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Mover oficinas puede revolucionar la forma de hacer negocios. Ya sea que esté buscando un espacio grande para darle a su empresa espacio para crecer o expandiendo su alcance al ramificarse en oficinas satélite más pequeñas, hay toneladas de razones por las que podría querer reubicarse.

Sea cual sea su motivación, esta guía le ayudará a usted y a su equipo a prepararse al proporcionar una lista de verificación práctica para la reubicación de la oficina. En el camino, cubriremos todo, desde involucrar a su personal en el proceso de toma de decisiones hasta evaluaciones de riesgos en el contexto de la COVID-19. Únase a nosotros mientras exploramos las cosas más importantes que debe considerar al mudarse de oficina.

Planificar y establecer plazos

La preparación es clave cuando se trata de un traslado de oficina. Tomarse el tiempo para pensar claramente sobre los objetivos de su empresa para la mudanza le ahorrará un dolor de cabeza en el futuro y se asegurará de que la transición se realice de la manera más fluida posible. Todas sus ideas en un papel, incluyendo detalles como su presupuesto, ubicación preferida(s), y la fecha en que le gustaría ser movido por.
Otra parte importante de la fase de planificación es establecer plazos para los puntos clave de su viaje de reubicación de oficina: elija un plazo dentro del cual completar su investigación inicial, ejecute ideas por parte de su equipo y luego decida una lista de características que tendrá su oficina ideal. Deberás permitir al menos unos meses después de esto para investigar y comparar tus opciones antes de tomar una decisión.

Involucrar a su personal

Cuando piense en qué tipo de oficina se adaptaría mejor a su negocio, intente involucrar a su equipo. Al dar voz a su personal en el proceso de toma de decisiones, no solo hará que la mudanza sea mucho más productiva a corto plazo, sino que también mejorará el bienestar de los empleados y las tasas de retención para el futuro.
En una encuesta reciente, poco menos del 70% de los empleados informaron que el traslado de oficinas tuvo un efecto beneficioso para ellos y su negocio en su conjunto, con ventajas como tener más espacio para realizar tareas y trabajar en un entorno más atractivo visualmente, que emergen como las principales razones detrás de un traslado exitoso.
Con esto en mente, es probable que las opiniones de su equipo sobre mudarse a una nueva oficina se basen en características bastante subjetivas, por lo que consultarlas antes de comenzar la búsqueda es una decisión inteligente. Un enfoque que ha funcionado bien para nuestros clientes es comenzar con chats informales y luego realizar una encuesta a nivel de toda la empresa una vez que sepa qué características le interesan más a la gente.

criterios de separación

El siguiente paso es establecer una lista de criterios para su mudanza de oficina. Comprender lo que su personal está buscando en el nuevo espacio le ayudará a lograrlo. Si tu equipo prefiere el estacionamiento en el lugar o las amplias áreas de descanso, trata de tenerlo en cuenta (solo asegúrate de que coincida con tus propios objetivos y sé realista sobre tu presupuesto).
No se preocupe si la idea de elaborar una lista de verificación definitiva parece un poco abrumadora al principio. Es un hito importante en la reubicación de su oficina, pero hemos trabajado con muchas empresas para que esta parte sea correcta en el pasado; simplemente póngase en contacto y nuestro amable equipo estará encantado de ayudarlo.

Encontrar el local perfecto

Con toda su investigación inicial cuidada y su lista de verificación de criterios lista, es hora de comenzar su búsqueda. Como ya hemos hablado, ordenar sus planes a tiempo y de acuerdo con un horario es una parte importante del proceso de reubicación de la oficina, pero trate de no apresurarse en la búsqueda de la oficina en sí.
Cualquiera que sea la ubicación que haya elegido, nuestra práctica herramienta de búsqueda de oficinas está aquí para ayudarlo a descubrir las instalaciones perfectas para usted desde cientos de ubicaciones en todo el Reino Unido. Simplemente díganos dónde desea que estén sus nuevas oficinas y lo ayudaremos a reducir sus opciones.
Si las restricciones de bloqueo local lo permiten, ofrecemos visitas guiadas con distanciamiento social y todas las medidas necesarias para garantizar que obtenga una vista adecuada a su alrededor sin comprometer su seguridad o la de su personal. Para aquellos que prefieren no asistir en persona, a veces se ofrecen visualizaciones de videos (¡no dude en contactarnos y preguntar!)
Nuestros tours virtuales de 360º también le permiten explorar nuestras oficinas donde quiera que esté. ¿Has encontrado un lugar que te guste? Dirígete a cualquier página de oficina de nuestro sitio para experimentar el aspecto y la sensación del lugar en tu propio tiempo, simplemente haz clic en el icono ” 360 ” debajo de la imagen.

