¿Cómo organizar Reuniones Efectivas como Apple y Google?

Las empresas organizan reuniones eficaces para que las ideas nuevas y frescas de la generación joven se combinen con la experiencia y el enfoque práctico de la generación madura. Sin embargo, estas reuniones son en su mayoría un desperdicio de tiempo e improductivas, ya que siempre ha habido un choque de pensamientos y, por lo tanto, no hay resultados. Aquí, hay ciertas cosas que deben tenerse en cuenta para que las reuniones sean efectivas, exitosas y productivas.

Estrategias de reuniones eficaces:

Las reuniones son el factor más importante para la realización de cualquier proyecto. Como diferentes tipos de profesionales

trabajan en un proyecto similar, las reuniones son una actividad donde se puede compartir información y pueden reunirse y discutir el progreso del proyecto.

Pero, por lo general, las reuniones en la oficina resultan ser un lastre, y algunas de las razones para ello serían

1. Que comienzan tarde
2. Personas que llegan tarde
3. Sin participación activa
4. Pocos ausentes
5. Que tardan más de lo esperado
6. Desenfocarse
7. Aparatos defectuosos/ errores técnicos

Todas estas razones arruinan toda la reunión perdiendo el tiempo, volviéndose ineficaces y menos productivas. Esto también afecta al progreso del proyecto, lo que disminuye el éxito y el crecimiento de la organización.

Ahora, si desea deshacerse de todos estos problemas, siga las 3 reglas para ejecutar reuniones efectivas.

¿Cómo organizar una Reunión Más Eficaz?

1. Una AGENDA mantiene intacto el tema a discutir
2. Comenzar a tiempo y terminar a tiempo.
3. Finalice la reunión con un plan de acción y comparta los próximos pasos a seguir

¿Cómo Organizar Reuniones Efectivas Como Las Principales Empresas del Mundo?

Solo se debe llamar a los requeridos:

Un lugar de reunión no es un parque o una sala de fiestas donde todos los miembros de la oficina deben ser llamados. En el momento de la reunión sólo se convocará a las personas que sean necesarias. El jefe debe tener cuidado de que solo los empleados que forman parte del proyecto estén presentes en el lugar de reunión. El jefe no debe dudar en pedirles que abandonen el lugar de reunión cuando no sea necesario.

Según muchos expertos, solo debería haber 10-11 personas en el momento de la reunión. Si hay más personas que no son requeridas, entonces el propósito de la reunión no se guardará y resultará en un desperdicio de tiempo y dinero.

Las reuniones deben ser breves y concisas:

Todos los miembros que participen en la reunión tratarán de que la reunión sea breve y concisa. El jefe de la reunión siempre hará hincapié en que la reunión no se prolongue demasiado porque entonces todos los miembros presentes pierden su interés en la reunión y siempre esperan para superarla.

Muchos expertos han sugerido que los empleados pierden su interés después de 15-20 minutos, por lo que después de un punto, no podrán contribuir con ningún aporte productivo para llevar a cabo reuniones efectivas.

Se nombrará a un responsable de la toma de decisiones:

En todas las reuniones se nombrará un responsable cuya decisión será definitiva. En las reuniones, todos los miembros presentan sus puntos de vista, como resultado de lo cual hay un conflicto de opiniones y, en general, hay una dificultad en la toma de decisiones.

Por lo tanto, siempre es mejor nombrar a un jefe cuya decisión se tomará como la palabra final y no habrá ninguna duda en su decisión.

Dé tiempo libre a los empleados después de la reunión:

Cada reunión, ya sea por un tiempo corto o largo, tiene su propósito y agenda. Cada empleado después de la reunión se siente estresado y necesita relajarse. Todas las grandes empresas después de la reunión dan tiempo libre a sus empleados para que puedan relajarse y las ideas nuevas y frescas fluyan en su mente.

El tiempo que se da a los empleados se paga uno para que no tengan ninguna carga de perder sus ingresos. Google, proporciona un 20% de tiempo libre a sus empleados, cuyo resultado es Gmail y Google Earth. Para que un empleado genere nuevas ideas, necesita sentirse relajado y libre.

