Cómo Enviar archivos de QuickBooks a su Contador

Fin de año significa conciliaciones y preparación para la temporada de impuestos. Si utilizas una empresa de contabilidad, tendrás que enviar tu archivo de QuickBooks a tu cuenta. Hay muchas opciones de cómo enviar sus archivos de QuickBooks, cada una con sus propias ventajas y limitaciones.

Envíe por correo electrónico un archivo de QuickBooks

Puede preguntarse si puede enviar por correo electrónico un archivo de empresa.”La respuesta es sí, puede enviar su archivo de QuickBooks a su contador por correo electrónico, aunque no se recomienda por motivos de seguridad. Tampoco se recomienda debido a limitaciones de tamaño. Si tiene un archivo más grande, deberá comprimirlo, ya que la mayoría de los servicios de correo electrónico no permiten enviar o recibir correos electrónicos de más de 25 MB. En estas circunstancias, es posible que desee crear una copia de Contabilidad de QuickBooks o intentar enviar un archivo portátil de QuickBooks.

Copia de contador de QuickBooks

Si el tamaño del archivo es un problema, es posible que desee enviar su archivo de QuickBooks a su contador utilizando una copia de contador de QuickBooks. Una copia de contabilidad de QuickBooks congela los libros durante un período de tiempo específico. Esta opción permite al cliente compartir su archivo con su contador mientras continúa trabajando en su propia copia del archivo. Un cliente puede enviar su copia contable de QuickBooks a través de servidores Intuit, correo electrónico o una aplicación de sincronización como Dropbox. Una vez que el contador haya terminado, el cliente deberá importar sus cambios al archivo de la empresa, lo que puede requerir capacitación adicional del contador.

Copia portátil de QuickBooks

También puede enviar su archivo de QuickBooks a su contador utilizando un archivo portátil. Un archivo portátil es una versión compacta del archivo de su empresa y no es una copia de seguridad completa. No incluye tus plantillas de mensajes, logotipos, imágenes o plantillas. Tampoco incluye el tuyo .tlg or .archivos de registro, Administrador de Préstamos, Escritor de Estados de Cuenta o archivos de Administrador de Activos Fijos. Esta opción no permite que el cliente y el contador trabajen al mismo tiempo. Sin embargo, al igual que la copia contable, se puede enviar un archivo portátil por correo electrónico o una aplicación de sincronización como Dropbox.

Una vez que el contador reciba el archivo, deberá restaurarlo en su computadora; complete sus ediciones y cambios; luego cree una copia portátil actualizada para enviarla de vuelta al cliente. Una vez que el cliente reciba el archivo portátil actualizado, necesitará restaurar el archivo en su computadora y luego trabajar desde esta versión en el futuro.

Copia de seguridad de QuickBooks

La última opción para enviar su archivo de QuickBooks a su contador es una copia de seguridad de QuickBooks. A diferencia de la copia portátil, una copia de seguridad de QuickBooks guarda todo lo que se encuentra actualmente en el archivo de su empresa. Esto incluye sus datos contables, plantillas, letras, logotipos, imágenes y archivos relacionados (Escritor de estados de cuenta de QuickBooks, Proyector de Flujo de Efectivo y Planificador de negocios). Las copias de seguridad se pueden enviar por correo electrónico si son lo suficientemente pequeñas, guardadas en memorias usb y entregadas al contador en persona o a través de una aplicación de sincronización como DropBox.

La copia de seguridad de QuickBooks tiene el mismo proceso de flujo de trabajo que una copia portátil. El contador tendrá que restaurar el archivo en su PC, hacer sus cambios y luego crear una nueva copia de seguridad para darle al cliente. El cliente puede restaurar la copia de seguridad en su PC y funcionará desde esta versión en el futuro.

¡Envíe su archivo QuickBooks a su contador con Qbox!

Una alternativa a enviar manualmente su archivo QuickBooks a su contador utilizando los métodos descritos anteriormente es Qbox. Qbox es un software de colaboración habilitado para la nube que ayuda a los usuarios a compartir archivos a través de Internet. Los archivos de las carpetas de Qbox en el equipo Windows de un usuario se sincronizan con el servidor en la nube de Qbox y, a continuación, con los equipos Windows de los usuarios compartidos, de modo que todos tengan copias idénticas del archivo. No es necesario hacer copias de seguridad, restaurar o importar copias de contador, ya que todos los usuarios tienen acceso a todo el archivo de QuickBooks. Para obtener más información, visite https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.