5 kroků, které je třeba zahrnout do přehledu obchodních procesů (BPR)

každý potřebuje plán

každá organizace by měla mít průběžný plán neustálého zlepšování. V konkurenčním prostředí může jakákoli šance na zlepšení procesu poskytnout výhodu, kterou společnost potřebuje k přežití—a nakonec prospívat. Šablona good Business Process Review (BPR) je cenným prvním krokem v tomto plánu.

kdy byste měli provést kontrolu obchodního procesu?

aby to bylo jednoduché, pojďme diskutovat o dvou různých obchodních scénářích, ve kterých by BPR bylo užitečné.

Scénář 1: Vaše společnost je na trhu pro nové řešení Enterprise Resource Planning (ERP).

při hledání balíčku ERP, který vyhovuje vašim potřebám, musíte nejprve shromáždit co nejvíce informací, abyste si uvědomili, jaké jsou tyto potřeby. Podrobný přezkum obchodních procesů by objasnil požadavky každého oddělení v Organizaci, spolu s identifikací integrace mezi odděleními. Jakékoli řešení ERP, které si vyberete, by nemělo odpovídat pouze vašim současným procesům,ale co je důležitější, mělo by tyto procesy vylepšit a zlepšit.

hledáte ERP software pro vaši společnost? Proveďte důkladné vyhodnocení vašich možností pomocí této bezplatné e-knihy.

scénář 2: již máte řešení ERP a chcete dokumentovat jeho použití a účinnost.

jednou z největších chyb, které některé společnosti dělají při implementaci nového řešení ERP, není správné zdokumentování jejich nových postupů. Stává se dodatečným nápadem uprostřed implementace. V průběhu let dochází k erozi znalostí, když přicházejí noví zaměstnanci, odcházejí staří zaměstnanci atd. Kontrola obchodního procesu může pomoci “správně loď,” a dostat řešení zpět na trať, jak bylo původně zamýšleno.

oba scénáře by měly prospěch z BPR; hlavní rozdíl mezi těmito dvěma je způsob použití BPR. Přezkum procesu ve scénáři 1 by byla recenze “tak, jak je”, poskytující skutečné zastoupení toho, jak dnes podnikáte.

ve scénáři 2 by BPR byl přezkum “jak by měl být”. Určilo by to, jaký by měl být proces ve srovnání s tím, co je v současné době.

5 klíčových kroků kontroly obchodních procesů

bez ohledu na to, který scénář výše vyhovuje vaší společnosti, je vyžadována konkrétní metodika kontroly obchodních procesů, aby byla BPR úspěšná. Kontrolní seznam pro kontrolu obchodních procesů by měl obsahovat těchto pět základních kroků:

1. Vytvořte přehled o průběhu procesu

Vytvořte vývojový diagram, který zobrazuje celý podnik z pohledu vysoké úrovně. Mělo by ukázat, jak postupuje práce mezi odděleními, a jaké nástroje a zprávy by každé oddělení mohlo využít.

2. Vytvořte detail toku procesu

jakmile zjistíte, jak proces proudí mezi odděleními, vytvořte podrobnější vývojový diagram procesu specifický pro každé oddělení. Jako příklad použijte položku prodejní objednávky, zmapujte, jak je objednávka přijata a zpracována během zadávání objednávky, a odkazujte na jakoukoli jinou dokumentaci procesu oddělení, jak objednávka postupuje do těchto oddělení. Pokud se jedná například o nového zákazníka, může být nutné, aby objednávka nejprve prošla úvěrovým oddělením ke schválení a poté se vrátila k zadání objednávky.

3. Napište provozní postup

po identifikaci každého kroku postupu oddělení v detailu toku procesu, dále poskytnete písemné vysvětlení a definici pro každý objekt “box” a “decision” v detailu vývojového diagramu. Tento krok pomáhá definovat účel a rozsah jednotlivých postupů a odkazuje na jakékoli odpovídající podrobnosti o průběhu procesu a dokumenty pracovních pokynů.

4. Vypracujte podrobnou pracovní instrukci

dokument pracovní instrukce je nejpodrobnější vrstvou všech kroků kontroly procesu. Zde přidáte podrobné pokyny pro každý resortní postup do předchozího dokumentu operačního postupu. Toto je dokument, na který by noví zaměstnanci měli mít možnost odkazovat, aby pomohli plnit své povinnosti – s malou nebo žádnou pomocí od kohokoli jiného. Samozřejmě, tato úroveň detailů dělá z pracovní instrukce největší krok přezkumu procesu, a pravděpodobně nejkritičtější. Je to největší obrana proti ” erozi znalostí.”

5. Mít plán pro neustálé zlepšování procesů

jakýkoli dobrý přehled obchodních procesů by měl být shrnut do sekce pro zlepšení procesů. Vrátíme-li se ke scénáři 1 na začátku, konečným výsledkem může být doporučení implementovat řešení ERP pro zlepšení zastaralých nebo nesouvislých procesů. Scénář 2 doporučení by možná zahrnovala lepší způsoby, jak zefektivnit současný postup, nebo vysvětlení toho, jak by více školení mohlo tomuto procesu prospět.

zatímco každá společnost je nějakým způsobem jedinečná a počet kroků se může určitě lišit, provedení řádné kontroly obchodních procesů může výrazně zvýšit efektivní využití jakéhokoli řešení ERP vaší společnosti. Pokud byste chtěli diskutovat o BPR, klikněte níže.