Blog, zdroje

stěhování kanceláří může způsobit revoluci ve způsobu podnikání. Ať už hledáte jeden velký prostor, aby vaše společnost prostor pro růst nebo rozšíření dosah tím, že rozvětvení do menších satelitních kanceláří, existuje spousta důvodů, proč budete chtít přemístit.

ať už je vaše motivace jakákoli, tato příručka vám pomůže připravit vás a váš tým poskytnutím praktického kontrolního seznamu přemístění kanceláře. Po cestě pokryjeme vše od zapojení vašich zaměstnanců do rozhodovacího procesu až po hodnocení rizik v souvislosti s COVID-19. Připojte se k nám, když zkoumáme nejdůležitější věci, které je třeba zvážit při stěhování kanceláří.

plánování a stanovení termínů

příprava je klíčová, pokud jde o přesun kanceláře. Udělejte si čas na jasné přemýšlení o cílech vaší společnosti pro tento krok vám v budoucnu ušetří bolesti hlavy a ujistěte se, že přechod probíhá co nejplynuleji. Nastavte všechny své nápady na papír, včetně podrobností, jako je váš rozpočet, preferované umístění a datum, kdy chcete být nastěhováni.
další důležitou součástí fáze plánování je stanovení termínů pro klíčové body v cestě přemístění vaší kanceláře: vyberte časový rámec, ve kterém dokončíte počáteční výzkum, spusťte nápady svého týmu a poté rozhodněte o seznamu funkcí, které bude mít vaše ideální kancelář. Než se rozhodnete, budete chtít alespoň několik měsíců po tom prozkoumat a porovnat své možnosti.

zapojení vašich zaměstnanců

když přemýšlíte o tom, který typ kanceláře by nejlépe vyhovoval vašemu podnikání, zkuste zapojit svůj tým. Tím, že svým zaměstnancům dáte slovo v rozhodovacím procesu, nejenže v krátkodobém horizontu učiníte tento krok mnohem produktivnějším, ale také zlepšíte pohodu a míru udržení zaměstnanců pro budoucnost.
v nedávném průzkumu necelých 70% zaměstnanců uvedlo, že stěhování kanceláří mělo příznivý vliv na ně a jejich podnikání jako celek, přičemž výhody, jako je větší prostor pro plnění úkolů a práce ve vizuálně přitažlivějším prostředí, se objevují jako hlavní důvody úspěšného pohybu.
s ohledem na to je pravděpodobné, že názory vašeho týmu na přechod do nové kanceláře budou založeny na poměrně subjektivních rysech, takže jejich konzultace před zahájením vyhledávání je chytré rozhodnutí. Přístup, který funguje dobře pro naše zákazníky, je začít s neformálními chaty, poté, co budete vědět, které funkce lidem nejvíce záleží, navázat na celofiremní průzkum.

kritéria výběru

dalším krokem je nastavení seznamu kritérií pro přesun kanceláře. Pochopení toho, co vaši zaměstnanci hledají v novém prostoru, vám pomůže dosáhnout. Pokud váš tým upřednostňuje parkování na místě nebo prostorné únikové oblasti, zkuste to vzít v úvahu (jen se ujistěte, že odpovídá vašim vlastním cílům a buďte realističtí ohledně svého rozpočtu).
nebojte se, pokud se myšlenka přijít s definitivním kontrolním seznamem zdá být zpočátku trochu ohromující. Je to významný milník v přemístění vaší kanceláře, ale v minulosti jsme spolupracovali se spoustou podniků, abychom tuto část napravili – stačí se spojit a náš přátelský tým vám s radostí pomůže.

nalezení perfektní prostory

se všemi vaše počáteční výzkum postaráno a vaše kritéria kontrolní seznam v pohotovosti, je čas začít hledat. Jak jsme již hovořili o, dostat své plány do pořádku včas a podle plánu je důležitou součástí procesu přemístění kanceláře – ale snažte se spěchat skutečné hledání kanceláře sám.
ať už jste se rozhodli pro jakékoli umístění, náš praktický nástroj pro vyhledávání kanceláří je zde, aby vám pomohl objevit ideální prostory pro vás ze stovek míst nahoru a dolů ve Velké Británii. Jednoduše nám řekněte, kde byste chtěli, aby vaše nové kanceláře byly, a my vám pomůžeme zúžit vaše možnosti.
místní omezení blokování umožňují, nabízíme prohlídky s průvodcem se sociálním distancováním a všechna nezbytná opatření, která zajistí, že se budete řádně rozhlížet, aniž by byla ohrožena bezpečnost vás nebo vašich zaměstnanců. Pro ty, kteří se raději osobně nezúčastní, jsou někdy k dispozici videozáznamy (neváhejte nás kontaktovat a zeptejte se!
naše 360º virtuální prohlídky vám také umožní prozkoumat naše kanceláře, ať jste kdekoli. Našel jste někde, kde se vám líbí vzhled? Zamiřte na jakoukoli kancelářskou stránku na našem webu a zažijte vzhled místa ve svém vlastním čase-stačí kliknout na ikonu ” 360 ” pod obrázkem.

