Cómo elegir el Software de Gestión de Flotas adecuado

Ya sea que sea un director de transporte que supervisa una enorme flota de camiones o un gerente de flota a cargo de algunas furgonetas y automóviles, garantizar un rendimiento de primera categoría de los conductores y los vehículos puede ser abrumador.
Un estudio de Ernst & Young reveló que los costes de mantenimiento son responsables del 30-50% del coste total de propiedad de una flota. Con tanto dinero en juego, no hay espacio para errores de cálculo o gastos excesivos.

Ahí es donde entra en juego el software de gestión de flotas. Al contar con la solución de gestión de flotas adecuada que incluye herramientas como la gestión del mantenimiento de vehículos y la planificación de rutas por GPS, puede reducir los costos de funcionamiento y ampliar el rendimiento de la flota.

¿Qué es el Software de Gestión de Flotas?

El software de gestión de flotas monitorea automáticamente los patrones de conducción agresivos, hace un seguimiento de los vehículos a lo largo de todo el proceso logístico y mantiene a los administradores de flotas al día con el mantenimiento de la flota, entre otras características.
Permite a las organizaciones recopilar todos estos datos y almacenarlos en un sistema centralizado para facilitar el acceso, proporcionando herramientas sofisticadas que pueden llevar la recopilación y el análisis de datos a un nuevo nivel.

¿Por Qué Utilizar el Software de Gestión de Flotas?

Mediante el uso de soluciones para flotas, como sensores integrados en el vehículo, diagnósticos del motor y GPS, las organizaciones pueden adquirir y utilizar más datos de los que antes eran posibles.
El resultado es mayores estándares de seguridad para conductores y vehículos, productividad maximizada, menores costos operativos y mayor tiempo de actividad del vehículo.
Al incorporar software de gestión de flotas, las empresas ven una disminución en los costos de combustible. Este es un gran problema, ya que los altos costos de combustible son uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las flotas.

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Los beneficios de utilizar herramientas de gestión de flotas son enormes y tienen un impacto positivo en la forma en que las empresas gestionan a sus conductores y vehículos. Utilice este proceso de 4 pasos para encontrar la solución adecuada para su flota.

Paso 1: Identifique las necesidades de su flota

Ya sea que esté reemplazando una herramienta de gestión de flotas antigua o implementando un software de gestión de flotas por primera vez, el objetivo es revolucionar y elevar las operaciones de su flota.
Las soluciones de gestión de flotas no están diseñadas solo para grandes empresas con una gran flota de conductores y vehículos. Puede incorporar estas herramientas en cualquier empresa, ya sea una pequeña empresa con 5 vehículos o una organización con 2.000 camiones y furgonetas.
Antes de hacer cualquier otra cosa, primero comprenda las brechas o necesidades en los procesos actuales de su flota. Por ejemplo, los gerentes de flota se enfrentan a desafíos como:
• Tiempo de inactividad de los vehículos debido a un mantenimiento no programado
• Mala administración del combustible
• Gastos de funcionamiento en los que incurre su flota
• Sobrecarga de datos del conductor y del vehículo
• Cumplimiento de estrictas regulaciones de transporte
Por lo general, se enfrentará a más de uno de los desafíos anteriores. En resumen, antes de implementar el software de gestión de flotas, debe conocer sus principales requisitos para obtener la solución que mejor se adapte a sus desafíos.

Paso 2: Tenga en cuenta que el software de gestión de flotas de su industria

no es una solución única para todos. Antes de implementarlo, debe considerar su industria o sector de mercado. Por ejemplo, el transporte marítimo privado, los servicios públicos, los servicios de entrega locales, las empresas de taxis o el transporte público, etc.
Su solución de gestión de flotas debe adaptarse a su industria. Asegúrese de que el software que desea utilizar se pueda personalizar para su industria específica.
Además de esto, considerar su industria ayuda a resaltar las características necesarias para satisfacer sus necesidades primarias y objetivos de mantenimiento/administración.

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Paso 3: Identifique las principales características del Software de Gestión de Flotas

Una vez que considere sus desafíos y la industria, estos le informarán qué características necesitará.
Sin embargo, intente mantener las características principales al mínimo sin complicar demasiado las cosas. Todos los proveedores de software de gestión de flotas ofrecen soluciones únicas con variaciones de características.
¿Necesita un informe automatizado que le ayude con IFTA? ¿Te gustaría tener una aplicación DVIR que ponga a tus conductores en la carretera más rápido? ¿Necesita una integración de ELD? Una buena solución tiene todas las características que necesita y es altamente personalizable para que pueda adaptarla a sus necesidades.

Paso 4: Elija su Software de gestión de flotas

Una vez que haya reducido las características requeridas, hay algunas otras consideraciones cruciales al seleccionar el software que funcionará para su flota:
1. ¿Puede el software de gestión de flotas monitorear y rastrear por GPS los activos de la flota, incluidos los vehículos?
2. ¿La solución necesita que compre hardware adicional para funcionar de manera óptima?
3. ¿El software de gestión de flotas está orientado al futuro para vehículos autónomos y es escalable?
4. ¿Tiene el proveedor experiencia en gestión de flotas?
5. ¿Hay una prueba o demostración gratuita disponible antes de comprar?
Si una plataforma de gestión de flotas comprueba todas las consideraciones anteriores mientras satisface sus necesidades identificadas previamente, es un candidato excelente para implementarlo en las operaciones de su flota.
En resumen, la clave para elegir con éxito el software de gestión de flotas correcto es identificar los desafíos operativos de su flota presentes y futuros, reducir las características necesarias para su industria y circunstancias, y encontrar una solución con las características que resuelven sus desafíos y satisfacen sus requisitos.
Si la solución cumple con las consideraciones antes mencionadas, incluida la oferta de rastreo GPS sin necesidad de un hardware adicional extenso para operar, es probable que tenga el software adecuado para usted.

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