Cómo hacer un Boletín Que se Lee

Linda Benedict
Extensión e Información Agrícola

Un boletín puede ser un maravilloso medio de comunicación. La investigación muestra consistentemente que a las personas les gustan los boletines informativos. A las personas les gusta obtener información oportuna adaptada a sus intereses, información que es rápida y fácil de leer.

Pero para comunicarse, un boletín debe ser leído. No se puede tirar antes de ser abierto, o desterrado a la pila para leer.

Desea que su boletín de noticias sea una pieza vital de comunicación que la gente espera recibir. Esto solo sucede a través de la planificación y el compromiso.

(se abre en una ventana nueva)Conozca a su público

El primer paso en la planificación de un boletín informativo se pasa por alto con demasiada frecuencia: Conozca a su público. ¿Quiénes son exactamente? ¿En qué están interesados? ¿Qué tienen en común? ¿Qué puede hacer su boletín de noticias por ellos?

La audiencia puede ser muy diversa demográficamente, pero tiene que tener un punto en común que esté abordando con su boletín de noticias.

Por ejemplo, es posible que desee desarrollar un boletín informativo para las personas que tienen que adoptar una dieta baja en colesterol o para los agricultores que desean aprender a usar computadoras. La audiencia de un boletín de noticias distribuido a nivel nacional llamado “The Sproutletter” es gente a la que le gusta comer brotes. Así de especializada puede ser una audiencia.

Si tu público ya está definido para ti, como clientes de tu negocio o miembros de una organización determinada, entonces debes asegurarte de conocer sus intereses. Averiguar. Reúnase con algunos de ellos o envíe un breve cuestionario.

(se abre en una ventana nueva)Define tu propósito

Después de haber definido tu público, lo siguiente que debes hacer es definir tu propósito. Se aplica la misma regla: sea específico.

Por ejemplo, su boletín de noticias puede ser para personas que hacen manualidades por pago. El propósito podría ser ayudarles a comercializar esas artesanías. Incluirá información sobre los próximos espectáculos de artesanía y pasará consejos de artesanos exitosos.

O tu audiencia puede ser gente que come en casa. Su propósito es mantenerlos informados de las últimas investigaciones sobre procedimientos seguros de enlatado en el hogar, nuevos equipos y recetas que los expertos consideran seguras.

Cuanto más específico sea su propósito, más fácil será preparar su boletín de noticias. Su mente se sintoniza con bits de información que podrían ser buenos artículos. Anote esto en un archivo. Cada vez que juntes el boletín, todo lo que tienes que hacer es buscar en ese archivo el material que necesitas.

(se abre en una ventana nueva)Averigüe si alguien está leyendo

A pesar de que puede tener una audiencia y un propósito claros, aún no está listo para lanzar un nuevo boletín hasta que haya elaborado un plan de evaluación. Tienes que averiguar si alguien te está leyendo. Idear un plan antes de comenzar a publicar ayudará a garantizar que se adhiera a su audiencia y propósito sin desviarse del camino.

Utilice tres niveles de evaluación. Idear un plan para los tres.

Nivel 1
Obtenga comentarios de forma regular
Escriba al menos un artículo por número que requiera alguna respuesta del lector. Los ejemplos pueden ser:

Incluya un pedido en blanco y pida a los lectores que envíen los nombres de conocidos que deseen recibir el boletín.

Publicite una publicación que tenga en cantidad y vea cuántas solicitudes recibe debido al artículo.

Solicite preguntas a los lectores e incluya artículos de preguntas y respuestas en el boletín.

Un emprendedor especialista en extensión en Missouri comenzó un boletín llamado “Comienzos” para parejas recién casadas para ayudarles a poner sus pies en el suelo.

En un número tenía este artículo:

(se abre en una ventana nueva) ¿Qué haces?

¿Cómo manejan ustedes dos el dinero y las facturas? ¿Estás contento con tu sistema actual? Si desea compartir su sistema con otros, envíeme una línea o una llamada, lo incluiré en los “Comienzos” del próximo mes.”

