Artículos / Cómo Escribir una Propuesta de Negocio de Transporte /

Como la mayoría de las empresas en estos días, su negocio de transporte sin duda está bajo presión para encontrar más clientes, mantenerse por delante de la competencia y buscar formas de reducir costos. Para conseguir un nuevo cliente u obtener la aceptación de un proyecto, lo más probable es que tenga que escribir una propuesta de negocio.

¿Nunca escribiste algo así? No se asuste: escribir una propuesta no tiene que ser un proceso desalentador, y después de escribir su primera propuesta, todas las demás serán mucho más fáciles.

Esto se debe a que los objetivos y la estructura para cualquier propuesta de negocio son los mismos: 1) preséntate, 2) resalta los servicios que ofreces, 3) describe los costos y 4) persuade a tu posible cliente de que eres la opción perfecta para el proyecto. También puede acelerar el proceso de redacción de propuestas utilizando plantillas prediseñadas y estudiando propuestas de muestra.

La estructura básica de la propuesta es la misma, ya sea que su negocio sea servicios de envío, servicios de importación/exportación, administración de logística, servicios de transporte personal o incluso solicitar fondos para crear o hacer crecer un negocio de transporte. Aquí está el orden que deben seguir las secciones de su propuesta: 1) preséntese, 2) resuma las necesidades del cliente potencial, 3) describa sus productos, servicios y costos, y finalmente, 4) proporcione información sobre su organización, sus credenciales y sus capacidades.

Querrá incluir detalles sobre sus servicios, proyectos y experiencia comercial en particular que sean relevantes para el proyecto específico de su cliente. Por ejemplo, una empresa de servicios de limusina puede incluir fotos de sus automóviles, tarifas y áreas de servicio; los especialistas en logística pueden incluir detalles sobre cómo se administran los proyectos; las empresas de transporte de carga pueden incluir información sobre las especificaciones de sus equipos y su capacidad para manejar situaciones especiales, como materiales peligrosos, etc.

La idea más importante a tener en cuenta es que el objetivo de cualquier propuesta es convencer a los clientes potenciales para que le otorguen sus contratos, convencer a su jefe para que firme su proyecto propuesto o, posiblemente, asegurar la financiación para una nueva empresa. Para persuadir a sus lectores, su propuesta debe demostrar que puede entregar los servicios, productos y logística que necesitan. Nunca es una buena idea enviar a sus clientes solo una lista de precios; eso no sustituirá a una propuesta real.

Su propuesta debe adaptarse a un cliente específico y a las necesidades de ese cliente. Esto significa que necesita recopilar información sobre ese cliente para poder crear una propuesta personalizada que cumpla con los requisitos específicos de ese cliente. No cometa el error de enviar a todos sus clientes potenciales una propuesta de ventas idéntica. Es mucho más probable que una propuesta dirigida a una organización o persona específica tenga éxito.

Ahora, volviendo al orden básico descrito anteriormente, comience su propuesta con una Carta de presentación y una página de título. En la Carta de presentación, escriba una breve introducción personal y proporcione toda su información de contacto relevante para que el cliente pueda contactarlo fácilmente para obtener más información. La Página de Título es exactamente lo que su nombre indica: una página con el título de su propuesta específica (por ejemplo, “Optimización de la Logística de envío de WestWind”, “Cotización de Transporte de Carga”, “Servicios de Viaje de Lujo en Limusina” o “Servicios de Importación/Exportación para Jenson Brothers, LLC”).

A continuación, después de esta introducción, escriba la sección que describe las necesidades del cliente potencial. En una propuesta larga para un proyecto complejo, debe proporcionar un resumen que preceda a las páginas detalladas. En las propuestas a corporaciones, este resumen generalmente se llama Resumen Ejecutivo. En propuestas complejas pero menos corporativas, el resumen generalmente se llama Resumen del Cliente. En esta página de resumen y en las páginas detalladas de esta sección, describa las necesidades y objetivos de su cliente y analice las limitaciones o restricciones que pueden estar asociadas con el proyecto. No inserte sus propias ideas todavía; esta sección es donde demuestra que comprende las necesidades del cliente.

