Articles /

Co je compliance společnosti a proč je to důležité?

definice shody je “akce dodržování příkazu, “nebo” stav pravidel nebo norem pro splnění.”V podnikovém světě je definován jako proces zajištění toho, aby vaše společnost a zaměstnanci dodržovali všechny zákony, předpisy, normy a etické postupy, které se vztahují na vaši organizaci a průmysl.

compliance společnosti zahrnuje jak vnitřní zásady a postupy, tak federální a státní zákony. Vynucení dodržování předpisů pomáhá vaší společnosti předcházet a odhalovat porušení pravidel, což chrání vaši organizaci před pokutami a soudními spory.

proces shody by měl pokračovat. Mnoho organizací vytváří program, který důsledně a přesně řídí své zásady dodržování předpisů v průběhu času.

jaký je účel programu compliance společnosti?

účelem je chránit vaše podnikání. Je to tak jednoduché. Návratnost investic by však mohla být významná, což vám pomůže vyhnout se plýtvání, podvodům, zneužívání, diskriminaci a dalším praktikám, které narušují provoz a ohrožují vaši společnost.

váš firemní program compliance musí být integrován se všemi snahami o dodržování předpisů v celém podniku, od správy vnějších předpisů a interních politik až po komplexní školení zaměstnanců. Tím, že se ujistíte, že všechna oddělení a zaměstnanci spolupracují na udržování standardů, můžete zmírnit riziko závažných poruch a porušení.

efektivní program zlepšuje komunikaci mezi vedením a zaměstnanci. Měl by zahrnovat proces vytváření, aktualizace, distribuce a sledování zásad dodržování předpisů. Koneckonců, zaměstnanci nemohou nést odpovědnost za pravidla a předpisy, o kterých nevědí, že existují.

ale jakmile pochopí očekávání, vaši zaměstnanci se mohou soustředit na širší cíle vaší organizace a pomoci operacím běžet hladce. A co víc, když jsou zaměstnanci řádně vyškoleni o požadavcích na dodržování předpisů, je pravděpodobnější, že rozpoznají a ohlásí nezákonnou nebo neetickou činnost.

udržování souladu vybavuje vaše zaměstnance, aby vykonávali svou práci dobře, dosahovali svých kariérních cílů a udržovali zákazníky šťastnými. Na druhé straně může vaše společnost dosáhnout svých cílů a růst rychleji.

powerdms-assets-photos-086-business-people-computers

v nešťastném případě, že vaše organizace čelí soudnímu řízení, váš firemní program compliance pomůže u soudu.

jak vysvětlila jedna zpráva z Rutgers School of Law, ” organizace, která vyvinula robustní úsilí, aby zabránila a odhalila porušení zákona svými zaměstnanci a dalšími, kteří za něj jednají, bude zacházeno méně tvrdě než organizace, která byla lhostejná k dodržování zákona.”

jak vytvořit úspěšný firemní compliance program

jen velmi málo podniků si může dovolit odkládat program compliance společnosti. Nenechte zpětný pohled být 20/20 pro vaši organizaci. Mít předvídavost jednat dnes.

váš program by měl být pečlivě naplánován a implementován, přičemž se shodují vzdělávací programy, které zaručují, že personál je dobře obeznámen se všemi oblastmi dodržování předpisů.

zde je několik kroků k vytvoření nebo upřesnění vašeho firemního compliance programu:

Získejte své vedení na palubě

váš firemní compliance program se nespustí sám. Jedna osoba by měla být pověřena řízením programu ze dne na den.

v závislosti na velikosti vaší organizace můžete mít jednoho pracovníka pro dodržování předpisů nebo několik. Bez ohledu na, osoby odpovědné za program dodržování předpisů musí mít pravomoc vymáhat pravidla a vést zaměstnance na všech úrovních k odpovědnosti.

potřebují také přímý přístup k řídícímu orgánu společnosti,který může zahrnovat vrcholové vedení nebo představenstvo.

přístup k vrcholovému vedení a autoritě k prosazování pravidel je nezbytný, pokud se objeví potenciální problémy s dodržováním předpisů, což umožňuje vašim úředníkům rychle reagovat.

ale komunikace probíhá oběma směry. Je důležité, aby řídící orgán pravidelně posuzoval účinnost programu compliance společnosti.

powerdms-assets-photos-085-business-people-computers

compliance společnosti je o podpoře kultury na pracovišti, která si cení integrity a etického chování.

Začíná to nahoře.

aby program fungoval, musí vaši vůdci nejprve dodržovat pravidla. Měli by podporovat etické chování a otevřeně hovořit o důležitosti dodržování předpisů.

vedoucí společnosti by měli podporovat vstup zaměstnanců a zdůrazňovat, že nebudou potrestáni za hlášení nezákonného nebo neetického chování.

