Comunicación para profesionales

Las comunicaciones, incluso las compuestas con un enfoque de proceso cuidadosamente aplicado, aún pueden salir mal en términos de que su audiencia entienda su mensaje de la manera que pretendía. La interferencia en la comunicación a menudo se llama “ruido”.”El ruido puede ser ruido físico, como una conversación ruidosa en el pasillo, pero también puede ser causado por muchas otras fuentes. El acto de comunicación puede ser descarrilado por los siguientes tipos de ruido, que desvían el enfoque de su audiencia de su mensaje:

• Ruido físico
• Ruido fisiológico
• Ruido técnico
• Ruido organizativo
• Ruido cultural
• Ruido psicológico
• Ruido semántico (lenguaje, palabras)

Ruido físico

El ruido físico es una interferencia que proviene de una fuente externa o del entorno en el que se produce la comunicación. La estática en una llamada telefónica, las salas de reuniones en un edificio cerca de la ruta de vuelo de un aeropuerto, las conversaciones durante una presentación, el no silenciar su sonido mientras escribe durante una reunión en línea constituyen ruido físico. El ruido físico también puede ser de naturaleza no auditiva. Las ventanas emergentes crean ruido visual en un entorno en línea, al igual que un compañero de trabajo que hace gestos fuera de la ventana de su oficina mientras está en una reunión en línea crea ruido visual. A veces puede controlar el ruido físico, como pedir directamente al comienzo de una reunión en línea a los participantes que silencien su sonido cuando no están hablando. Otras veces no tendrás control sobre el ruido físico. Como comunicador, tenga en cuenta que necesitará estar preparado para lidiar con el ruido físico.

Algunas estrategias para ayudar a su audiencia a comprender su mensaje, incluso con ruido físico presente, incluyen repetir información clave, hacer un seguimiento de una reunión o presentación en persona con un resumen enviado por correo electrónico o repetir las preguntas que los participantes hacen durante una reunión en línea.

Ruido fisiológico

El ruido fisiológico se ocupa de sus propias habilidades para ver y oír, su estado de salud, si está cansado o hambriento en el momento de la comunicación, o cualquiera de los muchos problemas fisiológicos diferentes que pueden interferir con prestar atención a un mensaje. Si bien no puede hacer mucho como comunicador para disipar el ruido fisiológico de otras personas, puede captar señales visuales durante las comunicaciones en persona y en tiempo real y ajustar su mensaje en consecuencia. Por ejemplo, puedes hablar más despacio o en voz alta, o ser más conciso si ves que el interés de tu audiencia disminuye antes del almuerzo. Para comunicaciones presenciales y electrónicas, puede ofrecer versiones electrónicas de su información a los miembros de la audiencia que necesiten aumentar el tamaño de la fuente. Tenga en cuenta que existe ruido fisiológico y prepárese para adaptarse a la situación de comunicación y a las necesidades de su audiencia.

Ruido técnico

Los problemas de equipo técnico pueden interferir con la recepción y comprensión de su mensaje por parte de su audiencia. Es posible que los equipos de videoconferencia o en línea no funcionen para todos, que la conectividad sea lenta o que los servidores se caigan. Para reducir el ruido técnico, asegúrese de practicar con el equipo que necesita usar y tener un plan de respaldo para comunicar mensajes largos o muy importantes utilizando un formato de tecnología más baja.

Ruido organizacional

El ruido organizacional puede ocurrir si no conoce o ignora los canales de comunicación esperados en su organización. Algunas organizaciones están estructuradas para que los empleados de ciertos niveles solo se comuniquen con empleados de niveles similares, mientras que otras organizaciones están menos estructuradas con sus canales de comunicación. Como comunicador, asegúrese de comprender la cultura de su organización tanto como sea posible. No tenga miedo de preguntar a sus compañeros o supervisores sobre los canales de comunicación apropiados para que otros se centren en su mensaje y no en la ruta o las personas a las que se envió.

Ruido cultural

El ruido cultural ocurre cuando las expectativas culturales, la etiqueta, las actitudes y los valores difieren. Existen muchas culturas diferentes basadas en nacionalidades, edades, géneros, regiones, posiciones sociales, grupos de trabajo y más, y los individuos pertenecen a múltiples culturas. Como comunicador, su tarea es tratar de reducir el ruido cultural al estar lo más informado posible sobre su audiencia de comunicación; tratar de anticipar y abordar las preguntas desde otros puntos de vista; y usar un lenguaje inclusivo y no sesgado.

Ruido psicológico

El ruido psicológico ocurre como resultado de actitudes, suposiciones y prejuicios personales. Las personas tienen perspectivas y visiones del mundo particulares; el ruido de la comunicación ocurre cuando el contenido, el lenguaje y las actitudes percibidas del comunicador y la audiencia no encajan. Al igual que con el ruido cultural, su tarea como comunicador que trata con el ruido psicológico es darse cuenta de que las personas interpretarán su mensaje de manera diferente, dependiendo de sus propias perspectivas. Trate de reducir el ruido psicológico ofreciendo su comunicación de manera muy clara y directa, utilizando un lenguaje inclusivo e imparcial, y respondiendo con calma y reflexión a las preguntas y problemas planteados.

Ruido semántico

El ruido semántico se ocupa de las palabras y el lenguaje. ¿El lenguaje de la comunicación es claro y fácil de entender? ¿Está libre de jerga profesional (si el público tiene un nivel de comprensión profesional bajo o mixto)? ¿Los conceptos abstractos están respaldados por ejemplos concretos? ¿El idioma está libre de errores gramaticales y técnicos? ¿Son las oraciones claras en su estructura y fáciles de leer o escuchar? ¿Se ofrecen conceptos en un orden lógico para el propósito de la comunicación y apropiado para su audiencia? Hay demasiada información, y/o hay demasiadas palabras? Todos estos problemas de lenguaje, por pequeños que sean, pueden desviar el enfoque del contenido de su mensaje. Por ejemplo, es posible que haya leído documentos en los que el escritor usa constantemente “su/es” incorrectamente, o que haya escuchado a oradores que dicen constantemente “uh” mientras hablan. ¿Se ha concentrado más en contar el “its” o el ” uhs ” que en escuchar el mensaje?

Como comunicador, debe trabajar para eliminar el ruido semántico a través de una revisión cuidadosa. Además, siempre que sea posible, solicite comentarios de otros para determinar si su audiencia entiende su idioma de la manera que usted pretendía.

El siguiente video profundiza más en el ruido semántico y psicológico.

Resumen

El siguiente video revisa muchos tipos de ruido que pueden desviar el enfoque de su comunicación. Sin embargo, el video en sí contiene algo de ruido, vea si puede encontrarlo y considere el efecto que tiene en usted.