Cómo crear una Solicitud de propuestas Efectiva

Puede haber ocasiones en que su organización necesite la experiencia de un proveedor o consultor externo. Encontrar el adecuado no siempre es fácil.

Una RFP, una solicitud de propuesta, puede ayudar.

Escribir una propuesta de propuesta es más fácil de lo que parece, y mucho más fácil que limpiar más tarde porque el proveedor que contrataste encajaba mal.

Al escribir una RFP, solo recuerde ” basura fuera, basura de vuelta.”Los proveedores que responderán necesitan tener una comprensión clara de su organización y sus necesidades.

Una solicitud de propuestas bien escrita aclarará sus objetivos y el alcance de los servicios que está buscando. También proporcionará un formato estructurado en el que el proveedor deberá presentar sus capacidades, costos y expectativas. Las plantillas de solicitud de propuestas están disponibles en Internet que podrían ayudarlo.

Escribir la RFP

El primer paso para crear una RFP es definir el proyecto y sus necesidades específicas. ¿Qué quiere que haga exactamente un vendedor? ¿Cómo? ¿Cuando? ¿En dónde?

Las RFP suelen tener las siguientes secciones, aunque pueden cambiar un poco dependiendo de la naturaleza de su proyecto:

Introducción. Explique a los posibles licitantes en términos generales por qué está emitiendo una solicitud de propuestas y qué espera lograr contratando a uno de ellos. También puede resumir puntos clave de otras secciones, como cuándo deben responder y cuándo comenzará el proyecto.

Información general. Esta sección incluye información sobre su organización y el historial del proyecto actual, lo que lleva a la necesidad de la solicitud de propuestas.

Requisitos. Esta es una explicación detallada de lo que desea que haga el proveedor y una lista de la información que espera recibir de los candidatos.

Es la sección más importante y, por lo general, requiere la mayor parte del tiempo, tanto para escribir como para la respuesta del proveedor. Se puede escribir como oraciones imperativas (“Enumere todas sus ubicaciones.”) o de interrogatorio (“¿Dónde están ubicadas sus sucursales?”).

Estructura de la respuesta. Presentar la estructura de cómo le gustaría recibir la respuesta. Si el proyecto es complejo o altamente técnico, puede desglosar los requisitos en viñetas a las que se espera que respondan los proveedores.

Un formato típico para la respuesta podría incluir:

• Resumen ejecutivo (descripción general de alto nivel con puntos clave)
• Información de antecedentes de la empresa del proveedor
• Servicios o entregables propuestos (cómo el proveedor cumplirá con los requisitos de RFP)
• Precios
• Referencias (clientes anteriores)

Criterios de selección. Dígale a los proveedores cómo se seleccionará al postor ganador. Esto le da la oportunidad de resaltar sus prioridades, sus productos imprescindibles y agradables para tener, para guiar las respuestas de los proveedores.

Líneas de tiempo. Especifique la fecha límite para recibir sus respuestas, la fecha en que anunciará al postor ganador y la fecha en que comenzará el proyecto.

Tenga en cuenta que cuanto más larga sea su solicitud de propuestas y más detallada sea la respuesta requerida de los licitantes, más tiempo necesitará para permitirles preparar una respuesta completa.

Evaluación de proveedores

El proceso de evaluación en realidad comienza antes de que reciba cualquier respuesta de solicitud de propuestas, es decir, cuando decida quiénes deben ser los destinatarios de la solicitud de propuestas. Haz un poco de tarea para conseguir buenas perspectivas.

Es posible que ya sepa quiénes son los proveedores de interés. Si no es así, pruebe con las organizaciones profesionales pertinentes, pregunte a colegas de confianza y otros proveedores que no estén en la competencia, o incluso realice una búsqueda en línea.

Obtenga suficiente información para descartar proveedores que claramente no encajan bien. Pero limita a los destinatarios para que no termines con montones de respuestas que creen una masa de fiestas decepcionadas que nunca tuvieron una oportunidad. Por otro lado, es bueno tener diversidad. Envíelo a algunos grandes proveedores nacionales y a algunos pequeños proveedores regionales, por ejemplo.

No elija un proveedor solo en función del precio. Después de leer las respuestas a la RFP, limitar la lista de los mejores, y entrevistar a aquellos.

Las entrevistas presenciales proporcionan la mayor cantidad de información. ¿Cuál es la química entre ustedes? ¿Qué tan bien parecen escuchar sus preocupaciones? Revisa las referencias. Haz preguntas precisas. Pueden ser reacios a decir algo negativo, pero lo que no dicen puede ser igual de útil.

Finalmente, una vez que elija un proveedor, escriba un buen contrato que especifique todos los detalles y proteja sus intereses y los de su proveedor. Su solicitud de propuestas y la respuesta del proveedor a la misma forman el marco de su contrato. Si la solicitud de propuestas está bien redactada, el proceso de negociación del contrato debería ser más fluido.