En un número del boletín nacional “Conceptos de comunicación”, el autor pidió a los lectores que enviaran juegos de palabras para poder dar” premios diversión en el juego de palabras ” a los peores y mejores juegos de palabras enviados.

Nivel 2
Haga una encuesta
Haga esto una vez al año. Pregunte a los lectores qué leen y qué no leen, qué les gusta y qué no les gusta de su boletín informativo. Utilice esta información para mejorarla.

Perderás tu tiempo, sin embargo, si no diseñas la encuesta de la manera correcta. Hay un arte en hacerlo. Aquí hay algunos consejos:

Pregunta solo lo que quieres saber y nada extra.

Mantenga el formulario de encuesta lo más corto posible, no más de una hoja de 8-1/2 por 11 pulgadas. El reverso de una postal es lo mejor.

Facilita el regreso de las personas. Incluya un sobre con su dirección y sello. Una postal estampada con dirección propia tiene ventajas porque se puede insertar en uno de sus números.

Las personas se desactivan por preguntas sobre edad e ingresos. Si esta información es vital para usted, no la pregunte primero. Déjalos entrar en calor para tu encuesta primero. Luego, cuando lo pida, proporcione rangos, como una edad entre 30 y 39 años o un ingreso inferior a 3 30,000 por año.

Otro consejo para una encuesta es que no tienes que preguntar a todos. Si tiene una muestra aleatoria, puede extrapolar los resultados a toda la población. Elija uno de cada diez nombres de su lista de correo, por ejemplo.

También es esencial hacer un simulacro antes de enviar la encuesta al correo. Prueba la encuesta en un puñado de personas para asegurarte de que tus preguntas sean comprensibles.

Nivel 3
Averigüe si alguien está haciendo algo diferente debido a su boletín de noticias
Este es el nivel de evaluación más difícil. Tiene que ser cuidadosamente orquestado. Averigüe una cosa por la que desea hacer campaña en su boletín de noticias. Luego averigüe rápidamente si su campaña sirvió de algo. Estos son los pasos:

• Promociona algo. Es posible que desee usar dos, tres o más números para hacer esto.
• Averigua si alguien está haciendo lo que estás promocionando gracias a tu boletín de noticias.
• Recuerde descubrirlo rápidamente. Pueden empezar a hacerlo. Pero olvidarán que obtuvieron la idea de su boletín de noticias a menos que cronometre su evaluación y la campaña juntos. Idealmente, el plazo debería ser dentro de los 30 días posteriores al final de la campaña, o ciertamente dentro de los tres meses.
• Por razones de eficiencia, es posible que desee incluir esta evaluación en su encuesta anual.

Lo que elijas para hacer campaña depende de tu audiencia y propósito. Si tu audiencia son los recién casados y tu propósito es ayudarlos a tener un buen comienzo financiero, es posible que desees hacer una campaña para que establezcan un presupuesto.

Es posible que desee hacer una campaña para ayudar a los observadores de peso a mantener el peso, a los fumadores a dejar de fumar o a los agricultores a adoptar ciertas prácticas de conservación del suelo. Un boletín de empleados del hospital llevó a cabo una campaña para promover la cortesía en los ascensores. Sea lo que sea, si encuentras que la gente ha cambiado sus vidas debido a tu boletín, eso es todo un logro. Ese tipo de resultados puede ayudarte a obtener un aumento o más suscriptores. De cualquier manera, te has preparado para el estrellato del boletín informativo.

(se abre en una ventana nueva)Promocione su boletín de noticias

El próximo plan que debe idear es cómo comercializar su boletín de noticias. Una manera efectiva de hacer esto es a través del marketing por correo directo. Necesitará listas de correo. Si su público elegido pertenece a organizaciones que compartirán listas de correo con usted, ya está todo listo. Pero si usted está tratando de llegar a una audiencia cuyos miembros no están ya organizados de alguna manera, entonces tiene su trabajo hecho para usted.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar una lista de correo:

Obtenga publicidad en publicaciones que lleguen a su audiencia. Si puedes conseguir esto gratis, genial. Si no, es posible que tenga que comprar un espacio publicitario. Los anuncios clasificados son menos costosos que los anuncios de exhibición y pueden producir un número sustancial de nombres.

