6 jednoduchých způsobů, jak snížit spotřebu papíru ve vaší kanceláři

je pravděpodobné, že vaše společnost chce být šetrnější k životnímu prostředí, protože to veřejnost očekává a chcete se chovat eticky a zodpovědně. Kromě toho, pokud snížíte spotřebu papíru, můžete také zjednodušit své operace a ušetřit peníze. Zatímco bude bezpapírové se může zdát skličující nyní, existují postupné kroky, které můžete podniknout, aby zajistily vaše kancelář dělá přechod tak hladce, jak je to možné.

rozpočet na přírůstkové snížení papíru

pokud plánujete dramaticky snížit používání papíru nebo zcela bez papíru, náhlý posun téměř jistě naruší pracovní postup vaší společnosti. Místo toho hledejte způsoby, jak postupně snižovat. Začněte s vaším rozpočtem a rozhodněte se, kde už papír opravdu nepotřebujete, a poté tuto oblast vyřešte několik měsíců. Například, pokud oddělení, které by mohlo jít bezpapírové, má rozpočet 2 000 dolarů v ročních zásobách papíru, snažte se snížit toto číslo o 200 dolarů každý měsíc. Pokud byste raději provedli změny ve všech oblastech vašeho podnikání, zkuste každý měsíc snížit spotřebu papíru v oddělení o určité procento.

zálohujte vše elektronicky

někteří administrativní pracovníci a manažeři rádi vytvářejí více než jednu kopii každého dokumentu. Tento důkladný způsob archivace jistě usnadňuje interní kontroly nebo externí audity,ale množství místa, které tyto stohy kopií zabírají, se zdvojnásobí. Místo fyzického duplikování všeho zvažte zálohování důležitých souborů v počítači nebo věnování úložiště serveru základním dokumentům. Můžete také použít externí pevné disky, paměťové karty nebo cloud pro pohodlnější vyhledávání vzácných dokumentů.

zvažte elektronické transakce

pokud jste společnost, která dělá velké množství zakázek, zvažte alternativy k zasílání šeků nebo tisku objednávek. Existuje několik možností B2B, pokud jde o transakce elektronického obchodování, jako jsou přímé vklady. Nejen, že je pro vás mnohem rychlejší provádět tyto transakce online, přeskočíte všechny dny, které by za normálních okolností trvalo, než by šeky dorazily nebo byly zpracovány. Software, jako je ten náš, může pomoci zefektivnit transakce a nákupní objednávky a zároveň snížit i papír.

provádějte veškerou interní komunikaci online

Pomozte svým zaměstnancům nakopnout zvyk tisknout poznámky nebo nechat žluté poznámky po it na stole tím, že nařídíte používání e-mailů nebo programů pro rychlé zasílání zpráv. Pokuste se vést schůzky bez použití papíru prezentací pomocí aplikace PowerPoint nebo Google Slides a zasíláním agend prostřednictvím e-mailu. Nezapomeňte, že pokud vše ostatní selže, můžete také mluvit se svými zaměstnanci nebo vedením staromódním způsobem: telefonicky nebo osobně.

objednejte si lehčí a tenčí papír

pokud to vypadá, že bezpapírové je vzdálenější cíl, než se dříve realizovalo, můžete provést některá krátkodobá řešení, která sníží vaši ekologickou stopu. Začněte snížením zásob dluhopisů z řekněme, 50 lbs na 20 lbs. Pokud je to možné, vyhněte se také potahovaným nebo specializovaným skladům nebo je použijte pouze pro dokumenty, které byste mohli sdílet s klientem.

rozhodněte se, co potřebuje tisk

v dnešní moderní domácí kanceláři máte pravděpodobně dobrou představu o tom, jaké dokumenty je třeba vydat v tištěné podobě a co lze elektronicky sdílet. Například je pravděpodobně snazší spravovat účetní dokumenty na obrazovce ve snadno čitelném formátu. Přesto může existovat nějaká dokumentace, která by měla být vytištěna, například účetní závěrka nebo formální prezentační materiály. Diskutujte o těchto standardech se svými zaměstnanci, aby se cítili oprávněni rozhodovat o používání tiskárny sami. Pokud je třeba něco vytisknout, povzbuzujte zaměstnance, aby používali menší písma nebo tiskli na obě strany listu.

snižte spotřebu papíru a ušetřete několik stromů

velmi málo z těchto tipů zahrnuje drastické změny v chování kanceláře nebo náhlé změny v pracovním postupu společnosti. Po provedení, budou nejen ušetřit peníze vaší společnosti v papírových objednávek, ale drahocenný čas podílí na manipulaci, údržbu a pečlivě vyhledávání tištěných dokumentů. A co víc, pravděpodobně budete mít větší klid s vědomím, že jste letos možná zachránili několik stromů.