La ubicación de la reunión es muy importante:

No siempre es importante que una reunión se celebre en la sala de juntas o en cualquier otra zona oficial. Para que los empleados tengan interés en la reunión, la ubicación también es un factor importante. Si la reunión se convoca en un parque o en un café, los empleados se sentirán libres, relajados e intentarán aportar ideas más innovadoras a la reunión.

Sin embargo, si el jefe quiere crear una reunión en el área oficial, solo entonces la cocina también es una idea interesante.

Los empleados deben estar de pie:

En la oficina, los empleados y los empleadores siempre están sentados. Según muchos estudios de expertos, una persona que está sentada durante una hora pierde alrededor de veintidós minutos de su vida. Por lo tanto, todas las empresas deben tratar de llevar a cabo al menos 10-15 minutos de la reunión mientras están de pie.

Me gusta en Facebook, donde hay una reunión de 15 minutos en la que todos los empleados se ponen de pie y luego se lleva a cabo la reunión. Otro punto importante a destacar es que cuando se hace que los empleados se pongan de pie, su participación en la reunión es mucho mayor que cuando están sentados.

El aporte de todas las personas es importante:

En todas las reuniones es importante que todos los miembros presentes den su valioso aporte. Todos los miembros cuando dan su opinión, siguen pensando en las nuevas ideas que están muy en el flujo de la reunión.

Estos empleados tratan de dar ideas nuevas e innovadoras, ya que mejorarán su buena voluntad en la empresa. Los empleados también se sienten involucrados y deseados en la reunión. Esto aumentará su contribución en la reunión.

Mantenga un orden del día de la reunión:

Tener una agenda para la reunión es lo más importante. Si no hay orden del día, la reunión no tendrá dirección. Los empleados no tendrán interés en las discusiones que se realicen en la reunión porque saben que su discusión no llevará a ninguna parte.

El jefe de la reunión deberá llevar siempre consigo un cuaderno en el que se enumerarán todos los puntos a tratar. A medida que avance la reunión, se marcarán los puntos que se hayan debatido para que ningún punto quede sin debate.

Todos los empleados conocerán el propósito de la reunión:

Todos los empleados presentes en la reunión conocerán el propósito de la reunión. El empleador deberá, antes de la reunión mencionar claramente el propósito de la reunión y lo que se espera de ellos.

Si la reunión se convoca para encontrar la solución al problema, los empleados deben conocer la naturaleza del problema y qué tipo de solución se supone que deben dar. El problema se explicará en un máximo de 5 a 7 palabras para que los empleados no se confundan.

Se evitarán las computadoras portátiles en las reuniones:

Se evitarán las computadoras portátiles en las reuniones porque seguramente crean distracciones para los empleados. Muchos expertos aconsejan que los empleados que toman notas manuscritas tiendan a prestar más atención al propósito para el que se ha convocado la reunión.

Además, los empleados que no usan computadoras portátiles pueden dar una mejor entrada productiva en la reunión. Sin embargo, el empleador se asegurará de que los empleados tengan un descanso de 10 a 15 minutos para revisar sus correos electrónicos en caso de que se espere que la reunión dure mucho tiempo.

Los teléfonos móviles son grandes no en la reunión:

A todos los empleados que vayan a asistir a la reunión se les pedirá con anticipación que sus teléfonos móviles no estén permitidos en la reunión. Hay muy pocas cosas que son muy importantes que necesitan que el empleado atienda la llamada telefónica. El empleado que dirige la reunión anunciará mucho antes de que comience la reunión que se supone que los empleados no deben responder a las llamadas mientras están en la reunión, ya que el flujo de la reunión se interrumpe y todos los demás empleados también están distraídos.

Responsabilizar a los empleados:

Al igual que, en Apple hay DRI, lo que significa que todos los empleados son responsables y rinden cuentas directamente. Todos los empleados de alto nivel serán directamente responsables de la acción de la empresa. Los empleados de mayor edad darán ejemplo a los empleados más jóvenes de que son directamente responsables ante el público y no hay nada de lo que avergonzarse.

