Cómo escribir una Nota para un empleado's Disciplina

En cualquier organización, puede ser necesaria una acción disciplinaria cuando el comportamiento de un trabajador tiene un impacto negativo en el individuo, los compañeros de trabajo o el lugar de trabajo. Como gerente, es posible que tenga que tomar medidas disciplinarias o correctivas para mejorar el comportamiento o el rendimiento inaceptables. Cuando ha intentado sin éxito otros métodos, como asesoramiento y evaluación de rendimiento, es posible que tenga que escribir memorandos para advertir a un empleado que parece incapaz de reformarse. He aquí cómo puede escribir un memorándum para la disciplina de un empleado.

Dar aviso suficiente

De acuerdo con la Universidad de California, puede reprender a un empleado moroso entregándole el memo como aviso al empleado de que su desempeño no cumple con algún componente esperado. Usted puede dar esta reprimenda si el trabajador no muestra un cambio después del entrenamiento informal de supervisión para ayudarlo a mejorar el rendimiento requerido. El aviso puede servir más tarde como la documentación necesaria para que usted despida a un empleado si él o ella no retiene el empleo después de que se hayan agotado todos los pasos legales.

Especifique el curso de acción

Haga referencia al memorando como un memorando disciplinario para evitar problemas legales con los sindicatos más adelante. Indique claramente la razón para escribir el memorándum. Recuerde incluir las respuestas del empleado en el memorándum, pero evite centrarse en su respuesta. Céntrese en cambio en la reformulación de la política o el procedimiento en el memorando. Al indicar lo que espera de su empleado, evita tomar medidas disciplinarias si el trabajador cumple con las reglas. En muchas situaciones, sería ilegal imponer disciplina sin seguir otros procedimientos o canales.

Mantener la privacidad

Tratar los memorandos como asuntos personales y confidenciales. Asegúrese de que solo se lo proporciona al empleado involucrado. Si es posible, también debe proporcionar una copia a sus representantes sindicales y guardar otra copia en el archivo personal del empleado para referencia futura. Sin embargo, debe consultar con los delegados sindicales de su operación si necesita conservar pruebas de dichas conversaciones o reuniones. Pueden solicitar una disposición legal que permita a su cliente grapar una respuesta por escrito al memorándum antes de presentarlo.

Use palabras significativas

En su comunicación, use palabras poderosas que se refieran a una amonestación o notificación formal por escrito. Especifique si está acusando al empleado de incompetencia, insubordinación, mala conducta o negligencia del deber. Todas estas son frases serias que podría usar durante los procedimientos disciplinarios oficiales si su despido de un empleado es impugnado más tarde. Si su nota contiene muchos eufemismos, es posible que deba convencer a un comité disciplinario de que la ofensa que cometió el empleado justifica el despido. Debe indicar el error sin picar palabras. Puede indicar que se tomará una acción determinada si el empleado no cumple con las reglas o el curso de acción acordado.

Escribir un memo elimina el riesgo de una demanda civil y actúa como un recordatorio para ambas partes sobre los asuntos acordados. En comparación con las amonestaciones verbales, los memos pueden ser útiles cuando se requieren pruebas. También son más formales y el modo estándar de comunicación en el entorno de oficina.