hodnocení rizik při stěhování kanceláří

zejména v souvislosti s COVID-19 a přizpůsobením se “novému normálu” by měla být bezpečnost vašich zaměstnanců vaší nejvyšší prioritou během přesunu kanceláře. Vaše hodnocení rizik musí jít nad rámec obvyklých úvah o zdraví a bezpečnosti a přemýšlet o klíčových otázkách, jako jsou:

• je dostatek prostoru pro vaše zaměstnance na sociální vzdálenost?
• mohou být místa k sezení v jídelnách a společných prostorách rozmístěna?
• má lobby vhodný prostor pro bezpečné přihlášení a další opatření před vstupem do budovy?
• existují snadno přístupné umyvadla,kuchyně a koupelny, aby si zaměstnanci mohli pravidelně umývat ruce?
• lze pracovní prostory větrat otevřením okolních oken a dveří?

další informace naleznete v oficiálních pokynech HSE k hodnocení rizik během pandemie COVID-19.

před přesunem

jakmile se rozhodnete a podepíšete tečkovanou čáru, musíte začít přemýšlet o logistice samotného tahu. Zde je několik posledních věcí, které je třeba zvážit, než se přestěhujete do nové kanceláře:
1. Jmenovat správce přemístění kanceláře
skvělý nápad, který jsme získali od zákazníků BizSpace, je jmenovat manažera přemístění kanceláře, který bude dohlížet na praktičnost samotného přesunu. Budou mít na starosti uspořádání jemnějších bodů, jako je změna adresy kanceláře a další úvahy uvedené níže. Začněte přijímat žádosti, jakmile se rozhodnete, že budete pokračovat v pohybu kanceláře, a nabídněte nějakou formu odměny za zvláštní odpovědnost.
2. Wi-Fi a telefonní linky
nezapomeňte vyřešit vaše Wi-Fi a telefonní linky. Mějte na paměti, že by mohlo dojít k určitým prostojům-zejména pokud přepínáte poskytovatele-tak si to naplánujte několik týdnů před přesunem. Pokud si vyberete servisovanou kancelář, je pravděpodobné, že některá základní zařízení budou zahrnuta do vašeho nájemního balíčku,ale nezapomeňte si to předem zkontrolovat.
3. Adresa a telefonní číslo
jednou z klíčových povinností správce přemístění kanceláře je zajistit změnu adresy a telefonního čísla. Měli byste se snažit, aby vaše telefonní číslo bylo stejné jako vhodné kontaktní místo pro zákazníky a dodavatele. Pokud to není možné, zorganizujte službu přesměrování hovorů a informujte své kontakty o novém čísle a adrese. Nakonec nastavte přesměrování pošty na novou adresu kanceláře.
4. Kancelářské dodávky
v souvislosti s tímto posledním bodem budete také chtít informovat dodavatele kancelářských dodávek o vaší změně adresy (nebo zařídit nové dodavatele, pokud se pohybujete dále). Od jídla a pití po čisticí prostředky a papírnictví, existuje spousta věcí, které budou vaši zaměstnanci chtít doručit od začátku, takže včasné třídění zajistí hladký přechod pro všechny zúčastněné.
5. Zabezpečení a pojištění
kancelářská bezpečnost může být pokryta jako součást vaší nájemní smlouvy, ale zkontrolujte, zda máte něco vhodného na místě s dostatečným předstihem, abyste se vyhnuli škytavkám. Na podobnou poznámku, budete také muset přemýšlet o tom, jaké typy pojištění se vztahují na vaše podnikání. To by mohlo zahrnovat věci, jako je obsah & sklad, kryt budovy a pojištění veřejné odpovědnosti.
6. Přemýšlejte o nábytku a skladování
v závislosti na typu balíčku, který hledáte, možná budete muset prozkoumat své možnosti, pokud jde o nábytek a skladování. Účtování plánů vaší společnosti na růst nebo zmenšování, ujistěte se, že máte dostatek stolů, skříně, a skříně na podporu celé pracovní síly-a nechte je třídit, pokud zjistíte, že je nedostatek. Pokud je to možné, stojí za návštěvu měřit, než si něco koupíte.
7. Závěrečné kontroly
zamiřte do svých nových pracovních prostor asi týden před datem přesunu a proveďte závěrečné kontroly. Doporučujeme projít seznam, který jsme zde poskytli ještě jednou, a zaškrtnout věci, jak jdete, abyste se ujistili, že narazíte na zem.
tento průvodce BizSpace nabídl kompletní kontrolní seznam přemístění kanceláře, který vás provede všemi důležitými detaily, které přispívají k hladkému a úspěšnému pohybu. Pokud chcete fyzický kontrolní seznam používat ve vaší organizaci, můžete si stáhnout kontrolní seznam PDF obsahující vše, co jsme pokryli.
pro jakékoliv další informace-nebo diskutovat o své plány s naším přátelským a zkušeným týmem-neváhejte nás kontaktovat ještě dnes.