en contacto a través de canales como chat en vivo o videoconferencias.1 Probablemente es seguro asumir que esta cifra es aún mayor para los clientes que buscan específicamente asesoría de un bufete de abogados virtual.

Videoconferencia

Si dirige un bufete de abogados virtual, es probable que uno de los mayores ajustes sea pasar de reuniones en persona a reuniones virtuales.

Lo que significa que necesitará un buen software de videoconferencia. (Obtenga más información sobre cómo elegir una buena herramienta para su empresa.)

Por lo tanto, si dirige un bufete de abogados centrado en línea, es esencial invertir en herramientas que faciliten lo más posible la colaboración de su equipo distribuido y que brinden a sus clientes una variedad de formas de mantenerse en contacto.

Por ejemplo, el espacio de trabajo virtual para bufetes de abogados de RingCentral hace exactamente esto al consolidar la mensajería instantánea, las videoconferencias y un moderno sistema telefónico empresarial, todo en una plataforma de comunicaciones fácil de usar. Y sí, funciona en cualquier dispositivo: Mac o PC, Android o iOS:

La plataforma crea una línea de comunicación siempre activa para los clientes y reúne todos sus mensajes, desde redes sociales, correo electrónico y chat en vivo, en un panel centralizado para que su equipo pueda responder de manera rápida y precisa.

Al mismo tiempo, los miembros de su equipo pueden mantenerse sincronizados entre sí a través de videoconferencias, administrar el número de casos y compartir archivos a través de la mensajería del equipo, y capturar y rastrear las interacciones de los clientes con registros de llamadas.

Fundamentalmente, la plataforma RingCentral le brinda mayor tranquilidad al proteger todas sus conversaciones e información de clientes a través de sus sólidas medidas de seguridad. Además, como plataforma de comunicaciones todo en uno, ya no necesitará suscribirse a varias herramientas solo para mantener a su equipo conectado.

¿Listo para la transición a un bufete de abogados virtual?

A pesar de los beneficios, dar el salto a dirigir un bufete de abogados virtual no es para los pusilánimes. Se necesita un grado considerable de preparación para garantizar la interacción fluida entre sus procesos, tecnología y personal en un entorno virtual.

Dicho esto, siempre y cuando hagas el trabajo de preparación necesario por adelantado y estés listo para hacer muchas adaptaciones a medida que encuentres tu camino en este nuevo terreno, las recompensas de trabajar para una empresa virtual pueden ser significativas.