Se debe evitar el uso de PowerPoint:

El uso de powerpoint por parte de los empleados simplifica la tarea para los que están presentando sus proyectos en la reunión, pero se vuelve aburrido para aquellos que tienen que entenderlo. En Amazon, el uso de powerpoint no es estricto, se supone que deben usar viñetas. Esto hace que las cosas no solo sean interesantes, sino también fáciles de entender.

Los datos deben utilizarse en las reuniones:

Los empleados que presenten sus proyectos en las reuniones utilizarán los datos para respaldar sus opiniones. Si no se utilizan datos, la reunión se convertirá en el lugar de debate, ya que todos los empleados presentarán su opinión, pero no habrá datos que respalden. Los datos que se utilicen deben ser de apoyo tanto en términos de calidad como de cantidad. Por ejemplo, en Yahoo los datos cuantitativos se utilizan en las reuniones para respaldar las opiniones.

Un tomador de notas estará presente en todas las reuniones:

Siempre se nombrará un tomador de notas en todas las reuniones porque en la reunión hay de dos a tres presentaciones de powerpoint. Si hay un tomador de notas, entonces todos los puntos importantes podrían enumerarse fácilmente. Además, si hay un empleado que tiene una reunión puede obtener una copia de la misma y encubrimiento que se está perdiendo.

Se distribuirá una nota de examen de la reunión:

Se distribuirá en la oficina una copia de lo que se haya decidido en la reunión. Esto hará que los empleados recuerden todas las decisiones importantes que se tomaron en la reunión. Esto ayudará a los empleados a trabajar en la dirección en la que se lograrán los objetivos de la empresa.

Establezca el límite de tiempo para la reunión:

En Google, hay grandes temporizadores configurados en el lugar de reunión para que haya un límite de tiempo establecido para las reuniones. Si hay temporizadores en el lugar de la reunión, el presentador en la reunión se asegurará de que todo vaya según el horario.

Programar reuniones a intervalos regulares:

Todas las empresas deberán indicar que organizan reuniones a intervalos regulares. Al hacer esto, podrán discutir los asuntos que se avecinan en el futuro cercano y aquellos que requieren la toma de decisiones de cualquier tipo. Además, el empleador puede controlar los diversos aspectos de las empresas y los empleados pueden mantenerse bajo control.

Todos los presentes estarán listos para ser desafiados y ser desafiados:

Steve Jobs una vez que el CEO de Apple tuvo la capacidad de hacer llorar a los empleados si cross era interrogado por él. En todas las empresas, los empleados que asistan a la reunión podrán preguntar a la persona mayor cuando esté confundida sobre algún punto y también estar lista con las respuestas cuando el empleador haga preguntas.

Manténgase positivo sobre las reuniones:

Todos los que estén presentes en el lugar de reunión deberán ser positivos sobre las ideas que se están presentando en la reunión. Ninguna idea será descartada de inmediato. Los pros y los contras de todas las ideas presentadas se calcularán antes de descartarlas.

Las nuevas ideas siempre serán bienvenidas:

Las nuevas ideas siempre serán bienvenidas por los empleadores. En general, en las reuniones, un empleado que presenta la nueva idea es criticado por otros empleados. El jefe de la reunión no solo alentará nuevas ideas, sino que también tratará de incorporarlas en su proceso de trabajo.

La tarea debe ser hecha por los empleados:

Todos los que asistan a la reunión deberán venir preparados con la tarea hecha. Esto ayuda a los empleados a recuperar lo que se ha hecho en las reuniones anteriores para que puedan seguir adelante. Además, los empleados cubrirán los puntos que se han perdido antes.

Respetar el tiempo de otras personas:

Todos los empleados respetarán el tiempo de otras personas. Saben con mucha antelación sobre la reunión, por lo que deben planificar sus otras actividades en consecuencia. Las personas que no respetan el tiempo de otras personas no esperarán lo mismo de los demás también.

Conclusión:

Tanto Google como Apple son famosos no solo por sus innovaciones tecnológicas, sino también por la forma en que llevan a cabo sus reuniones. Las reuniones que se llevan a cabo en este lugar no solo son más productivas, sino que también benefician a los empleados. Por lo tanto, todas las empresas deben tratar de seguir estos sencillos pasos para organizar reuniones efectivas y aprovechar al máximo a sus empleados.