Comprender la facturación Electrónica y la Facturación Electrónica: Definiciones, Beneficios y matices

Es hora de alejarse de las facturas en papel, que requieren impresión y entrega por correo, y adoptar la facturación electrónica para lograr una entrega más eficiente y efectiva. Las facturas electrónicas incluso pueden vincularse directamente a preguntas frecuentes o procesamiento de pagos, para acelerar los pagos de facturas.

¿Qué Es la Facturación Electrónica?

La facturación electrónica o facturación electrónica es el proceso mediante el cual las facturas se envían y pagan electrónicamente. Este proceso permite a los clientes recibir facturas por correo electrónico, portal web o incluso en formatos de datos legibles por máquina, lo que facilita la entrega y el pago más eficientes.

El proceso de facturación electrónica es gestionado por el departamento de cuentas por cobrar, tomando los resultados de software de contabilidad o sistemas ERP y entregándolos a los clientes. Cada vez más, los aspectos de este proceso sin papel se automatizan para mejorar la velocidad y la precisión, incluidas las acciones de seguimiento donde los plazos de pago de facturas van más allá de los términos.

Cómo se ve una factura electrónica

Una factura electrónica o factura electrónica es simplemente una versión electrónica de una factura o factura tradicional. Visualmente, esto puede reflejar un diseño de factura en papel tradicional o aprovechar las capacidades en línea, como un enlace directo al pago de facturas, preguntas frecuentes o recursos asociados.

Alternativamente, las facturas electrónicas se pueden entregar como datos legibles por máquina, como documentos en formato EDI o XML, para facilitar el procesamiento automático y el pago mediante software de cuentas por cobrar.

En un contexto B2B, la facturación electrónica se refiere a la entrega de facturas electrónicas que tienen detalles específicos, como el plazo de pago, la información fiscal, el número de orden de compra y los entregables detallados.

Cómo funciona el Proceso de facturación electrónica

La facturación electrónica es el proceso mediante el cual se generan y entregan facturas electrónicas a los clientes, se envían recordatorios y se cobran pagos. El proceso de facturación electrónica también abarca cierto grado de fijación de precios y de crédito, que se puede configurar manualmente para cada cliente o determinar mediante automatización basada en reglas.

Los pasos del proceso de facturación electrónica se enumeran a continuación.Configuración de crédito: el primer paso en cualquier proceso de facturación es determinar el límite de crédito y la fecha de vencimiento para el envío de remesas. Las soluciones modernas de facturación electrónica pueden cerrar el ciclo de ventas a la configuración de crédito para optimizar el rendimiento y minimizar el riesgo.

Los principales beneficios del software de facturación electrónica

El software de facturación electrónica permite que los departamentos de cuentas por cobrar sean mucho más eficientes. Eliminar las ineficiencias del proceso ahorra tiempo y dinero, además de garantizar una entrega más precisa y rápida de las facturas a los clientes para un pago puntual. Un sistema de facturación electrónica bien implementado es más que una simple actualización operativa, es una ventaja estratégica.

Los principales beneficios del software de facturación electrónica son:

1. Eficiencia del proceso: las facturas en papel requieren mucho más tiempo y esfuerzo para producir y entregar, las facturas electrónicas requieren una fracción de esto.
2. Precisión mejorada: la conexión directa entre el sistema de facturación electrónica y el software de contabilidad y / o los sistemas ERP elimina el error humano del proceso.
3. Capacidad de entrega mejorada: el envío de facturas en papel, por correo, no garantiza la capacidad de entrega. La pandemia de coronavirus ha demostrado que la entrega electrónica es más flexible y precisa, llegando a los clientes donde se encuentran, en el formato que desean.
4. Visibilidad de estado: saber quién ha recibido, leído y respondido a sus facturas electrónicas permite acciones de seguimiento más específicas y ayuda a pronosticar el flujo de efectivo.
5. Automatización: las empresas buscan cada vez más automatizar procesos manuales repetitivos para mejorar la eficiencia, de modo que el personal cualificado pueda centrarse en actividades más rentables. El paso de las facturas en papel a la facturación electrónica presenta una gran oportunidad para la automatización de procesos.
6. Pagos de facturas simplificados: las facturas electrónicas se pueden enviar con enlaces de pago para aceptar pagos en línea a través de tarjeta de crédito, tarjeta de débito o depósito directo.
7. Reducción de los gastos generales: no tener que mantener y gestionar la maquinaria para imprimir y entregar facturas de papel, ni pagar por la entrega postal, puede suponer un ahorro de costes considerable para muchas empresas.
8. Escalabilidad y flexibilidad: la facturación electrónica presenta una solución mucho más escalable que la facturación en papel. Tradicionalmente, si aumentaban los volúmenes de facturación, habría que invertir en impresión, gestión de procesos y entrega. Esta inversión sería redundante y desperdiciada si los volúmenes disminuyeran. Los sistemas electrónicos pueden escalar hacia arriba y hacia abajo de manera más rápida y eficiente.
9. Huella de carbono reducida: las facturas de papel requieren más energía y recursos para producir y entregar (por correo). Las facturas electrónicas son mucho más eficientes desde el punto de vista energético y mejores para el medio ambiente.
10. Experiencia del cliente mejorada: las facturas en papel pueden parecer un poco anticuadas para los clientes ahora. Las facturas electrónicas se pueden presentar de una manera más profesional, con acceso y procesamiento de pagos optimizados, simplificando y mejorando la experiencia de cada cliente de su marca.

