Cómo convertirse en Abogado Virtual

En los últimos años, los abogados se están beneficiando cada vez más de la flexibilidad del trabajo remoto. A medida que la mentalidad hacia las oficinas legales tradicionales evoluciona, ser un abogado virtual se está volviendo más común.

Ser un abogado virtual tiene sus ventajas. Debido a que los abogados no están atados a una oficina tradicional, los abogados pueden ahorrar tiempo, reducir los costos generales y trabajar de manera más eficiente. Al mismo tiempo, los abogados pueden viajar entre oficinas de clientes, notarios y oficinas judiciales. Sin embargo, los abogados virtuales también deben considerar cómo manejarán la seguridad, la ética y la comunicación de los bufetes de abogados mientras trabajan virtualmente.

Pero, ¿qué significa ser un abogado virtual? ¿Podría un bufete de abogados virtual ser una forma más accesible y eficiente de ayudar a más clientes legales? Siga leyendo para obtener más información.

El Grupo de Trabajo de eLawyering de la ABA estipula que un bufete de abogados virtual debe usar un portal seguro para clientes adjunto al sitio web de un bufete de abogados. El portal de cliente seguro de un abogado virtual debe ser seguro, cifrado y depender del nombre de usuario/contraseña. Este portal de clientes seguro es donde clientes y abogados colaboran, comparten documentos e intercambian datos.

¿Cuáles son los beneficios de ser abogado virtual?

La creciente popularidad de ser abogado virtual se debe a una combinación de beneficios positivos, que incluyen:

Movilidad

Cuando dirige una firma virtual, puede trabajar de forma remota desde cualquier lugar. Poder trabajar desde cualquier lugar, ya sea desde casa o mientras viaja, hace que su bufete de abogados sea más eficiente. La flexibilidad de ser un abogado virtual significa que puede hacer el trabajo incluso cuando no está en el escritorio de su oficina.

Flexibilidad

Los abogados virtuales no están obligados por las horas de operación tradicionales de nueve a cinco, lo que significa que pueden trabajar cuando y donde lo necesiten. La flexibilidad de trabajar desde diferentes lugares y en diferentes momentos puede beneficiar a los abogados con hijos u otros compromisos que requieren un horario más diverso. La flexibilidad que ofrece ser un abogado virtual es útil para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Gastos generales reducidos

Incluso si su jurisdicción no requiere que tenga una oficina física (más sobre esto más adelante), dirigir un bufete de abogados virtual significa que no tiene que pagar por un espacio de oficina grande. Sin espacio físico de oficina, no tiene que gastar mucho dinero en equipo de oficina (como impresoras grandes y máquinas de fax) y su mantenimiento. Debido a que los bufetes de abogados virtuales tienden a usar software basado en la nube para facilitar el trabajo virtual, hay menos gastos para cosas como servidores locales.

Respeto al medio ambiente

Convertirse en virtual puede ayudar a reducir la huella de carbono de su empresa de múltiples maneras. Sin un viaje diario a la oficina, puede reducir las emisiones de la conducción. Al digitalizar la gestión de documentos y los formularios de admisión de clientes, también puede reducir significativamente el uso de papel de su empresa.

Comunicación con el cliente más versátil

Las reuniones virtuales pueden hacer que sus servicios legales sean más accesibles. No todos los clientes quieren o pueden reunirse en persona. Si puede realizar reuniones virtuales, sus clientes pueden beneficiarse de la mayor comodidad. Los clientes con problemas de movilidad o que no estén físicamente en la ciudad pueden participar en reuniones con usted. Debido a que las reuniones virtuales son más convenientes, también fomentan una comunicación más frecuente entre abogado y cliente, que es clave para una mejor comunicación con el cliente del bufete de abogados.

¿Cómo convertirse en abogado virtual?

Convertirse en abogado virtual puede ofrecer muchas ventajas. Pero debe considerar más que solo cómo configurar el nuevo espacio de trabajo de su bufete de abogados. Para tener éxito como abogado virtual, debe conocer las reglas, hacer un plan e implementarlo estratégicamente.

Conozca las reglas y la ética de ser un abogado virtual

Antes de tomar su bufete de abogados virtual, debe conocer las reglas aplicables y las consideraciones éticas.