Ministerstvo spravedlnosti vytvořilo kontrolní seznam pro hodnocení programů compliance společnosti a navrhlo položit následující otázky:

  • jak vysocí představitelé svými slovy a činy podporovali nebo odrazovali daný typ pochybení?
  • jaké konkrétní kroky podnikli, aby prokázali vedoucí postavení v úsilí společnosti o dodržování předpisů a nápravu?
  • jak společnost sleduje chování svého vrcholného vedení? Jak vrcholné vedení modelovalo správné chování podřízených?

provádět hodnocení rizik

compliance společnosti je o řízení rizik.

Chcete-li vytvořit efektivní program, musíte vědět, jaké oblasti dodržování předpisů představují nejvyšší rizika pro vaši organizaci. Jakmile tyto oblasti identifikujete, můžete své zdroje zaměřit na jejich řešení.

federální a státní předpisy, stejně jako průmyslové normy, se neustále vyvíjejí. Aby se zabránilo riziku nedodržení, je důležité provádět pravidelná hodnocení. Asociace podnikových poradců (ACC) navrhuje provést hodnocení rizik jednou ročně.

formální proces hodnocení, jako je tento doporučený ACC, může vaší organizaci pomoci být proaktivní při prevenci porušování firemních předpisů:

  • výsledky auditu
  • nedávné soudní spory
  • stížnosti na dodržování předpisů
  • nároky zaměstnanců
  • trendy v prosazování odvětví
  • zásady dodržování předpisů v každé rizikové oblasti

Vytvořte a udržujte svůj kodex chování, zásady a standardy

váš firemní program dodržování předpisů potřebuje dobře definovaný kodex chování. Proč? Protože to může pomoci definovat účel vašeho programu a nastavit očekávání chování.

kodex chování funguje jako základ a měl by vysvětlovat následující klíčové body:

  • kdo je zodpovědný za správu programu
  • jak by zaměstnanci měli hlásit pochybení
  • disciplinární opatření za porušení kodexu chování

Vaše firemní zásady by měly stavět na tomto základu tím, že poskytnou pokyny pro konkrétní oblasti dodržování předpisů. Například, mohou řešit běžné porušování firemních předpisů:

  • korporátní korupce
  • úplatkářství
  • daňové praktiky
  • střety zájmů
  • uchovávání záznamů

seznam pokračuje. Přesné oblasti, které je třeba řešit, však budou záviset na vašem oboru.

jakmile jsou rizikové oblasti identifikovány a vytvořeny zásady, měli byste stanovit postupy, které zaměstnancům pomohou správně provádět zásady. Vytváření pokynů krok za krokem usnadňuje dodržování postupů a identifikaci nesouladu.

rizikové oblasti v některých průmyslových odvětvích mohou vyžadovat další normy. Například zákon o zahraničních korupčních praktikách může vyžadovat, abyste vedli podrobné protokoly pro prověřování obchodních partnerů třetích stran.

řádně vyškolit všechny zaměstnance

zásady a standardy dodržování předpisů jsou zbytečné, pokud je zaměstnanci nedodržují.

po stanovení zásad a postupů pro váš firemní program dodržování předpisů je musíte šířit každému zaměstnanci.

ujistěte se, že pracovníci společnosti, zaměstnanci a dodavatelé třetích stran si přečetli a odhlásili všechny zásady a postupy dodržování předpisů.

powerdms-assets-photos-087-business-people-computers

všichni zaměstnanci a příslušní prodejci by měli být vyškoleni v oblasti zákonů, předpisů, firemních zásad a zakázaného chování. V závislosti na velikosti vaší organizace možná budete chtít provádět školení přizpůsobená konkrétním zaměstnancům ve vysoce rizikových oblastech.

ACC doporučuje sledovat, dokumentovat a sledovat školení. Implementací zásad dodržování předpisů a nástroje pro správu školení toho můžete dosáhnout a automatizovat mnoho manuálních procesů. Správný software vám umožňuje distribuovat zásady, provádět online školení, vytvářet vlastní testy a další.

Vylepšete svůj program pomocí softwaru pro správu shody

vytvoření nebo revize zásad dodržování předpisů a školení vyžaduje hodně práce. Je to probíhající proces, který vyžaduje důsledné sledování a aktualizace. Ale nečekejte, až dojde k incidentu, abyste podnikli kroky.

pokud jste vy a Vaši úředníci pro dodržování předpisů již zaneprázdněni a časově omezeni, může být těžké najít správný čas na implementaci nového programu. Trik spočívá v nalezení softwaru pro správu shody, který jej spravuje za vás.

jako cloudová platforma pro správu dodržování předpisů vám PowerDMS umožňuje spravovat zásady, školení a akreditaci v jediném propojeném systému. S PowerDMS můžete vytvářet, revidovat, šířit a sledovat zásady dodržování předpisů. Můžete vytvářet automatizované pracovní postupy a spolupracovat na dokumentech napříč odděleními.

pokud jste připraveni převzít kontrolu nad dodržováním předpisů a chránit své podnikání před rizikem, Zjistěte více o PowerDMS ještě dnes a zjistěte, jak můžeme pomoci vašemu firemnímu programu compliance.

Leave a Reply