Cómo organizar una Videoconferencia Con Varios Asistentes

De muchas maneras, es maravilloso que pueda comunicarse con clientes en otras ciudades usando solo su computadora. Pero al igual que en la vida real, cuantas más personas estén en una reunión en línea, más probable será que algo salga mal. Con cada nuevo participante, se perderán casi 10 minutos en problemas para llamar,” dejar ” a los asistentes y escuchar comentarios, lo que le dejará solo la mitad del tiempo para completar su negocio.

Cómo organizar una Videoconferencia Exitosa con Varios Asistentes

Aunque puede parecer abrumador organizar una conferencia con cinco o más asistentes, hay muchas cosas que puede hacer para garantizar que la reunión se desarrolle de la manera más fluida posible. Aquí hay algunos consejos de preparación para reuniones que involucran:

• Múltiples participantes. Lo primero que debe hacer es identificar un momento en el que todos los asistentes estén disponibles. Muchas aplicaciones de software en línea (como Doodle o Meet-O-Matic) permiten a varios usuarios bloquear fechas de calendario, mostrando claramente la disponibilidad y guardando muchos correos electrónicos de ida y vuelta.
• Múltiples ubicaciones. Una de las primeras cosas que los organizadores deben hacer es asegurarse de que los asistentes hayan recibido la hora correcta para la reunión. Esto incluye consultar a los asistentes en otras zonas horarias para asegurarse de que su hora de reunión se ha calculado correctamente.
• Múltiples dispositivos. Muchos asistentes pueden estar “llamando” usando sus cámaras y computadora, pero algunos participantes en movimiento pueden asistir usando sus teléfonos inteligentes o tabletas. Asegúrese de que puede dar instrucciones claras sobre cómo unirse a la reunión en un dispositivo alternativo (y no solo en iPad o iPhone).
• Múltiples plataformas. Es posible que tenga que cambiar de usuario, ver dos pantallas diferentes a la vez o iniciar sesión en un programa diferente durante la reunión. Debe hacer un ensayo técnico completo antes de la reunión para asegurarse de que todos los diferentes programas funcionen al mando y trabajen juntos.

En Casamo & Asociados, sabemos que su tiempo es valioso. Es por eso que podemos encargarnos de la organización de su reunión, coordinar sus horarios y documentos de presentación, proporcionar soporte técnico durante la reunión y actuar como enlace entre usted y sus asistentes. Podemos organizar su reunión en nuestro sitio de videoconferencias totalmente equipado y notificar a sus asistentes de los sitios de videoconferencias cercanos a sus ubicaciones utilizando nuestra red. Si desea reservar nuestra sala de conferencias, visite nuestra página de Programación en línea para bloquear la fecha lo antes posible.