Por ejemplo, algunos estados exigen que los abogados dispongan de espacio físico para oficinas. En estos casos, debe tener una presencia física en la oficina y no se le permite ser un abogado completamente virtual. Verifique los requisitos para su jurisdicción y siga las reglas para su área.

Además, es su deber como abogado proteger los datos de sus clientes y mantener la confidencialidad del cliente. Como abogado virtual, más de sus comunicaciones se producen en línea en lugar de en persona. Es por eso que es especialmente importante que los datos de su bufete de abogados estén seguros y que todos los canales estén encriptados.

Obtenga más información de la ABA y de la ética de una práctica virtual y de la seguridad de datos de un bufete de abogados.

Construir una hoja de ruta para convertirse en un practicante virtual en solitario

Convertirse en un practicante virtual en solitario requiere muchos de los mismos pasos que abrir una práctica legal tradicional. Es por eso que es importante tomarse el tiempo para planificar en consecuencia: revisar nuestra guía para comenzar su propio bufete de abogados es un buen lugar para comenzar. Estos son otros pasos a considerar:

• Haz un plan de negocios. Por ejemplo, querrá crear un plan de negocios de bufete de abogados (o actualizar su actual) para establecer objetivos mensurables, definir la visión y los valores fundamentales de su bufete, elaborar un plan financiero y analizar el mercado al que está entrando.
• Planifique cómo manejará la entrada de clientes. Los bufetes de abogados virtuales pueden beneficiarse de soluciones automatizadas en línea para la admisión de clientes. El software de admisión de clientes de Clio Grow le permite generar formularios de admisión y programar consultas de forma virtual.
• Crear un plan de comunicación. Necesitará una estrategia para sus comunicaciones internas sin todos en la oficina. ¿Usarás correo electrónico, chat, videoconferencias, aplicaciones como Slack o llamadas telefónicas? Además, tendrá que pensar en cómo manejará las comunicaciones con los clientes. Pregúntese: ¿Cuál será su proceso para reservar y llevar a cabo reuniones con los clientes?
• Cree un plan de marketing para su consulta. Debido a que su bufete de abogados virtual está en línea, necesita tener una estrategia efectiva para comercializarlo. Un sitio web de bufete de abogados bien diseñado y optimizado para SEO es esencial (tanto para la promoción como para conectar a los clientes con el portal de clientes en línea seguro de su empresa). Su plan de marketing también debe tener en cuenta otras formas de conectarse con los clientes, como las redes sociales y la publicidad en línea para abogados.

Para obtener ideas frescas sobre cómo dar a conocer su nombre e impulsar el negocio, aprenda cómo obtener nuevos clientes para un bufete de abogados.

Aprenda cómo hacer la transición de un bufete de abogados tradicional

Si ya dirige un bufete de abogados tradicional y desea hacer la transición a una práctica más virtual, considere estos consejos:

• No apresures el proceso. Si ya tiene una práctica legal tradicional, no se preocupe por volverse virtual de inmediato a la vez. Puede crear un plan para comenzar con un modelo híbrido en persona y virtual. Por ejemplo, puede hacer que los empleados trabajen cuatro días a la semana en la oficina y un día de forma remota. Luego, puede aumentar gradualmente la proporción de días presenciales a remotos a medida que realiza la transición.
• Encuentre formas de agilizar las tareas y hacerlas virtuales. Busque oportunidades para crear procesos que normalmente deben realizarse en la oficina de forma segura y virtual. Por ejemplo, puede pasar de escanear un documento en un escáner de oficina a usar una aplicación de escaneo de documentos segura en su teléfono.
• Automatice sus procesos existentes con tecnología. La tecnología basada en la nube adecuada puede agilizar sus procesos y hacer que trabajar como abogado virtual sea más fácil y seguro. Al elegir soluciones tecnológicas para su empresa virtual, tómese su tiempo y elija cuidadosamente. Asegúrese de examinar múltiples opciones y asegurarse de que cualquier solución que considere sea segura y encriptada.

Por ejemplo, el software de administración de prácticas basado en la nube como Clio Manage le ayuda a automatizar tareas. Clio Manage también le permite a su bufete de abogados mantener organizados los asuntos y la información, realizar un seguimiento de su tiempo y gastos, administrar su calendario y administrar las facturas en un solo lugar.

¿Cómo atiende a sus clientes como abogado virtual?