Evaluaciones de riesgos al mudarse de oficina

Particularmente en el contexto de la COVID-19 y ajustándose a la “nueva normalidad”, la seguridad de su personal debe ser su máxima prioridad durante un traslado de oficina. Su evaluación de riesgos debe ir más allá de las consideraciones habituales de salud y seguridad, pensando en cuestiones clave como:

• ¿Hay suficiente espacio en el escritorio para que su personal esté a distancia social?
• ¿Se pueden espaciar las zonas de asientos de los comedores y las zonas comunes?
• ¿El vestíbulo tiene un área adecuada para el registro de entrada seguro y cualquier otra precaución antes de ingresar al edificio?
• ¿Hay lavabos, cocinas y baños de fácil acceso para que el personal pueda lavarse las manos con regularidad?
• ¿Se pueden ventilar los espacios de trabajo abriendo ventanas y puertas cercanas?

Visite la guía oficial de HSE sobre evaluaciones de riesgos durante la pandemia de COVID-19 para obtener más información.

Antes de la mudanza

Una vez que haya tomado una decisión y firmado en la línea de puntos, debe comenzar a pensar en la logística de la mudanza en sí. Aquí hay algunas cosas finales a considerar antes de mudarse a su nueva oficina:
1. Nombrar a un gerente de reubicación de oficina
Una gran idea que hemos recogido de los clientes de BizSpace es nombrar a un gerente de reubicación de oficina que supervise los aspectos prácticos de la mudanza en sí. Estarán a cargo de organizar los puntos más finos, como el cambio de dirección de la oficina y otras consideraciones que se describen a continuación. Comience a aceptar solicitudes una vez que haya decidido que va a seguir adelante con el traslado de la oficina y ofrezca alguna forma de remuneración por la responsabilidad adicional.
2. Wi-Fi y líneas telefónicas
No olvide ordenar sus líneas Wi-Fi y telefónicas. Tenga en cuenta que podría haber algún tiempo de inactividad, especialmente si va a cambiar de proveedor, así que planifique esto en unas pocas semanas antes de la mudanza. Si elige una oficina con servicio, es probable que algunas instalaciones esenciales se incluyan en su paquete de alquiler, pero asegúrese de comprobarlo con anticipación.
3. Dirección y número de teléfono
Una de las responsabilidades clave del gerente de reubicación de su oficina es organizar el cambio de dirección y número de teléfono. Debe tratar de mantener su número de teléfono igual que un punto de contacto conveniente para clientes y proveedores. Si esto no es posible, organiza un servicio de desvío de llamadas e informa a tus contactos sobre el nuevo número y la nueva dirección. Finalmente, configure una redirección de correo a su nueva dirección de oficina.
4. Entregas en oficina
Conectado a este último punto, también querrá notificar a los proveedores de entregas en oficina sobre su cambio de dirección (u organizar nuevos proveedores si se muda más lejos). Desde alimentos y bebidas hasta artículos de limpieza y artículos de papelería, hay muchas cosas que su personal querrá que se entreguen desde el primer momento, por lo que clasificarlo temprano asegurará un cambio sin problemas para todos los involucrados.
5. Seguridad y seguro
La seguridad de la oficina puede estar cubierta como parte de su contrato de alquiler, pero verifique que tiene algo adecuado en su lugar con mucha anticipación para evitar cualquier contratiempo. En una nota similar, también tendrá que pensar en qué tipos de seguro son aplicables a su negocio. Esto podría incluir cosas como contenido &, cobertura de construcción y seguro de responsabilidad civil.
6. Piense en muebles y almacenamiento
Dependiendo del tipo de paquete que elija, es posible que deba analizar sus opciones cuando se trata de muebles y almacenamiento. Teniendo en cuenta los planes de crecimiento o reducción de tamaño de su empresa, asegúrese de tener suficientes escritorios, gabinetes y armarios para apoyar a toda la fuerza de trabajo, y clasifíquelos si descubre que hay un déficit. Si es posible, vale la pena una visita para estar a la altura antes de comprar algo.
7. Verificaciones finales
Diríjase a su nuevo local de trabajo aproximadamente una semana antes de la fecha de traslado para realizar las verificaciones finales. Te recomendamos revisar la lista que hemos proporcionado aquí una vez más y marcar las cosas a medida que avanzas para asegurarte de que empiezas a correr.
Esta guía de BizSpace ofrece una lista de verificación completa de reubicación de oficinas, que lo lleva a través de todos los detalles importantes que hacen que su mudanza sea exitosa y sin problemas. Si desea una lista de verificación física para usar dentro de su organización, puede descargar una lista de verificación en PDF que contiene todo lo que hemos cubierto.
Para cualquier información adicional, o para discutir sus planes con nuestro equipo amigable y experimentado, no dude en contactarnos hoy.