6 typy personálních záznamů a proč je důležité vést

personální záznamy jsou standardním způsobem dokumentování vztahu zaměstnance se SPOLEČNOSTÍ nebo organizací. V některých případech, tyto záznamy obsahují poměrně obecné informace, zatímco jindy, mohou obsahovat soukromé nebo důvěrné údaje. Bez ohledu na typ souboru je třeba pravidelně aktualizovat personální záznamy, aby byla zajištěna provozní efektivita a úspěch.

co jsou personální záznamy?

personální záznamy nebo personální soubory jsou záznamy týkající se zaměstnanců v organizaci a skládají se z komplexních nahromaděných informací. Personální záznamy jsou obvykle vedeny personálním oddělením agentury a zahrnují relevantní poznatky týkající se žádosti zaměstnance, popis práce, údaje o platu, a více.

6 různých typů personálních záznamů

i když existuje řada personálních záznamů, které může organizace použít, všechny tyto dokumenty zapadají do jedné ze šesti kategorií. Z těchto kategorií nejčastěji odkazované bývají najímání dokumentů a zprávy o výkonu práce.

1. Obecné Informace: toto seskupení obsahuje osobní údaje, jako je celé jméno zaměstnance, datum narození, číslo sociálního zabezpečení, telefonní číslo, adresa a případně i jejich pohotovostní kontaktní čísla.
2. náborové dokumenty: většina zaměstnavatelů se drží dokumentů používaných v procesu náboru, jako jsou žádosti o zaměstnání, popisy práce a životopisy nebo průvodní dopisy.
3. zaměstnanecké smlouvy: Občas, aspekty vztahu zaměstnavatel-zaměstnanec se řídí úředními dokumenty, jako jsou smlouvy unie, nekonkurenční dohody, a dohody o důvěrnosti nebo mlčenlivosti.
4. kompenzace: záznamy týkající se náhrady (a informace o výhodách) zahrnují W-4s, formuláře příjemců, záznamy o mzdách a časové karty za předchozí roky.
5. pracovní výkon: tato část je poměrně široká, ale může zahrnovat hodnocení výkonu, nápravná opatření, disciplinární dopisy, ocenění, nominace, vzdělání, pověření, záznamy o školení nebo propagační akce v rámci agentury.
6. informace po skončení pracovního poměru: stejným způsobem zaměstnavatelé uchovávají náborové dokumenty, mnoho souborů po skončení pracovního poměru také. Tyto dokumenty jsou věci jako rezignace nebo ukončení dopisu, konečné hodnocení výkonu, a závěrečná výplata.

6 záznamy, které by měly být uchovávány v samostatném, důvěrném souboru

je to dobrý nápad-a často zákonem vyžadováno-uchovávat určité záznamy a informace zaměstnanců v důvěrném souboru, který je oddělen od zbytku vaší dokumentace. Správná správa personálních záznamů může vyžadovat nějaké další úsilí,ale je to nezbytný krok k ochraně soukromí všech zaměstnanců nebo zaměstnanců.

1. výsledky kontroly na pozadí: výsledky kontroly na pozadí sahají od ověření minulého zaměstnání, přes úvěrovou historii až po trestní historii žadatele. Provádění kontrol na pozadí se provádí za účelem zajištění bezpečnosti a zabezpečení každého zaměstnance.
2. soudní spory: soudní spor je Proces pro řešení sporů v rámci soudního systému. Dokumenty související se soudním sporem (tj. samotná napadená žaloba nebo konečné rozhodnutí soudce) by měly být vždy uloženy v důvěrném spisu.
3. formulář I-9s: formulář I-9s se používá k ověření totožnosti a povolení k zaměstnání jednotlivců najatých pro práci ve Spojených státech. Protože tyto formuláře mají vysoce citlivé, osobně identifikovatelné informace, nařizují pečlivou ochranu.
4. lékařské záznamy: veškeré dokumenty týkající se zaměstnání, které obsahují lékařské informace, musí být uloženy nezávisle na jiných osobních souborech, takže nic není neúmyslně odhaleno nebo sdíleno s jiným zaměstnancem.
5. dokumenty federální a státní dovolené: většina federálních a státních pracovníků dostává každý rok placenou dovolenou pro situace, jako je narození, adopce nebo pěstounské umístění nového dítěte; péče o manžela, dítě nebo rodiče; vojenské účely péče a dovolené; a osobní zdravotní důvody, které jsou zcela důvěrné.
6. vyšetřování zaměstnanců: dokumenty týkající se disciplinárního řízení zaměstnance nebo vyšetřování lidských zdrojů týkající se nároku zaměstnance musí být chráněny v důvěrném spisu, ke kterému nemají přístup ostatní zaměstnanci v kanceláři.

proč je důležité udržovat personální záznamy aktuální

usnadňuje podávání daní

revize vašich osobních záznamů je nezbytná pro úspěch vaší organizace, zejména pokud zvážíte, jak tyto záznamy vstupují do hry pro podání státních a federálních daní zaměstnanců. Pokud si odpočinete při aktualizaci těchto dokumentů, pravděpodobně budete mít větší výzvu k vyplnění povinných daňových formulářů a přípravě čtvrtletních údajů pro výplatní listinu. Ale s přesným a průběžným vedením záznamů budete mít mnohem snazší podání nezdanitelných mezd, zaměstnaneckých výhod,dovolené, pracovní neschopnosti a tak dále.