Los beneficios de los bufetes de abogados virtuales no son solo para abogados: los abogados virtuales pueden ayudar a más personas de la manera que deseen, lo que significa una experiencia de cliente más excepcional.

Como el CEO y cofundador de Clio, Jack Newton, describe en su libro, The Client-Centered Law Firm, la clave para una excelente experiencia de cliente es dar a los clientes lo que quieren y necesitan en una situación.

Cuando se trata de servicios legales, los clientes desean cada vez más la experiencia conveniente que los bufetes de abogados virtuales pueden proporcionar, que incluye:

Un portal de cliente virtual

Como se mencionó anteriormente, un portal en línea seguro, donde pueda compartir información y comunicarse con los clientes, es necesario para un bufete de abogados virtual. Los consumidores de hoy en día también quieren un abogado que pueda ofrecer esto. Según el Informe de Tendencias Legales de 2020, el 69% de los consumidores prefieren trabajar con un abogado que pueda compartir documentos electrónicamente a través de una página web, una aplicación o un portal en línea.

Dar a los clientes acceso seguro a sus casos a través de un portal en línea es una victoria para abogados y clientes. Los clientes pueden obtener una mejor experiencia, ya que pueden acceder y verificar la información de su caso por sí mismos. Al mismo tiempo, un portal de clientes virtual también ahorra a los abogados el tiempo que de otro modo podrían dedicar a comunicar actualizaciones.

Obtenga más información sobre el portal de clientes seguro de Clio Manage, Clio para clientes.

Software de gestión de documentos

Los bufetes de abogados virtuales deben poder acceder a los documentos del caso desde cualquier lugar de forma segura. Los abogados virtuales pueden recurrir a soluciones de gestión de documentos basadas en la nube (como Clio Manage, OneDrive o Dropbox).

Por ejemplo, el software de gestión de documentos basado en la nube de Clio Manage ofrece almacenamiento de documentos ilimitado. Con Clio Manage, puede acceder a los documentos de sus clientes desde cualquier lugar en su computadora portátil o teléfono móvil.

Desde la perspectiva de los clientes, el software de gestión de documentos basado en la nube ahorra tiempo y ayuda a crear una experiencia legal más fluida. Además de compartir rápidamente documentos legales a través del portal en línea seguro, Clio también ofrece la funcionalidad de firma electrónica para que la firma de documentos en ciertas situaciones sea más fácil y rápida para los clientes.

Consultas por vídeo

Aunque los abogados virtuales todavía pueden tener reuniones en persona, las videoconferencias facilitan que los abogados virtuales ayuden a más clientes sin importar dónde se encuentren.

Como señala el Informe de Tendencias Legales de 2020, el 37% de los consumidores prefieren reunirse virtualmente con un abogado para una consulta o una primera reunión. Además, el 50% de los consumidores preferirían tener sus reuniones de seguimiento a través de videoconferencias. Trabajar virtualmente puede brindar a los clientes la experiencia que desean, al tiempo que ahorra tiempo a los abogados.

Convertirse en un abogado virtual puede beneficiar a su bufete de abogados y clientes

Trabajar de forma remota ya no es una idea abstracta para los abogados. La tecnología segura basada en la nube hace que trabajar sea prácticamente posible y, en muchos sentidos, preferible.

Si bien ser un abogado virtual puede variar desde trabajar de forma remota parte del tiempo hasta administrar un bufete de abogados virtual, los abogados virtuales necesitan un portal de clientes en línea seguro. No se permite que todas las empresas sean 100% virtuales debido a las reglas que requieren una presencia física de la oficina en su jurisdicción. Pero con planificación y previsión, la mayoría de las firmas pueden incorporar elementos de bufetes de abogados virtuales para desbloquear los beneficios de una mayor flexibilidad para los abogados, y una experiencia mejor y más conveniente para los clientes.

Con esto en mente, si se pregunta si ser un abogado virtual podría funcionar para usted, comience por aprender las reglas para su área y crear un plan para su negocio. Con las herramientas tecnológicas y los planes adecuados para la comunicación y el marketing, convertirse en virtual podría ayudarlo a ayudar a más clientes mientras disfruta de costos más bajos y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Publicamos esta entrada de blog en julio de 2021. Última actualización: 14 de octubre de 2021.

Categorizado en: Negocios