co je řízení nepřítomnosti? 6 způsobů, jak snížit nepřítomnost v práci

• “kde je Mark?”
• ” dnes si vzal nemocenskou, myslím.”
• ” Hmm, nechodili jste včera večer ven?”
• ” Um..jo, ale myslím, že něco snědl a dostal otravu jídlem.

možná je Mark skutečně nemocný. Nebo, možná měl včera v noci příliš mnoho.

přes GIPHY

Ať tak či onak, dnes není v práci.

řízení nepřítomnosti se přesně zabývá situacemi, jako jsou tyto. Je to praxe snižování neplánované neúčasti na pracovišti.

absence stojí americkou ekonomiku ročně více než 200 miliard dolarů ve ztrátách produktivity. Proto je důležité, aby vaše organizace měla strukturovaný způsob, jak se s ní vypořádat.

existuje mnoho důvodů, proč se zaměstnanec nemusí dostavit do práce, od stresu, šikany na pracovišti a nízké morálky až po nemoc nebo osobní ztrátu.

zde je 6 základních tipů, jak posílit strategii řízení nepřítomnosti vaší organizace:

Sledujte docházku, vytvářejte zásady, ale neautomatizujte penalizaci

jednou z prvních věcí, které musíte udělat pro snížení nepřítomnosti, je vytvořit systematický způsob sledování docházky vašich zaměstnanců. Existuje mnoho nástrojů dostupných online, které mohou pomoci, jako je Jibble, Clockify a BambooHR.

pak, bez ohledu na to, jak otevřená a flexibilní je vaše firemní kultura, potřebujete formální politiku řízení nepřítomnosti. Měla by vysvětlit, jaké neplánované absence jsou pro společnost přijatelné a které ne. například by měla obsahovat informace o:

• jak zaměstnanec čerpá pracovní neschopnost? Koho by měli informovat a kdy?
• po kolika nemocenských listech musí zaměstnanci předložit lékařské osvědčení?
• jak zaměstnanec ví, že se jeho docházka stává problémem?

buďte si vědomi místních federálních zákonů při vytváření politiky řízení nepřítomnosti. Mnoho zemí má zákony, které chrání zaměstnance před různými druhy neplánovaných nepřítomností.

svou formální politiku však považujte za soubor pokynů, nikoli za zákony. To znamená, že spíše než mít plošnou politiku k penalizaci, měli byste pečlivě zacházet s každým případem zvlášť. Například, pokud je zaměstnanec nemocný a navštěvujete je v nemocnici; nebude mít smysl žádat o lékařský certifikát pro zpracování nemocenských listů.

Train managers in absence management

přestože řízení absence primárně spadá do oblasti HR, není to pouze jejich odpovědnost. Linioví manažeři by měli mít stejné vlastnictví. V mnoha organizacích jim však není poskytnuto dostatečné školení v řízení nepřítomnosti.

to je místo, kde HR může vstoupit a koučovat manažery (zejména manažery první úrovně), jak zabránit absenci ve svých týmech. To může zahrnovat koučování manažerů při řešení situací, jako jsou:

• jak se vypořádat se zaměstnancem, který často začal užívat nemocenské listy?
• kdy uplatňovat zásady a kdy učinit výjimku?
• kdy eskalovat záležitosti na HR?

jakmile linioví manažeři převezmou proaktivnější roli v řízení nepřítomnosti, uvidíte, že míra absencí se zvedá.

pamatujte, že presenteismus není cílem

je důležité poznamenat, že cílem řízení nepřítomnosti je snížit absenci, která nepodporuje presenteismus.

je mezi nimi obrovský rozdíl.

