13 zásadní pro efektivní komunikační systém / řízení podniku

při vývoji efektivního systému komunikace by vedení mělo zvážit následující náležitosti pro efektivní komunikaci:

(1) přehlednost informací:

v komentáři k “komunikačnímu realismu” Terry říká, že první podstatou efektivní komunikace je “plně se informovat”. Znamená to, že v první řadě musí být komunikátor ve své mysli jasný s informacemi, které chce sdělit. Komunikace by měla být vždy ve společném a snadno srozumitelném jazyce, aby ji osoby, které ji přijímají, nepochopily.

(2) přiměřenost zprávy:

zpráva, která má být sdělena, by měla být přiměřená a úplná ve všech ohledech, protože neúplné informace se ukázaly jako nebezpečné z hlediska podnikání. Přiměřenost přenášených informací závisí na intelektuálních schopnostech dotčených stran.

(3) konzistence Sdělení:

sdělení, které má být sděleno, by nemělo být vzájemně protichůdné, spíše by mělo být v souladu s celkovými cíli, politikami, programy a postupy organizace. Sebe-protichůdné zprávy vždy vytvářejí chaos a zmatek v organizaci, což je velmi škodlivé pro efektivní chod podniku. Pokud je zpráva změněna z předchozího, měla by být skutečnost jasně uvedena, aby se snížila pravděpodobnost záměny.

(4) zpětná vazba:

zpětná vazba je důležitou metodou zajištění efektivní komunikace. Odkazuje na potvrzení sdělené myšlenky, zda zpráva byla příjemcem chápána ve stejném smyslu, v jakém odesílatel činí, nebo zda je příjemce dohodnut nebo nesouhlasí s návrhem komunikátoru, je nezbytné ze strany odesílatele potvrdit ji od příjemce.

v případě osobní komunikace je snazší získat informace o zpětné vazbě sledující emoce a výrazy na tváři přijímače. Pro písemnou komunikaci by však vedení mělo vymyslet nebo vyvinout vhodné prostředky a způsoby, jak zefektivnit komunikaci.

(5) porozumění přijímači:

porozumění je hlavním cílem komunikace. Komunikace musí vytvořit správné porozumění v mysli přijímače. Killian doporučil, “komunikujte s vědomím celkového fyzického a lidského prostředí, ve kterém budou informace přijímány.”.

Představte si místo výkonu práce; určit úroveň vnímavosti a porozumění přijímačů; být si vědom sociálního klimatu a zvyků, zpochybňovat včasnost informací. Zeptejte se, s čím, kdy a jakým způsobem byste chtěli být komunikováni, pokud jste byli v podobném prostředí a pozici.”

(6) konzultace:

obecně je žádoucí konzultovat ostatní při plánování komunikace. To poskytne další vhled a objektivitu zprávy. Důležitou výhodou konzultace bude to, že ti, kteří byli při plánování komunikace vzati do důvěry, poskytnou aktivní podporu.

(7) určit médium:

po rozhodnutí o předmětu by mělo být stanoveno, jak nejlépe má být tato zpráva sdělena. Všechny aspekty ústní nebo písemné komunikace musí být pečlivě prozkoumány.

(8) tón a obsah:

komunikátor musí dbát na jazyk, který používá při mluvení nebo psaní. Jeho tón, výraz a emoce budou mít určitý dopad na účinnost nebo jinak toho, co se snaží sdělit.

(9) načasování a včasnost:

náležitá pozornost by měla být věnována načasování a včasnosti komunikace. Stejnou zprávu obdrží nebo odpoví různě různí jednotlivci a skupiny najednou a odlišně stejní jednotlivci a skupiny v různých časech.

ani v případě nouze se neodváží přehlédnout situační, psychologický a technický aspekt načasování. Kromě toho je také nutné, aby informace byly poskytnuty včas, protože zastaralé informace jsou stejně špatné nebo horší než vůbec žádné.

(10) Podpora s akcí:

je velmi nutné, aby akce komunikátoru podporovaly jeho komunikaci. Je to proto, že akce mluví hlasitěji než slova. Nejpřesvědčivější komunikace, je třeba poznamenat, není to, co člověk říká,ale co dělá.

(11) poslech:

velmi důležitým aspektem efektivní komunikace je, že vedoucí pracovníci a vedoucí pracovníci by měli být dobrými posluchači. Je nebezpečné být nepozorný nebo lhostejný, když se ostatní pokoušejí komunikovat. Desatero Americké asociace managementu uvádí: “poslech je jednou z nejdůležitějších, nejobtížnějších a nejvíce zanedbávaných dovedností.

vyžaduje, abychom se soustředili nejen na explicitní významy, které vyjadřuje jiná osoba, ale na implicitní významy, nevyslovená slova a podtóny, které mohou být mnohem významnější. Proto se musíme naučit poslouchat vnitřním uchem, pokud máme znát vnitřního člověka. “

(12) prostředí důvěry a důvěry:

F. E. Fischer poukázal na to, že “komunikace roste nejlépe v atmosféře důvěry a důvěry”. Proto by mělo být vynaloženo veškeré úsilí na získání důvěry čestným sdělením faktů. Zaměstnanci musí být přesvědčeni a cítit, že společnost je ve svých kontaktech pravdivá a upřímná.

Paul Arnold, prezident Arnold Bakeries: “pokud je vztahový program vašeho zaměstnance zdravý, pokud je váš záměr pravdivý, pokud vaši lidé věří v tento záměr a v tuto pravdu, pak a teprve potom úspěšně komunikujete.”

(13) udržování systému vždy naživu:

systém komunikace by měl být otevřený a živý po celý rok. Dobré komunikační vztahy lze rozvíjet pouze čestnými pokusy.