Coloque cupones en cada número de su boletín pidiendo a los lectores que envíen nombres de amigos o familiares que podrían estar interesados en suscribirse.

Consulta con personas clave que tengan contacto con la audiencia que buscas. A ver si estarían dispuestos a ayudarte a encontrar nombres y direcciones. Por ejemplo, para el boletín “Comienzos” para parejas casadas jóvenes, el autor se dirigió a los ministros solicitando nombres.

Una vez que tenga una lista de correo, puede proceder a promocionar su boletín e instar a la suscripción. Diseñe un volante de correo directo y una carta de presentación que explique al lector lo que ganará con su boletín informativo. Responda a esta pregunta milenaria para el lector:”¿Qué gano yo?”Aquí hay una fórmula que puede seguir al escribir su copia:

• Prométeme un beneficio.
• Diga a los lectores lo que obtendrán. Tentarlos.
• Haga copias de seguridad de sus declaraciones con pruebas.
• Reformule el beneficio más fuerte en el cierre.
• Incite a la acción AHORA.

Idealmente, su paquete de marketing por correo directo debe incluir:

• Una carta de presentación.
• Un volante de correo directo.
• Una tarjeta de suscripción con dirección propia y franqueo pagado.
• Un ejemplar de la newsletter.

Si su boletín de noticias ha estado disponible durante un tiempo y está buscando más suscriptores con su campaña de correo directo, puede incorporar la técnica del testimonio. Averigüe de los lectores lo que han ganado de su boletín de noticias. Si ha hecho un buen trabajo de evaluación, debería tener este tipo de citas ya en sus archivos. Incluya estas citas en el diseño de su volante de correo directo.

(se abre en una ventana nueva)Comience su boletín de noticias

OK, conoce a su público y tiene un propósito claro. Ha pensado en un plan de evaluación y marketing. Ahora, ¿cómo organizar el boletín y escribirlo?

El enfoque más eficiente para la organización de un boletín de noticias se basa tanto en el mundo de los periódicos como en el mundo de las revistas. Usted toma prestado del mundo de los periódicos el enfoque de noticias para determinar la prominencia de sus artículos. Tu artículo mejor, más oportuno e importante va primero. El resto de los artículos siguen.

Usted toma prestada del mundo de las revistas la técnica de la departamentalización. Es decir, pones ciertos tipos de información bajo encabezados predeterminados. Por ejemplo, en “El Boletín de Noticias sobre los boletines de noticias”, el autor tiene un departamento llamado “Reseñas de boletines de noticias”.”En él habla de nuevos boletines, su audiencia, propósito, formato e información de suscripción.

Otros ejemplos de departamentos pueden incluir columnas de preguntas y respuestas, perfiles de personalidad de empleado del mes o columnistas invitados. Usted determinará sus departamentos en función de la audiencia y el propósito de su boletín informativo.

La técnica del departamento hace que su boletín sea más fácil y rápido de leer. Los departamentos también le ayudan a publicar su boletín de noticias. Sabes exactamente dónde poner ciertos bits de información sin tener que reinventar la rueda en cada edición.

(se abre en una ventana nueva)Escribe sobre lo correcto

Escribe sobre lo que tu audiencia quiere y necesita saber. Piense en estas cinco necesidades que todo el mundo tiene:

A las personas les gusta el reconocimiento
Usan nombres en su boletín de noticias. A la gente le gusta leer sobre sí misma primero, luego sobre las personas que conocen y, finalmente, sobre las personas famosas. Aprovecha esa necesidad. Incorpore nombres siempre que pueda. Ofrezca ejemplos de cómo las personas reales hacen las cosas que desea promover en su boletín de noticias.

Por ejemplo, un especialista en textiles de extensión en Missouri hizo un boletín para costureras profesionales. En cada número usó el nombre de alguien que le había hecho una pregunta o que le había proporcionado un consejo valioso.