Presenteeism je, když se zaměstnanec nutí ukázat se do práce, přestože se necítí dobře. Za tím může být mnoho důvodů, od nepřiměřených očekávání vedení až po skutečnou oddanost k práci.

možná si myslíte, jak může více pracovních hodin od zaměstnanců ublížit společnosti? Kromě stresu a vyhoření může skutečně ovlivnit celkovou produktivitu organizace. I když je těžší kvantifikovat finanční dopad presenteismu než absenteismus. Různé studie ukázaly, že jeho dopad může být stejný, ne-li horší. Zaměstnanec, který se necítí dobře, přirozeně vykonává svou práci s menší účinností a také riskuje, že ovlivní ostatní v práci.

to je důvod, proč omezit absenteismus, měli byste se zdržet politik, které podporují presenteismus, jako je odměňování zaměstnanců za to, že neberou nemocné/dovolené nebo jim umožňují vydělávat na nevyřízených listech.

přijměte Flexibilní pracovní dobu a práci na dálku

podle studie švédského Karolinska Institute může Flexibilní pracovní doba snížit absenci. Průzkum společnosti flexjobs odhalil, že zaměstnanci (zejména rodiče) oceňují flexibilitu ještě více než plat.

flexibilita v práci (vzdálená, Flexibilní pracovní doba) pochopitelně závisí na povaze průmyslu a organizace. Některé úlohy vyžadují přítomnost v práci během určitých hodin. Pokud však vaše společnost není jednou z nich, měli byste zvážit, že svému týmu nabídnete větší flexibilitu.

zaměstnanci by mohli zavolat nemocné do práce, pokud mají během pracovní doby určité důležité pochůzky-opravování instalatérských prací – chození do školy pro děti atd. Pokud mohou upravit své plány kolem něj, budou více nakloněni ukázat se do práce.

další důležitou součástí flexibility je práce na dálku, která se stále více stává jedním z nejpopulárnějších trendů firemní kultury. Práce na dálku se již nepovažuje za privilegium, které nabízí několik společností nového věku. Mnoho zaměstnanců nyní očekává práci na dálku, když hledají novou práci. 90% lidí, kteří pracovali na dálku, plánuje pracovat na dálku po zbytek svého života. Umožnění lidem pracovat na dálku výrazně snižuje důvody, proč by zaměstnanec mohl uvažovat o čerpání pracovní neschopnosti.

Práce na dálku se stále více rozšiřuje i mezi tradičnějšími společnostmi kvůli rostoucí popularitě online nástrojů pro spolupráci.

zlepšit morálku týmu, než bude příliš pozdě

všimli jste si, že rozhovory o morálce týmu obvykle přicházejí, když se něco pokazilo? Často se to stává úvahou pro management, pouze když je na sestupné spirále.

učinit pracovní prostředí zábavným a poutavým je možná nejdůležitější věcí, kterou můžete udělat, abyste omezili nepřítomnost. Je proto dobré, aby celá organizace investovala do zlepšování morálky na pracovišti, i když kolem nejsou žádné červené vlajky.

Ping pongové stoly a HR navržené teambuildingové cvičení nemusí být vždy odpovědí. Je důležité pochopit puls vašeho týmu, abyste věděli, co by pomohlo zvýšit jejich morálku. Některé týmy by mohly upřednostňovat společné outdoorové aktivity, někteří by mohli být spokojeni s několika nápoji po práci.

nicméně to, co nepochybně funguje pro všechny týmy, je vštípit kulturu uznání, která je postavena na časté zpětné vazbě.

podnikněte rychlá opatření proti těm, kteří neoprávněně využívají

pokud máte pocit, že všech předchozích 5 návrhů je zkreslených vůči zaměstnancům a nikoli zaměstnavateli, máte pravdu. Společnost je však především jejími zaměstnanci. Řešením základních problémů, které jim brání v dodržování solidní docházky, je problém manažerů často vyřešen.

s tím, že je však důležité podniknout kroky proti těm zaměstnancům, kteří neoprávněně využívají politiky společnosti. Neschopnost tak učinit by mohla ohrozit celou politiku a ublížit těm, kteří ji zodpovědně dodržovali. Konstruktivní politika řízení nepřítomnosti vyžaduje důvěru mezi Společností a jejími zaměstnanci.

pokud například zjistíte, že zaměstnanec lhal o tom, že si vzal nemocenskou dovolenou (místo toho šel na pracovní pohovor jako příklad), mělo by to být okamžitě řešeno oficiálním písemným varováním.