Cómo Escribir Informes Que Sus Clientes Realmente Leerán

Los informes son un trabajo continuo en progreso para nuestro equipo de Content Harmony. Buscamos constantemente formas de minimizar el tiempo dedicado a la elaboración de informes y, al mismo tiempo, maximizar la información y los resultados de los clientes. Cuanto más tiempo dediquemos cada mes a la elaboración de informes, menos tiempo tendremos para ejecutar la estrategia.

Dicho esto, informar al final o al principio de cada mes es un tiempo valioso para que nuestro equipo reflexione sobre los logros y eche un vistazo a lo que funciona, y a veces no funciona. Dado que se dedica tanto tiempo y energía a los informes, trabajamos para que sean lo más valiosos y orientados a la acción posible con pasos claros para el cliente. Un buen informe de cliente necesita una buena estructura, al igual que una reunión exitosa necesita una buena agenda de reuniones.

Para asegurarnos de que nuestros informes lleguen al escritorio de nuestros clientes, en lugar de desaparecer en las profundidades de sus archivos de correo electrónico, hemos creado nuestras 9 formas de escribir un informe que a su jefe le importará un comino:

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• 1. Replantee los Objetivos del Proyecto
• 2. ¿Qué Lograste El Mes Pasado?
• 3. ¿Qué Resultados Vio De Su Trabajo?
• 4. Vincule Los KPI A Los Objetivos De Negocio
• 5. Explícate
• 6. ¿Qué Se Logrará Este Mes?
• 7. Diles Qué Hacer A Continuación
• 8. Llama al Cliente. Tener una conversación
• 9. Centrarse en “Nosotros”

Replantee los objetivos del proyecto

¿Qué objetivos se propuso lograr al comienzo del proyecto? Los informes mensuales son un excelente momento para detenerse y ver dónde se encuentra frente a dónde pretende estar. ¿Te adelantaste a lo previsto? Detrás?

Si está por delante del tráfico, los ingresos, las ventas, etc. proyectados., comprenda lo que ha hecho para llegar allí y cómo puede llevar el impulso hasta el final del proyecto o contrato.

Si estás atrasado, tómate este tiempo para reflexionar sobre lo que has logrado hasta ahora y lo que puedes hacer de manera diferente para ponerte al día. Utilice este informe mensual como punto de registro para comprender si necesita o no pivotar su estrategia.

¿Qué Lograste El Mes Pasado?

Claro, suena bastante sencillo, pero probablemente te sorprendería la cantidad de informes que he visto que dejaron esto bastante vago.

¿Eres una agencia de marketing de contenidos que se centra en la producción y distribución? ¿Qué contenido publicaste el mes pasado? ¿Dónde publicar? ¿Cómo conseguiste el contenido delante de los clientes objetivo de tus clientes? ¿Cuánto gastaste para hacerlo?

¿Es usted una agencia de relaciones públicas? ¿Conseguiste alguna colocación notable para tu cliente? ¿Has hecho nuevos contactos que puedas usar para proyectos futuros?

Asegúrate de que estas son cosas a las que puedes apuntar y decir “eso did lo hicimos.”

Si no tiene ningún trabajo tangible al que señalar, probablemente estaría listo para explicar dónde se gastaron el tiempo y los recursos. Comprensiblemente, hay meses dedicados a trabajar en la estrategia y la planificación que no siempre equivalen a productos tangibles. Si ese es el caso, hágalo muy claro y señale los entregables (o documentos de trabajo en curso) que haya creado en el camino.

¿Qué Resultados Vio De Su Trabajo?

¿Tuvo éxito? Cuando observa todo lo que logró el mes pasado, ¿acercó a su cliente a alcanzar sus objetivos comerciales y los objetivos que su equipo se propuso alcanzar al principio del proyecto?

Al comienzo de cada proyecto, su equipo debe sentarse con el cliente y delinear cuidadosamente los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se informarán cada mes. Cuando se trata de informes, su equipo debe examinar cada uno de estos KPI e informar cómo su trabajo impactó directamente el movimiento de los KPI (positiva o negativamente).

Vincule los KPI a los Objetivos de negocio

Basándose en mostrar sus resultados, asegúrese de que los KPI reportados estén vinculados a los objetivos de crecimiento del negocio, no a métricas arbitrarias y sin sentido.

Dependiendo del cliente, los KPI probablemente serán muy diferentes. Los clientes enfocados en la generación de leads querrán ver nuevos leads adquiridos, los clientes de comercio electrónico querrán ver nuevos ingresos y ventas, los editores tienden a preocuparse más por las vistas de página, etc.

Sea cual sea el caso, asegúrese de que los KPI estén alineados con los objetivos comerciales, lo que generalmente significa que su cliente recibirá más dinero por la puerta. Cosas como los rankings de búsqueda y las ubicaciones de relaciones públicas son excelentes indicadores líderes que deben identificarse, pero que normalmente no son KPI para resaltar.

