Apasionado por OSS y BSS

“Ya es bastante malo para un Gerente de proyecto cuando un proyecto encuentra un problema – pero a menudo eso es solo el comienzo de conversaciones angustiosas con las partes interesadas del proyecto. La clave para sobrevivir a este lío es reconocer los tipos de conversaciones que se avecinan y luego evitar las deliberaciones destructivas mientras se da preferencia conscientemente a las discusiones que valen la pena. Una herramienta valiosa que puede ayudar en las situaciones más graves es un enfoque disciplinado para la notificación y planificación de riesgos.”
Bill Hoberecht en el cuaderno PM.

Como todos sabemos, los CSP se dedican a prestar y garantizar servicios de comunicaciones. Esto se logra a través de un flujo continuo de proyectos.”Algunos OSS proporcionan las herramientas para coordinar un gran conjunto de recursos para trabajar en las muchas entregas simultáneas de proyectos del CSP. Estas herramientas pueden incluir la gestión de pedidos, la gestión de eventos planificados, la gestión de personal de campo, etc.

La gestión de riesgos es un elemento importante de estas herramientas para resaltar cuándo las fechas de vencimiento (por ejemplo, listas para el servicio de RFS) corren el riesgo de fallar. La gestión de riesgos también tiene un componente humano en virtud del cual un representante del CSP interactuará con una parte interesada / cliente para informarles del riesgo de deslizamiento.

El artículo de Bill (ver el enlace anterior) proporciona información valiosa sobre el componente humano (por ejemplo, los enfoques comunes pero infructuosos de intimidación, culpa y excusas), pero también proporciona algunos consejos realmente valiosos para los desarrolladores de OSS.

En la sección titulada “Cuatro Conversaciones Valiosas que Ayudan a la Resolución de Problemas”, Bill señala que las acciones positivas de gestión de riesgos están identificando:

1. Estado actual
2. Acciones de recuperación
3. Causa raíz
4. Mejora estratégica

Nuestros OSS/BSS definitivamente tienen un papel que desempeñar en estas acciones, de la siguiente manera:

1. Estado actual: recopilación de la información que transmite el estado actual y los efectos probables de flujo (por ejemplo, retrasos en las fechas de los hitos)
2. Acciones de recuperación: aquí es donde los DSS (Sistemas de Apoyo a la decisión) pueden ejecutar simulaciones para identificar la reasignación de recursos más óptima para abordar los problemas de este proyecto en riesgo, al mismo tiempo que se tienen en cuenta todos los demás proyectos que se están entregando
3. todos los obstáculos encontrados, podrán recopilar estadísticas importantes, como tareas se tarda más de lo previsto, no hay suficientes recursos con las habilidades necesarias para realizar la tarea, incapacidad para obtener la aprobación de las partes interesadas, control de calidad / reelaboración, etc.
4. Mejora estratégica: La identificación de la información de proyecto por proyecto puede proporcionar información sobre macro tendencias, como las necesidades de mejora de procesos, mejora de la capacitación, cambio de personal (por ejemplo, contratación de personal, reasignación de personal, actividades correctivas para ciertas personas), etc. Incluso puede resaltar la necesidad de cambios en los KPI y/o incentivos de rendimiento

Las herramientas del Sistema de apoyo a la toma de decisiones ofrecen una gran oportunidad para usar nuestro OSS y los datos relacionados para eliminar parte del estrés del componente humano de la gestión de riesgos. Como explica Bill, ” En un proyecto en el que los problemas prosperan, los horarios son cruciales para el negocio y las tensiones son altas, el manejo de una situación de peligro está plagado de peligros. A menos que esté anticipando un período prolongado de clima inusualmente soleado para sus próximos proyectos de tecnología, es casi seguro que tendrá que lidiar con problemas difíciles y situaciones de peligro. No evites discusiones sobre problemas.”Proporcione a sus gerentes de proyecto u operadores toda la información que necesitan para proporcionar transparencia a las partes interesadas.