5 tipů pro organizaci vaší realitní kanceláře Zebra Blog

vypadá to, že organizování kanceláře bylo na většině mých klientů v lednu tohoto roku. Nicméně, stejně jako mnoho zaneprázdněných lidí, může být obtížné vědět, kde začít. Pokud to zní jako vy, zde je seznam oblastí, které budete chtít řešit v nadcházejících týdnech:

1. Podání-pokud máte hromady na stolech a každý rovný povrch, můžete se cítit ohromeni při vstupu do vaší kanceláře. I když se stěhujeme do více bezpapírového světa, stále existuje fyzické papírování, které je třeba zvládnout. Pokud začínáte s hromadami, prvním krokem je ujistit se, že jste správně uzavřeli klientské soubory v kanceláři a fyzické soubory archivovali správně. To může vyžadovat, abyste nejprve prošli hromádkami a oddělili veškeré papírování, které se týká transakce, kterou je třeba archivovat. Dejte všechny tyto papíry do krabice. Nyní se tento box stává samostatným projektem, ale protože je obsažen, bude méně ohromující. Můžete být schopni třídit tyto papíry v odpoledních hodinách.

nyní, když se zabýváte zbytkem papírů na stole, zeptejte se sami sebe, kam tyto papíry jdou? Kde je jejich domov? Jsou zbytek vašich papírů staré placené účty? Poznámky MLS? Brožury a letáky z posledního veletrhu NAR, kterého jste se zúčastnili? Problém, který většina lidí má, je, že protože papírování nemá domov, jen se hromadí. Ale pokud máte složky souborů pro vaše účty a bankovní výpisy, složku pro inspiraci a nápady a po jejich přečtení zlikvidujete poznámky, pak budete mít mnohem větší kontrolu nad papíry, které musíte prosít.

jedna věc, kterou rád dělám pro staré placené účty, které jsou vám stále zasílány poštou, je shromáždit je všechny dohromady podle roku a poté je vložit do krabice, která jde do úložiště na konci tohoto roku. Takže jak jste třídění a narazit na informace pro 2015 a 2016, můžete snadno soubor přímo do krabice a dostat ji z vaší kanceláře.

2. Organizace vesmíru-často žijeme se systémem nebo prostorem, který jsme vytvořili před lety. Možná to fungovalo pro to, jak jste podnikali tehdy,ale funguje to pro vás teď? Podívejte se na svůj prostor kritickým okem. Využili jste v posledním roce všechno ve svém prostoru? Nezapomeňte se podívat do zásuvek na stole, na policích a samozřejmě na pracovní plochu. Slouží tam všechno současnému účelu? Například, pokud máte další 3-kroužkové pojiva, které jste uložili z projektu, který jste udělali před pěti lety, ale nevidíte, jak byste je mohli použít v budoucnu, nechte tyto položky jít. Totéž se starými učebními materiály, knihami a dokonce i starým počítačovým softwarem. Pokud hromadíte pera, dokonce je projděte a rozdejte ty psací potřeby, které vám nepřinášejí radost z používání.Před několika lety jsem začal dělat Nový rok 100 položka výzva. Cílem bylo upravit 100 položek z mého domu. Možná bys to měl zkusit ve své kanceláři.

Nyní, když jste upravili vše, co nepotřebujete, zvažte, jak je třeba změnit pro největší efektivitu a radost.

3. Vytvoření klidného prostoru – vaše kancelář by měla být klidným útočištěm, kde se můžete soustředit a najít inspiraci. Rozhlédněte se po své kanceláři. Využíváte přirozené světlo? Je vaše židle pohodlná? Potřebujete kancelářský závod? A co umělecká díla? Potřebujete vylepšit stěny nějakou barvou? Přemýšlejte o 7-10 věcech, které byste změnili nebo přidali do své kanceláře, aby vám přinesli největší radost. Pamatujte, že pokud se vaše kancelář cítí jako jeskyně nebo je to nepříjemné, nebudete tam chtít trávit mnoho času.

4. Chyť a jdi-Přemýšlejte o různých aktivitách, které jste vyzváni k pravidelnému provádění – počáteční Schůzka kupujícího, prezentace výpisu, dny otevřených dveří, představení, prezentace nabídek, čeká na uzavření, a více. Je vaše kancelář nakonfigurována tak, aby materiály, které potřebujete pro každý z nich, byly snadno přístupné a seskupeny dohromady, takže na nic nezapomenete? Máte poličku nebo prostor pro již vytištěné balíčky nebo brožury kupujícího a prodávajícího? Máte nové klientské soubory připravené a připravené jít, takže pokud dostanete telefonní hovor, zatímco ve vaší kanceláři, můžete vytasit svůj přijímací formulář a dělat si poznámky? Prozkoumejte svůj prostor a procesy kritickým okem a proveďte změny na základě vašich potřeb.

5. Všechno má domov-zmínil jsem se o tom dříve v sekci úprav, ale musíte také přemýšlet o svých procesech pro nové položky, které přicházejí do vaší kanceláře. Například, kam jdou příjmy? Kam jdou vaše nové klientské soubory kupujícího? Pokud umístíte reklamu do časopisu a rozhodnete se držet tohoto časopisu, kam to jde? Všechno musí mít kam jít.

ačkoli byste mohli skutečně revoluci ve své kanceláři za jeden den, pokud nemáte celý den nazbyt, vyvíjejte se z místa, kde jste nyní, do svého ideálního prostoru. Začněte s úpravami a poté přidejte nebo změňte, aby byl klidný a produktivní prostor. Udělejte z roku 2017 rok, kdy řeknete: “Ahhhhh!!”když vstoupíte do své kanceláře a ne,” Eh.”