Un especialista en ganado de extensión en Missouri utilizó la misma técnica. Encontraba agricultores que hacían el tipo de prácticas que quería promover y luego usaba sus nombres en su boletín informativo.

A la gente le gusta ganar y ahorrar dinero
Sin importar cuál sea su audiencia o propósito, proporcione un ángulo económico a su boletín de noticias. Al menos una referencia en cada número debería ayudar a las personas a ahorrar o ganar dinero.

Las personas como seguridad
Incluyen información de seguridad o salud en un artículo o tienen un departamento de consejos. La gente parece estar más consciente que nunca de la seguridad y la salud.

A la gente le gusta ahorrar tiempo
Casi todo el mundo tiene mucho más que hacer que horas en el día. Esto es especialmente cierto en el caso de las audiencias de los boletines. Es por eso que se suscriben a boletines informativos. Consejos fáciles de leer para ahorrar tiempo pueden hacer que su boletín de noticias se encariñe con sus lectores.

A la gente le gusta divertirse
Cuando los autores se acercan a su boletín informativo como un medio para comunicarse con un amigo, es más probable que escriban una mejor copia y sean leídos más. Si puedes llevar una sonrisa a la cara de alguien, has ganado a un amigo. Agregue un poco de humor a su boletín de noticias. Escribe un titular inteligente. Incluye un departamento de diversión. Transmite una situación divertida que alguien resolvió.

Por ejemplo, un administrador de extensiones en Missouri escribió un boletín para su personal y siempre incluyó un departamento de “Turquía del Mes” en el que admitió algún error o boo-boo que había cometido.

El nombre del boletín para empleados de Sea World de San Diego es ” The Whale Street Journal.”Un especialista en lácteos de extensión tituló su boletín “No hay datos sobre la ubre de Toro”.”

Un especialista en ganado de extensión añadiría una cita al final de su boletín como relleno. Pero en lugar de usar una de esas citas anónimas inocuas, siempre citó a una persona real de una broma que se escuchaba mientras tomaba café en el restaurante de una pequeña ciudad donde se reunía con frecuencia con los agricultores.

(se abre en una ventana nueva)Escribir para leer rápidamente

La gente quiere que los boletines sean de lectura rápida. Quieren ser capaces de captar rápidamente la información que ha presentado. Escribe tus artículos para ayudar a tu lector a leer más rápido.

Comience con una explosión
No se anden con rodeos. Ve al grano. Los artículos de boletines informativos no necesitan presentaciones floridas. Así que toma prestado el estilo de escritura concisa del periodismo periodístico.

Use la palabra más familiar y corta.

Escribe para expresar, no para impresionar. ¿Por qué decir “utilizar ” cuando” usar ” bastará?

Escribe a un nivel ligeramente inferior al que tu audiencia es capaz de leer. Los lectores aprecian esto porque la lectura va más rápido, y esto les ahorra tiempo. Incluso publicaciones tan estelares como el Wall Street Journal no superan el nivel de lectura de la escuela secundaria. Haz lo que se llama un “índice de niebla” en tu boletín de noticias. Esta es una técnica para verificar el nivel de grado para el que está escrito.

Escribe como hablas
Mantén tu estilo informal. Después de todo, esto es una carta.

Edite su copia
Déjela reposar al menos 24 horas y luego regrese y deshágase de la verborrea y limpie el texto para mayor claridad. Si es posible, pídale al menos a otra persona que edite la copia por usted. Es difícil ser tu propio editor.

La parte más importante de su artículo es la primera frase. Después de que haya escrito el primer borrador del artículo, regrese y asegúrese de que la primera oración llame la atención.

Incluso más importante que la primera frase es el título. Los titulares pueden hacer o deshacer su boletín de noticias. ¿Qué hace la gente cuando escanea una publicación? Leen los titulares. Eso determina lo que leerán, si es que leen algo.