En la última sección de la propuesta, tienes la oportunidad de promocionar tu proyecto, productos y servicios. En esta sección, incluirá páginas que describen con precisión lo que tiene para ofrecer y lo que costará. Esta sección debe contener algunas páginas con encabezados generales como Servicios Prestados, Beneficios, Características y Resumen de Costos, pero también debe incorporar páginas más detalladas que describan completamente sus productos y servicios, expliquen cómo puede satisfacer las necesidades del cliente y enumeren los costos asociados.

Su negocio específico determinará los temas y páginas especializados que necesita incluir en su propuesta. El tamaño y el alcance del proyecto determinarán cuántos temas y cuántos detalles se requerirán.

Es posible que una empresa de transporte de carga deba incluir temas como Equipo, Opciones y Flota para describir las opciones de equipo disponibles para los clientes. Temas como el envío, la Manipulación, las Rutas, el Área de Servicio y el Almacenamiento se usarían para cubrir cómo y dónde se transportará la carga del cliente. También es posible que deba incluir temas para describir circunstancias especiales para materiales peligrosos o necesidades especiales, incluidas páginas como Plan de Seguridad, Plan de Seguridad, Capacitación, Certificaciones, Requisitos Específicos del Sitio, Necesidades Especiales, Regulaciones, Permisos y Licencias y Seguros.

Una empresa que proporciona servicios de importación / exportación puede querer páginas como Importaciones, Exportaciones, Línea de Tiempo, Internacional, Logística, Socios, Transporte, Rutas y Gestión de Procesos.

Un proveedor de servicios de despacho que ofrece sus servicios para administrar el despacho para otra empresa puede incluir temas como Área de Servicio, Tarifas, Fechas y Horas, Disponibilidad, Capacidades, Programación, etc.

Un servicio de limusina puede incluir temas como Flota, Tarifas, Área de Servicio, Servicios Prestados, Necesidades Especiales y Nuestros Clientes. Si está ofreciendo servicios a clientes corporativos, es posible que necesite proporcionar información adicional, como su Capacitación, Certificaciones, Mantenimiento y Seguro. Si proporciona servicios corporativos o VIP de alta gama, también puede incluir temas como su Privacidad, Plan de Seguridad y Plan de Seguridad y Verificación de Antecedentes de sus empleados.

Una propuesta para un proyecto interno de cadena de suministro de la empresa puede requerir temas adicionales sobre cómo se gestionará un proyecto. Incluya temas como Gestión de Proyectos, Informes, Posiciones Clave, Logística, Cadena de Suministro, Distribución, Proveedores, Adquisiciones, Abastecimiento y Cumplimiento, Automatización, Gestión de Riesgos, Plan de Recuperación ante Desastres, etc.

Una propuesta de transporte público puede tomar muchas formas, desde tan simples como proponer nuevos semáforos o señalización hasta un estudio de viabilidad completo y una propuesta de proyecto para el tren ligero, el sistema de autobuses de transporte público mejorado o la circunvalación de la autopista. Este tipo de propuestas pueden ser largas y complejas y necesitar detalles que van desde el apoyo de la comunidad y las áreas afectadas hasta presupuestos y detalles de construcción.

Si está proponiendo un proyecto interno de la empresa, no solo necesita verse bien; también debe asegurarse de que su jefe se vea bien. Necesita que la administración confíe en que si lo apoyan, lo cumplirá. Incluya temas que demuestren que comprende todos los aspectos del proyecto. Asegúrese de haber considerado Supuestos, Análisis de Riesgos, Planificación de Contingencias, Rendición de Cuentas, Análisis FODA y los Resultados Esperados.