je v souladu se zákonem

kromě toho, že aktualizace personálních záznamů je dobrou obchodní praxí, je možné, že budete muset držet krok s určitými záznamy, abyste vyhověli ustanovením podle státního i federálního zákona. Zatímco státní zákony se samozřejmě liší v závislosti na tom, kde pracujete, budete se chtít ujistit, že dodržujete platné zákony, ať jsou vaše kanceláře umístěny kdekoli. Tyto zákony mohou diktovat, jaké informace musí být shromažďovány, co vaše organizace může nebo nemusí dělat s uvedenými informacemi, a jak dlouho by měly být uloženy záznamy zaměstnanců.

pomáhá při revizích platů

revize platů se liší od zvýšení platu tím, že revize upravuje celou strukturu platů (včetně všech primárních složek). Vzhledem k tomu, že revize je zapojena více než tradiční navýšení, je mnohem důležitější mít správné informace, které by tuto změnu usnadnily. Bez přesných personálních záznamů, které by sloužily jako vodítko, nás může při pokusu o zahájení této úpravy oříznout libovolný počet problémů. S aktuálními záznamy se však revize platů mohou uskutečnit bez problémů díky aktuálním údajům a poskytnutým procentům.

pomáhá v právním sporu

pokud se vaše organizace ocitne uprostřed právního sporu, budete rádi, že máte hromadu osobních souborů na podporu vašeho případu. Vedení personálních záznamů umožňuje zachovat písemnou historii kolem určené události (nebo událostí) a v soudním řízení může být tento typ dokumentace rozhodující pro konečný výsledek. Dobře spravované soubory jsou nejlepším způsobem, jak citovat povýšení zaměstnanců, zvýšení platů, disciplinární opatření nebo dokonce ukončení,a tento druh fyzických důkazů může vést k zajištění spravedlivého a vyváženého rozhodnutí.

určuje propagační akce nebo ukončení

dalším důvodem, proč se doporučuje udržovat osobní soubory Aktuální, je to, že pomáhají při určování propagačních akcí — a někdy také odhalují důvody pro ukončení. Pokud vaše organizace nezmění a nezlepší své záznamy, může být neuvěřitelně obtížné sledovat výkonnost a produktivitu zaměstnanců. Ale když si to místo dokumentovat zpoždění, nepřítomnost, a osobní výkon, můžete lépe sledovat, kde se zaměstnanci daří nebo zaostává, a pak přijmout opatření podle potřeby na základě těchto informací.

digitalizace vašich personálních záznamů

aktualizace vašich personálních záznamů je nezbytnou součástí každého dobře organizovaného personálního oddělení, a přesto se zpracování všech těchto papírů může cítit jako skličující (a nikdy nekončící) úkol. Dobrou zprávou je, že digitalizace vašich osobních souborů usnadňuje a zjednodušuje práci pro každý tým. Využitím digitálních záznamů již nebudete muset řešit neohrabané kartotéky a místo toho budete mít své důležité dokumenty pohodlně nahrané a přístupné prostřednictvím cloudu-což mnozí souhlasí s tím, že je nejbezpečnější a nejúčinnější způsob správy dokumentů a procesů.

díky partnerství s Image API se vaše agentura může pohybovat za stohy papírových osobních záznamů a ponořit se do moderního digitálního prostředí. Digitální zobrazovací služby Image API, správa cloudového obsahu a automatizace digitálních procesů jsou navrženy tak, aby zjednodušily složitost správy záznamů a zajistily, že vaše organizace dosáhne měřitelné hodnoty a udržitelných výsledků rychlostí digitálního.

Digitální s personálními záznamy usnadňuje a zabezpečuje odpovídající správu souborů. Udržování důvěrných osobních souborů je zjednodušeno s různými oprávněními pro různé úrovně uživatelů a hledání potřebných dokumentů je efektivní s inteligentními možnostmi vyhledávání. Digitalizované personální záznamy také umožňují zůstat v souladu s komplikovanými retenčními plány bezbolestné-systémy jako axiom pro Image API tyto plány spravují automaticky.

personal record FAQ

kdo má právo vidět vaše personální záznamy?

ve většině případů by se s personálními soubory zaměstnanců mělo zacházet jako se soukromými záznamy, které patří organizaci a odpovídajícímu zaměstnanci. S tím bylo řečeno, může být užitečné nastavit politiku, která uznává, kdo má právo prohlížet personální záznamy, jako je nadřízený nebo manažer zaměstnance (kromě samotného zaměstnance).

proč je důležité vést personální záznamy?

je důležité vést personální záznamy, protože tyto dokumenty poskytují písemnou historii všeho, co se stalo po dobu trvání zaměstnání. Kvůli tomu důvodu, personální záznamy jsou potřebné k podpoře akcí, jako jsou propagace, zvýšení platů, a dokonce i disciplinární opatření.

jaké jsou hlavní dokumenty, které by měly být v personálním spisu?

osobní záznamy by měly být vedeny pro každého zaměstnance od oficiálního data pronájmu. Mezi hlavní dokumenty, které je třeba podat, patří obecné informace (jméno, adresa, telefonní číslo); náborové formuláře (žádost, životopis, popis práce); oficiální dohody o zaměstnancích (unijní smlouvy, nekonkurenční dohody); údaje o náhradě nebo platu; hodnocení výkonu; a informace po skončení pracovního poměru (dopis o ukončení, závěrečná kontrola).