Cómo organizar un evento en una discoteca / Blog de música Deep House

Cómo organizar un evento en una discoteca

Escrito por Tim Andresen (Culture Box, Dinamarca)

Organizar un evento único o establecer una noche que un día será el material de las leyendas, todo comienza de la misma manera, con un buen negocio básico, conocimiento del mercado, pasión, buena música y un ojo para los detalles. Quién mejor para ofrecer consejos tan reales sobre cómo organizar una noche de club que el danés Tim Andresen, el DJ, propietario de la etiqueta y productor, ha organizado noches mensuales en Culture Box desde 2005 y co-dirige el lugar como socio desde 2016, lo que lo convierte en una de las marcas de clubes más fuertes de toda Europa con una línea de DJ diversa y siempre impresionante.

¿Cómo elegir el lugar correcto?

El lugar es importante, y necesita una buena reputación. Necesita llevarse bien con los propietarios del lugar, el personal y la seguridad y construir una relación de confianza. También necesita saber que los propietarios del lugar están en él por las razones correctas y viceversa. Tenga en cuenta que ambas partes deben aportar algo para que la asociación sea exitosa y algo que dure más que un corto período de tiempo. El lugar necesita tener el mismo enfoque y prioridades similares como usted y la multitud que desea atraer. Si va a llevar a su elegante público de servicio de botellas a un lugar subterráneo demolido, obviamente hay un desajuste. Aparte de eso, siempre es importante con un sistema de sonido de alta calidad, luces y una opción para que coincida con sus solicitudes visuales. La gente tiene grandes expectativas en estos días y quieres que la experiencia musical y visual sea lo mejor posible. La logística y los precios en el lugar también son importantes para vigilar. No querrás que la gente haga cola durante 90 minutos al aire libre, que espere 30 minutos al pedir una cerveza súper cara en el bar o que no pueda visitar el baño. Elegir el lugar equivocado una vez puede hacer que la gente deje de seguirte en el futuro.

¿Cómo reservar DJ?

Siempre he tenido una mezcla de calidad de artistas del sello, buenos amigos del sello, grandes cabezas de cartel y nuevos talentos. Trato de reservar DJs jóvenes y experimentados y prefiero sets largos siempre que sea posible. Mis noches mensuales de What Happens at Culture Box se han estado ejecutando desde 2007 y han sido el patio de recreo inicial para artistas como Denis Horvat, Christian Nielsen, Nandu y Radeckt, por nombrar algunos. Todos se cortaron los dientes aquí antes de que alguien realmente escuchara de ellos internacionalmente. Además, he tenido una lista interminable de DJs superestrellas internacionales, como Nick Warren, Guy J, Joris Voorn, Nic Fanciulli, Steve Lawler, Amelie Lens, Nicole Moudaber, Pleasurekraft, etc. Algunos se reservan directamente donde otros se reservan a través de agencias. Se trata de encontrar tu propia fórmula y trabajar con aquellos que te gusten a ti y al público.

¿Cuánto debo pagar a los DJ?

todo depende. Encuentra un precio justo que te mantenga a todos contentos. Los DJ y amigos locales más pequeños generalmente están dispuestos a ayudar y tocar a precios muy razonables cuando se suben a bordo. Cuando se trata de grandes nombres de cabezas de cartel internacionales, es importante ponerse en contacto a tiempo y ser bueno en la negociación con los agentes de reservas. Un cierto conocimiento de la escena y la contratación de artistas en general te beneficiará mucho. Una buena reputación y relación con un agente de reservas puede ahorrarte mucho tiempo, estrés, dinero y, muy a menudo, conseguirte DJ conocidos a precios decentes también. Si no tiene idea de cómo abordar una reserva y el agente pone su precio primero, siempre puede confiar en que será mucho más alto de lo que realmente necesita pagar al final. Sin embargo, su contraoferta tiene que ser respetuosa. De lo contrario, no es probable que se realice la reserva. Trabaje más cerca el uno del otro, pero siempre tenga un plan de respaldo o dos en caso de que no esté confirmando el acto deseado, lo que sucede con mayor frecuencia. Cosas clave a tener en cuenta; No lo estropees. Actúa rápido con el papeleo. Lea el contrato y el piloto de tecnología y hospitalidad que se le envió para evitar errores. Mantenga los plazos y pague las facturas a tiempo.

¿cuánto debo cobrar por las entradas?

Carga lo suficiente para ganar dinero a largo plazo. No debes sobrecargar y ahuyentar a la gente incluso antes de comenzar y probarte a ti mismo. Nunca tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión y necesita suficiente gente para hacer una noche de calidad y hacer felices a los propietarios del lugar. En lo que respecta al precio de las entradas, todo se reduce a la zona, la alineación, el espectáculo, el lugar y su público habitual. Si los miembros del club salen el domingo por la mañana y se lo pasan como nunca, estoy seguro de que el precio de la entrada no es lo primero que les preocupa. Pero es clave aumentar la confianza, así que no eleves el precio sin ofrecer algo a cambio.

¿Cómo promocionas el evento?

En estos días, es principalmente promoción en línea en las redes sociales para nosotros. Las fotos y videos de noches anteriores pueden ser documentación útil, pero hay lugares, noches y multitudes que no les gusta el uso de cámaras, así que tenga cuidado. Los videos y sets grabados reproducidos por los artistas en otros lugares o festivales también son un gran contenido para usar en su promoción previa a su evento. El contenido personal de los artistas involucrados es otro ganador. Si es posible, trate de organizar reportajes en la prensa, como artículos, entrevistas y podcasts. Sé activo y creativo. Sepa cómo usar las diversas plataformas y no tenga miedo de compartir historias personales donde sea que tenga sentido promocionar las cosas. La gente quiere oír más de ti que tonterías. Sin embargo, la forma más fácil de conseguir que el lugar esté ocupado es de boca en boca, así que asegúrese de tener algunos embajadores y personas confiables a su alrededor. Recuerde siempre que si la multitud está satisfecha con lo que hace, continuarán viniendo y apoyando las fiestas que organice. Es probable que tus amigos cercanos te apoyen al principio, pero eso terminará algún día, así que busca un poco más y crea tu propia red y haz que crezca continuamente.

En algunos países o áreas y para algunas fiestas, el uso de la promoción en la calle puede ser esencial, aunque para ser honesto, no es algo que usemos mucho aquí en Culture Box o en Copenhague en estos días.

¿Qué hace un buen evento?

La respuesta corta: un gran público listo para ello y algunos DJ expertos que saben cómo crear momentos mágicos. Muchos DJs pueden batir dos discos, pero pocos pueden llevar a las multitudes a otro nivel.

¿En qué más tengo que pensar?

Tenga su empresa establecida y lista para que el papeleo no sea un problema o lo meta en algún tipo de problema más adelante. Es la parte aburrida del trabajo, pero necesaria al iniciar su propio negocio.

Si estás empezando con otra persona, asegúrate de que las reglas y expectativas estén 100% claras para todos. Demasiadas amistades en esta industria se han roto debido a una mala planificación antes del comienzo de algo nuevo.

Presta atención a los temas políticos. El clubbing se ha convertido en un fenómeno global y con eso sigue la responsabilidad. Puede ser cualquier cosa, desde una representación de género justa en las formaciones musicales hasta todo tipo de desafíos ambientales.

Manténgase siempre fiel a sus propios pensamientos e ideas, pero no tenga miedo de hacer cambios si es necesario. Lo que es un éxito ahora puede que no lo sea el año que viene.