La facturación electrónica de la OMS Ayuda a

La facturación electrónica ayuda a una amplia gama de funciones dentro de cualquier negocio. Desde la simplificación de la creación y entrega de facturas dentro de las cuentas por cobrar, hasta la automatización de los procesos de cuentas por pagar de sus clientes. Las mejoras en la previsión de capital de trabajo y flujo de caja proporcionan la garantía y el capital para apoyar el crecimiento y la inversión en toda la empresa. A continuación se enumeran algunos de los mayores impactos.

• Finanzas: la facturación electrónica mejora la eficiencia de la facturación y libera el capital de trabajo, al reducir el DSO, que anteriormente estaba retenido en el libro mayor de cuentas por cobrar. La mayor visibilidad de estado inherente a la facturación electrónica permite una previsión de flujo de caja más precisa, apoyando la inversión en todo el negocio para el crecimiento y la estabilidad.
• Clientes: cuando los clientes reciben sus facturas electrónicamente, pueden pagarlas de manera más fácil y rápida, además de tener acceso a historiales de facturación en caso de que necesiten reimprimir cualquier cosa.
• Proveedores: si permite que su cadena de suministro le facture electrónicamente, pueden operar de manera más eficiente y usted puede realizar pagos más rápidamente, sin perder tiempo en consultar y aclarar detalles inexactos de la factura.
• Departamento de AR-cuentas por cobrar benefíciese de la facturación electrónica más que cualquier otro aspecto del negocio, es aquí donde los beneficios de la automatización de procesos y las mejoras de eficiencia permiten un mejor rendimiento frente a los KPI.
• Departamento de AP: recibir facturas electrónicamente ayuda a las cuentas por pagar a pronosticar el gasto, aprovechar los descuentos por pago anticipado y procesar los pagos de manera más eficiente.
• Operaciones: las operaciones se benefician de las capacidades mejoradas de flujo de caja y previsión financiera que aporta la facturación electrónica, lo que permite una mayor inversión donde se necesita para mejorar las capacidades operativas y la eficiencia.

¿En Qué Se Diferencia La Facturación Electrónica De La Facturación Electrónica?

Aunque la facturación electrónica y la facturación electrónica se utilizan a veces indistintamente, la facturación electrónica se utiliza con mayor frecuencia para describir un aspecto específico del proceso de facturación en un contexto B2B. Los consumidores que reciben una factura de servicios públicos electrónicamente tienden a describirla como una factura, mientras que una empresa que recibe una factura para entregas específicas listadas, contra una orden de compra específica, hablaría de haber recibido una factura.

Las facturas son documentos de facturación específicos enviados durante el proceso de facturación. La facturación electrónica tiende a abarcar una gama más amplia de funciones que la creación de facturas, la entrega, el seguimiento y la gestión de pagos que se encuentran en el PEPI (presentación y pago de facturas electrónicas) o la facturación electrónica. la facturación electrónica también incluye algunos elementos de fijación de límites de crédito y tablas de precios, así como cerrar el ciclo de pagos a información de ventas y ajustar las puntuaciones de crédito.

El sistema o solución de facturación electrónica dentro de una organización incluirá un elemento EIPP, pero lo amplía para incluir información, precios y consideraciones de crédito aplicables tanto a la cuenta como al pagador.

La facturación Electrónica y la Facturación Electrónica pueden ayudar a Mi Organización

Después de leer hasta aquí, es probable que esté considerando invertir en facturación electrónica, tal vez desee implementar un software de facturación electrónica internamente o seleccionar un proveedor de servicios adecuado para garantizar que su implementación de facturación electrónica sea un éxito.

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