Beneficios de un lugar de trabajo sin papel

¿Qué es una oficina sin papel?

Una oficina sin papel es un lugar de trabajo que tiene procesos mínimos basados en papel y se basa en documentos digitalizados. Algunas organizaciones prefieren el término “papel liviano”, ya que muchas oficinas y departamentos no pueden eliminar completamente los archivos en papel debido a los requisitos de proceso o cumplimiento.

A pesar de todo, reducir el uso de papel ayuda a acelerar el proceso de transformación digital de una organización. Esto normalmente implica la transición a un sistema de gestión de documentos electrónicos que digitaliza los archivos y los almacena en un repositorio central.

Los beneficios de no usar papel

Las corporaciones en los Estados Unidos gastan más de 120 mil millones de dólares al año solo en formularios impresos, la mayoría de los cuales se vuelven obsoletos en tres meses y terminan en la basura. Además de eso, los trabajadores de oficina pasan entre el 30 y el 40 por ciento de su tiempo buscando documentos en archivadores físicos.

Algunos de los departamentos más intensos en papel son recursos humanos, cuentas por pagar y por cobrar, administración de instalaciones y servicio al cliente, que se ocupan de un gran volumen de aplicaciones, currículums, recibos, órdenes de trabajo, facturas, facturas y más.

Evidentemente, trabajar con documentos en papel crea problemas que impiden que un empleado sea productivo y que una organización ahorre costos. La adopción de un sistema sin papel puede resolver estos desafíos y lograr beneficios como:

• Ahorro de tiempo dedicado a localizar y recuperar archivos físicos. Los documentos digitales se pueden organizar e indexar fácilmente, lo que hace que encontrar los archivos que necesita sea mucho más rápido con las capacidades de búsqueda. A medida que los documentos se vuelven más accesibles, el tiempo necesario para recuperar archivos se reduce significativamente para que su equipo pueda ser más productivo y centrarse en otras tareas de alto valor.
• Promover la colaboración entre los miembros del equipo. El personal puede compartir archivos digitalmente sin necesidad de imprimirlos y ver versiones actualizadas y anteriores de documentos. Esto minimiza los pasos y optimiza el flujo de trabajo al trabajar juntos en documentos.
• Mejorar la seguridad de la información. Los derechos de acceso se pueden asignar y revocar de acuerdo con el nivel de usuario y el tipo de documento. Con la configuración de seguridad granular, la información confidencial y sensible se puede rastrear y proteger contra el uso indebido y los cambios no autorizados. Esto también reduce el riesgo de pérdida y robo.
• Ahorro en costes de impresión y almacenamiento de documentos. Eliminar la mayoría del papeleo le ayuda a ahorrar dinero en papel y archivadores, así como otros costos como tinta para fotocopiadora y papel de oficina.

Cómo transformarse en una oficina sin papel

Un sistema de gestión de documentos captura y almacena información digitalmente en una única plataforma con opciones de búsqueda integradas. Para facilitar el cambio de papel a digital, puede comenzar por:

• Determinar la solución correcta. La plataforma que implemente debe abordar y resolver sus necesidades y desafíos empresariales únicos, con la flexibilidad para adaptarse a los cambios y escalar con el crecimiento.
• Inicio del proceso de digitalización. Esta es probablemente la parte más difícil debido al tiempo y el trabajo involucrados. La magnitud del trabajo depende de cuántos archivos de papel haya para empezar. Sin embargo, con la ayuda de su proveedor de soluciones, puede trabajar en una estrategia para abordar el proceso de digitalización que luego se puede implementar como mejores prácticas para los empleados.
• Inculcar la gestión de cambios. Una parte crucial de cualquier iniciativa de transformación exitosa es obtener la aceptación de las partes interesadas. Ayude a su equipo a comprender la necesidad de cambio y cómo un nuevo sistema los ayuda a ser más productivos, impactantes y valiosos en su trabajo. Desarrollar un programa de capacitación para preparar a los empleados en el manejo de nuevos procesos y recopilar comentarios de ellos para mejorar aún más.

Al igual que con cualquier cambio, su organización tardará tiempo en adaptarse. Se recomienda comenzar a una escala más pequeña con los procesos críticos que tienen el mayor impacto de no usar papel, antes de escalar la solución a otros procesos y departamentos.

Para obtener más información sobre cómo un sistema de gestión de documentos puede ayudar a que su oficina no tenga papel, contáctenos.