Un proyecto de transporte para el gobierno puede ser aún más complejo, ya que tendrá una solicitud de propuestas con reglas que debe cumplir. En esta situación, asegúrese de usar la Matriz de Cumplimiento, la Referencia Cruzada de la Solicitud de propuestas, la Hoja de cubierta de la subvención/contrato del gobierno y cualquier otro tema que requiera específicamente la solicitud de propuestas.

Una empresa de transporte que busque financiación querrá incluir páginas que describan la empresa en particular y analicen su lugar en la industria, como un Análisis Competitivo, Tendencias de la Industria, Mercado y Audiencia, Plan de Marketing, Seguros, Responsabilidad Civil, Plan de Recuperación ante Desastres, Línea de Tiempo, Solicitud de Financiación, Servicios Prestados, Productos, Operaciones de la Empresa, Proyección de Ingresos, Fuentes de Fondos, Usos de Fondos, Personal, Estructura Legal y cualquier otro tema requerido por el prestamista. Las propuestas de financiación o inversión también requieren una serie de estados financieros, como el Análisis de Flujo de Caja, el Balance, los Ingresos, el Margen de Beneficio, el Estado de Pérdidas y Ganancias, los Costos Operativos, etc.

No importa cuál sea su negocio de transporte en particular, asegúrese de proporcionar páginas que describan su organización (Acerca de nosotros o Historia de la empresa) en esta sección de propuesta final, así como páginas que expliquen sus habilidades y experiencia o proporcionen información de otros clientes. Estas páginas suelen tener títulos como Nuestros Clientes, Personal, Referencias, Testimonios, Calificaciones y Capacidades, lo que sea que necesite para infundir confianza en el cliente potencial de que puede entregar los bienes y servicios que está buscando.

Así que ahí lo tienes: todos los pasos básicos para crear tu propuesta. Ahora los toques finales. Después de haber insertado todas las palabras y datos en su propuesta, dedique un poco de tiempo a hacerla visualmente atractiva. Agregue el logotipo de su empresa, elija diferentes fuentes o use viñetas personalizadas, o considere usar bordes de página de colores. Sin embargo, no se exceda; desea combinar el estilo de su propuesta con el estilo de su negocio. Aprenda a seleccionar colores de manera efectiva para una propuesta de negocio ganadora.

El Paquete de propuestas para cualquier negocio cubre este tipo de propuestas e incluye muestras. También hay disponibles algunos temas de diseño especializados de uso común:

No envíe su propuesta antes de verificar ortografía y revisar cada página. Si es posible, pídale a alguien fuera del proyecto u organización que haga el pase de revisión final. Es demasiado fácil perderse errores en información familiar.

Finalmente, imprima la propuesta o guárdela como un archivo PDF y entréguela a su cliente. En el mundo de los negocios moderno, es común enviar archivos PDF por correo electrónico, pero tenga en cuenta que una propuesta impresa, firmada personalmente y (cuando sea posible) entregada en mano podría causar una mayor impresión porque muestra que está dispuesto a hacer un esfuerzo adicional para obtener el trabajo.

Ahora puede ver cómo las propuestas de negocios de transporte pueden variar ampliamente en contenido debido a la variedad de negocios relacionados con el transporte y la variedad de proyectos para los que se adaptan las propuestas. El contenido de la propuesta de su empresa será diferente al de cualquier otra persona, pero también puede ver que todas las propuestas de transporte tendrán formatos similares y seguirán la misma estructura básica.

Para acelerar el proceso de redacción de propuestas, puede utilizar las plantillas prediseñadas en el Paquete de propuestas. Contienen instrucciones, sugerencias y ejemplos fáciles de entender que lo guiarán para proporcionar contenido apropiado. El producto también incluye propuestas de negocios de muestra para todas las empresas de transporte; estas pueden darle una ventaja para crear sus propias propuestas ganadoras.