(se abre en una ventana nueva)Luchar por buenos titulares

Escribir buenos titulares es una lucha. A menudo toma más tiempo que escribir el artículo. Pero lo que descubrirás es que a medida que escribes el titular, te acercas a la esencia del artículo. Los autores a menudo vuelven y reescriben la primera parte de sus artículos para que coincida con los buenos titulares. Escribir titulares te ayuda a explicar el punto de manera tan concisa como puedas. Aquí hay algunas reglas para una buena escritura de titulares:

Use verbos de acción
Verbos como “agarrar”, “golpear”, “agitar” y “construir” son verbos que implican acción. Mantente alejado de verbos estáticos como ” es ” y “son”.”Un título es aún más aburrido si no incluye un verbo en absoluto. Estos titulares se denominan “titulares de etiqueta” y pueden ser mortales a menos que se utilicen en combinación con un titular adjunto, a menudo en un tipo más pequeño, que incluya un verbo.

• Pobre
  Noticias de la Reunión Anual
• Mejor
  Traza tu camino a Portland para la Reunión Anual

Usa el tiempo presente
Mantén los verbos en tiempo presente. Este es el estilo al que los lectores están acostumbrados en los periódicos. El tiempo presente suele ocupar también un espacio menos valioso.

Llegar al punto
Contar de qué trata el artículo. Sé inteligente si puedes. Pero no engañe al lector en cuanto al punto del artículo. Por ejemplo, el titular de un artículo sobre cómo escribir un buen CV se titulaba ” No dejes que un CV obstaculice tu expediente.”Este es un juego de palabras inteligente, pero aún así contó de qué se trataba el artículo.

(se abre en una ventana nueva)Desarrolle un estilo

Para facilitar su escritura, debe establecer ciertas pautas, conocidas en el negocio editorial como estilo. Esto significa que siempre haces ciertas cosas de la misma manera para que no tengas que replantearte cómo hacerlas.

Su estilo incluye cosas como títulos de personas, por ejemplo. En la primera referencia, su fuente puede ser John Smith;y en la segunda referencia, el Sr. Smith o Smith. Es posible que desee referirse a todas las mujeres con el título de Em O que desee dejar de lado los títulos por completo. No hay bien o mal en ninguna de estas opciones. Solo decide y luego sigue con ello. Esto también hace que su escritura sea más fácil de leer. El lector subconscientemente recoge tu estilo y no se confunde.

Además de los títulos, es posible que también desee tomar decisiones sobre cómo escribir números y cómo designar estados.

Si no quieres tomar todas estas decisiones tú mismo, simplemente adopta el estilo de otra persona. Una guía de estilo popular es el Washington Post Deskbook on Style. Muchos periódicos usan estos libros de estilo. Ambos están disponibles en las librerías o se pueden pedir fácilmente para usted.

Otras cosas particulares de su boletín de noticias no se cubrirán en un libro de estilo estándar. Así que crea tu propio suplemento. Podría haber cosas como las siglas que no deletreas y cómo te refieres a una organización en la segunda referencia. Por ejemplo, MU tiene un libro de estilo complementario en el que se aclaran las reglas sobre la segunda referencia a la universidad: Use MU o Mizzou.

Siga estos consejos y estará en camino a un boletín bien escrito, bien organizado y bien leído.

(se abre en una ventana nueva)Bibliografía

• Beach, Mark. Edición de Su Boletín de Noticias: Cómo Producir una Publicación Efectiva Utilizando Herramientas y Computadoras Tradicionales. Coast to Coast Books, 1988.
• Benedict, Linda y Jan Colbert. CM0440, 1990.
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• Francés, Christopher W., Editor. The Associated Press Stylebook and Libel Manual, 1987.
• Goss, Frederick. Success in Newsletter Publishing: A Practical Guide (en inglés). Newsletter Association, 1985.
• Hudson, Howard. Publicación de Boletines Informativos. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: A Practical Guide (en inglés). William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren y Duncan McDonald. When Words Collide: A Journalist’s Guide to Grammar and Style (en inglés). Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Editor. The Washington Post Deskbook on Style (en inglés). McGraw-Hill, 1978.
• Blanco, enero. Editing by Design: A Guide to Effective Word-and-Picture Communication for Editors and Designers (en inglés). R. R. Bowker Co., 1982.
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