Cómo Escribir Una Carta para Informar sobre Circular

Ya debes saber que si las empresas quieren compartir información dentro de ellas, usan memos. Para los clientes, utilizan correos electrónicos o cartas personales. Pero, ¿y si tienen que hacer circular información a ambos? Las letras circulares entran en juego entonces. Es diferente de las cartas personales porque estas últimas comparten información específica para, por ejemplo, uno o varios destinatarios.

¿Qué Son Las Letras Circulares?

Si una empresa quiere informar a su personal sobre nueva información y políticas que son de tipo “general” y se leerán ampliamente, envía cartas circulares. Los mensajes pueden estar relacionados con el negocio o no.

¿De qué tipo son?

Antes de saber cómo escribir una carta circular, debes saber qué tipo de carta circular estás escribiendo. Hay dos tipos en este sentido:

• Una carta circular comercial que contiene información relativa al negocio. Esto incluye la jubilación o muerte de un socio / socios, la apertura de una nueva sucursal, el lanzamiento de un nuevo negocio, el cambio de dirección, la introducción de nuevos productos y servicios, etc.
• Una carta circular no comercial que comparte información personal o social. Esto incluye predicar ideologías políticas o dar una opinión personal sobre asuntos contextuales.

El tono, el idioma y los detalles de su carta circular deben variar en consecuencia. Por ejemplo:

Si planea abrir una nueva sucursal, comience con el nombre y la dirección de la empresa. Luego agrega el saludo. Da una pequeña introducción y anuncia la cosa, con información sobre el nuevo gerente y cómo contactarlo para necesidades futuras. Termina con buena voluntad y cierra la carta.

Si tiene que informar a su gente sobre un evento como una feria del libro que su empresa planea organizar, puede comenzar con las cosas habituales. Hágales saber el lugar y la hora, la cuota de participación, qué tipos de libros se exhibirán, quién inaugurará la feria y cuánto durará. Por último, termina con dónde los destinatarios pueden ponerse en contacto si es necesario.

El formato general es básicamente información de la empresa, saludo, declaración de propósito introductoria, detalles necesarios y cierre.

Las características de cualquier carta circular:

Sea comercial o no comercial, cualquier carta circular tiene las siguientes características:

• En muy poco tiempo, puede hacer pública cualquier cantidad de información
• El lenguaje es simple
• Su atractiva presentación convence a los lectores
• Es breve pero suficiente para comunicar el mensaje
• Es cortés y cordial
• Presenta información confiable útil para los lectores
• Todas las partes interesadas, ya sean empleados o clientes, pueden comprender su contenido
• Está libre de controversias

Si su carta circular tiene estos, lo está escribiendo correctamente.

Consejos para recordar:

• Tienes que conocer a tus audiencias. Todos ellos no poseen la misma cantidad de conocimiento sobre el tema, o, por ejemplo, la empresa. Incluso si todos no lo hacen, la mayoría de ellos deben entender lo que está tratando de transmitir.
• Use tonos severos para recordar a los empleados el ausentismo o cualquier asunto de grave importancia, con los clientes, o para información más general use un tono cordial y positivo.

No comparta información confidencial, solo comparta lo que está autorizado.