Consejo extra: No informes sobre cosas que no importan. Por ejemplo, si está trabajando con un cliente de generación de clientes potenciales y un mes tiene un gran crecimiento en las páginas vistas, pregúntese: “¿esto realmente importa o solo estoy reportando estos números porque son positivos?”

Es fácil, especialmente cuando los KPI pueden estar inactivos de vez en cuando, informar sobre otras métricas simplemente porque se ven bien. Evita esto. Si no puede llegar razonablemente a la conclusión de que una métrica contribuye a los objetivos generales del negocio, omítala por completo. De lo contrario, es probable que se esté preparando para las preguntas de los clientes que puede que no esté preparado para responder.

Explíquese

¿Los números y los KPI están actualizados para el mes? ¿Están abajo? Aproveche esta oportunidad para sumergirse realmente en el “por qué”, independientemente de la dirección en que las cosas estén de moda.

Si los números se mueven en la dirección correcta, tómese el tiempo para informar al cliente exactamente lo que ha hecho para lograr esto. ¿Publicaste una entrada de blog que se hizo viral? ¿Su documento técnico está generando más clientes potenciales de los que su cliente ha visto nunca? Toma el crédito por eso.

Si sus números están caídos, primero aproveche la oportunidad de entender por qué. Tal vez sea una tendencia de temporada o tal vez su arduo trabajo no fue lo que pensó que sería. Una vez que entiendas lo que está pasando, crea un plan de acción para pivotar y cambiar esto el próximo mes.

Comunique cuidadosamente la razón detrás de la caída junto con su plan para mejorar esto en los próximos meses. Por mi experiencia, los clientes entienden que no todos los meses será un jonrón y habrá caídas en el camino. Mientras usted y su equipo tengan un plan para corregir esto, la mayoría de los clientes estarán dispuestos a continuar trabajando para mejorar.

¿Qué Se Logrará Este Mes?

De nuevo, algo que debería ser bastante sencillo, pero que a menudo se descuida; generalmente en el caso de que no haya un plan de acción claro.

En Content Harmony, normalmente trabajamos en ciclos de 6 a 12 meses. Dedicaremos tiempo a crear una estrategia y planificar de 6 a 12 meses de trabajo a la vez con un cronograma claro de entregables y objetivos. Esta línea de tiempo siempre se comunica con el cliente por adelantado, pero siempre es bueno repetir cada mes junto con los informes.

Después de cubrir los logros del mes anterior junto con los resultados que ha visto, profundice en el plan para el mes siguiente. Incluya siempre tareas, entregables y fechas de vencimiento. Esto no solo asegurará que el cliente esté al tanto de las cosas, sino que también mantendrá a su propio equipo interno responsable de cumplir con las fechas de vencimiento y mantenerse en el cronograma.

Comunique claramente los próximos pasos y elementos de acción para cada persona de su equipo, así como para el cliente. Con tantos correos electrónicos y listas de tareas pendientes que rebotan entre ambos equipos, es fácil perder la noción de las tareas. Utilice los informes mensuales para llamar a elementos de acción específicos que debe realizar cada equipo.

Llamar al Cliente. Tener una conversación.

Una vez que reciba informes mensuales, establezca una hora para llamar o reunirse con el cliente y discutir los informes mensuales. Incluso 30 minutos para aclarar cualquier tipo de preguntas pueden recorrer un largo camino y continuar construyendo sobre su relación cliente/agencia.

Consejo de bonificación: Utilice esta reunión para revisar los elementos de acción que necesita el cliente. Es probable que el contacto de su cliente sea una persona ocupada y aún pueda hojear las partes importantes (incluso si es una que les debería importar un comino). Asegúrate de que él / ella sepa lo que se necesita de ellos y cuándo lo necesitas.

Asegúrese de enviar minutos completos de la reunión después de cada reunión para que todos sepan los próximos pasos.

Enfoque en “Nosotros”

Una relación cliente / agencia es solo eso, una relación. A medida que el negocio de su cliente crece, también lo hace el suyo. Ambos están incentivados a hacerlo bien y trabajar juntos como un equipo. Asegúrese de que sus informes y comunicaciones reflejen este trabajo en equipo.

Use “nosotros” o “nos” cuando hable de éxitos y logros:

• “Este mes pudimos lograr XYZ.”
• ” Vimos una mejora del X% con respecto al mes pasado.”

Tener esto en cuenta es una de esas mejoras menores que pueden replantear el trabajo que está haciendo y crear relaciones duraderas con el cliente y la agencia.

La práctica hace la perfección. Como se mencionó anteriormente, este es un proceso continuo que necesitará refinar constantemente como agencia para servir mejor a sus clientes.

Cada cliente es diferente y estos puntos deberían ayudar a mejorar varios tipos de esfuerzos de informes.