Compartir información de manera efectiva

Comunicar información crítica con nuestros compañeros de trabajo y partes interesadas es una de las principales formas en que las coaliciones de agresión sexual logran los objetivos de la organización. A través del desarrollo de recursos y la oferta de apoyo, compartimos información y estrategias destinadas a aumentar la conciencia y la acción dentro de los individuos, las comunidades y las instituciones. Al igual que nuestras familias y comunidades, nuestros lugares de trabajo tienen normas generales que moldean nuestras interacciones. Cuando se trata de compartir información, la cultura organizacional es una influencia importante en la forma en que interactuamos. Si bien la cultura organizacional desempeña un papel importante, también contamos individualmente con la capacidad de rendir cuentas a los demás de cómo tomamos decisiones clave o tomamos acciones importantes.

Para los nuevos empleados de la coalición, en particular aquellos que han trabajado en servicios directos, nuestras organizaciones pueden proporcionar al parecer un espacio y un tiempo amplios para compartir información y mantener conversaciones críticas sobre el trabajo que hacemos. Y lo hacemos! Sin embargo, a medida que nos encontramos lidiando con una multitud de demandas de trabajo y plazos diferentes, nuestra capacidad de comunicarnos de manera efectiva puede verse afectada. A medida que nos esforzamos por equilibrar múltiples necesidades, es importante recordar compartir información, especialmente cuando nos hemos comprometido a hacerlo, ¡como en las reuniones de personal!

La información útil y relevante permite a las personas crear entendimientos compartidos y tomar decisiones informadas que respalden los objetivos de la organización. Ya sea que se comunique por correo electrónico, teléfono, reuniones o tecnología de asistencia, sus pensamientos y prácticas con respecto al intercambio de información se mostrarán en su estilo de liderazgo.

A continuación se examinan las preguntas y conceptos relacionados con la rendición de cuentas y el intercambio eficaz de información. Compilado de Roger Schwarz & Associates (2011).

¿Cuál es la Información relevante?

La información relevante incluye cualquier cosa que pueda afectar la decisión en cuestión o la forma en que se toma la decisión. Los intereses subyacentes, el razonamiento, los ejemplos específicos y los sentimientos son relevantes. Al compartir esta información, usted ayuda a crear un entendimiento común a partir del cual todos los involucrados pueden tomar una decisión informada.

Pregúntate:

• ¿He compartido toda la información que sé en privado que no es totalmente compatible con mi solución favorita?
• ¿He compartido cómo me siento sobre cómo van las cosas?

Pueden surgir malentendidos, conflictos y actitud defensiva sin la información adecuada. Cuando sea apropiado, explique su razonamiento de por qué está diciendo/preguntando/haciendo algo para evitar suposiciones negativas. Al proporcionar ejemplos específicos, razonamiento e intención, te vuelves más transparente y confiable.

Simplemente diga:

• ¿Puedes darme un ejemplo, para que pueda entender mejor lo que estás diciendo?
• ¿Puedes ayudarme a entender qué te llevó a pensar eso?
• Estoy diciendo / preguntando / haciendo porque…

Compartir información: Expresar Opiniones y hacer preguntas

Idealmente, compartir información debería ayudar a las personas a entenderse mejor. Hacer declaraciones y hacer preguntas facilita mejores conversaciones; hacer ambas cosas es clave. A veces podemos pensar que sesgaremos a las personas con lo que estamos pensando, por lo que nos relajamos en una conversación haciendo preguntas para que la gente hable. Sin embargo, la gente puede saber cuándo estamos usando preguntas para evitar decir lo que estamos pensando. Al hacer solo preguntas, podemos obtener una reacción defensiva porque otros no son capaces de aprender sobre nuestros intereses, razonamiento y/o sentimientos. Además, preguntas retóricas como, ” No lo pienses…”a menudo incluimos nuestras propias opiniones. En su lugar, sé transparente y responsable de lo que piensas.

Además de expresar puntos de vista y hacer preguntas, las habilidades de escucha serán vitales para demostrar respeto y escuchar lo que dicen los demás.

Si estoy hablando con mis compañeros de trabajo, podría proponer una solución, explicar por qué creo que funcionaría y luego responder con la pregunta, ¿Qué problemas ve alguien con lo que estoy proponiendo? Cuanto más combines expresar tu punto de vista y preguntar a los demás lo que piensan, más pronto identificarás los lugares en los que estás de acuerdo y los lugares en los que ves las cosas de manera diferente. Eso significa que le queda más tiempo y energía para explorar las diferencias y generar soluciones que las aborden (Roger Schwarz & Associates, 2007).

Control Unilateral

Cuando se siente estresado, enojado o a la defensiva, muchas personas recurren a una mentalidad de Control Unilateral. Esta mentalidad dice, entiendo, tú no. Tengo razón, tú te equivocas. Y el punto de la conversación se convierte en ganar a toda costa.

El control unilateral dificulta la comunicación efectiva porque produce culpas, insultos, menosprecios, etiquetas, críticas, comparaciones y juicios. Muchas personas dejan de compartir información cuando son tratadas de esta manera. Piense en lo que podría suceder en los servicios directos con sobrevivientes de agresión sexual si los compañeros de trabajo dejan de compartir información que salva vidas entre sí debido a un trabajo en equipo disfuncional. Incluso cuando lo que está en juego no es tan alto, el control unilateral puede resultar en pérdida de tiempo, compromiso, innovación, dinero, confianza y salud mental.

La comunicación efectiva aborda el contenido y el proceso. Cada conversación tiene contenido (el tema) y proceso (cómo se discute el tema). El proceso que utiliza una organización o equipo afecta directamente a los objetivos que logra. Cuando el proceso no ha sido discutido y acordado, se deja que los individuos decidan su propio proceso.

Consejos útiles:

• Decida conjuntamente cómo mantener conversaciones.
• Acuerdan el propósito de la reunión.
• No asumas que entiendes la situación y otros no.
• Siente curiosidad por las opiniones de los demás.
• Cree mejores decisiones y mayor compromiso a través de un buen proceso.

Referencia: Roger Schwarz & Asociados (2011). Está compartiendo toda la información pertinente? (2006); State views and ask genuine questions (2007); How unilateral control can kill you (2010); Dealing with people who are off-track” (2007). Recuperado de: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/