co je EDI (elektronická výměna dat)?

co je EDI (elektronická výměna dat)?

elektronická výměna dat nebo EDI je technologie, která pomáhá obchodním organizacím a partnerům rychleji pracovat tím, že urychluje časové osy logistiky a eliminuje manuální chyby prostřednictvím automatizace obchodní komunikace. EDI umožňuje organizacím, které vyrábějí, dodávají, nakupují a prodávají zboží nebo poskytují služby, jako jsou maloobchodníci, výrobci, pojišťovny, poskytovatelé zdravotní péče, letecké společnosti a další.

EDI se používá od roku 1960, i když dnes nachází nové využití tím, že umožňuje automatizaci dodavatelského řetězce a působí jako klíčová součást pracovního postupu pro automatizaci podnikových procesů. Na konci tohoto blogu byste měli mít poměrně solidní znalosti o EDI a úvod do základů technologie EDI.

výměna dat mezi počítači

EDI je automatizovaná výměna standardních elektronických obchodních dokumentů mezi počítači, ke které dochází mezi obchodními partnery prostřednictvím standardizovaného a bezpečného spojení.

při komunikaci mezi počítačem a počítačem Není třeba spoléhat na manuální možnosti, jako je e-mail, fakta a poštovní pošta. Dokumenty se přesouvají přímo z počítačové aplikace odesílatele do počítačové aplikace příjemce. Kupující může například odeslat objednávku a dodavatel automaticky odešle fakturu.

tisíce standardních dokumentů o obchodních transakcích lze s EDI automaticky utratit. Mezi běžné příklady patří objednávky (EDI 850), stavy přepravy (EDI 214), celní informace o fakturách, potvrzení plateb (EDI 820) a inventární dokumenty.

standardní formát EDI umožňuje počítačům zpracovávat dokumenty EDI. Standardy popisují každý kus dat a formát, jako je typ dokumentu, zúčastněné strany, společné datum a opatření, která je třeba podniknout. Použití standardů eliminuje variace společnosti na společnost, takže každý počítačový systém obchodních partnerů mluví společným jazykem.

EDI systémy používají různé standardy pro různé regiony, používají klece a průmyslová odvětví. Standardy EDI mají různé verze, takže partneři EDI musí používat stejný standard a verzi, aby data mohla správně proudit.

mezi nejoblíbenější standardy patří ANSI X12 používaný ve Spojených státech, UN/EDIFACT, který se používá globálně, a průmyslové standardy, jako je HIPAA.

EDI používá řadu zabezpečených protokolů pro výměnu dokumentů. Partneři se musí dohodnout na protokolu k použití a ujistěte se, že používají stejný protokol, než si mohou vyměňovat soubory EDI. Pokud tak neučiní, musí spolupracovat se zprostředkovatelem, aby usnadnili výměnu mezi oběma protokoly.

některé bezpečnostní protokoly EDI vyžadují více technologií než jiné, ale použití softwaru EDI, jako je ESSBUS Connect, může usnadnit širokou škálu výměn bez velkých investic.

tyto protokoly sahají od dlouho zavedeného protokolu file transfer protocol (FTP) nebo secure FTP (STFP), který se používá k nahrávání obsahu na hostitelský server pro webové stránky, až po systémy založené na API, jako jsou AS4, webové přes A2 a další možnosti, včetně mobilních EDI.

ačkoli EDI sám může získat vysoce technické, investice do něj pro vaši společnost zaplatí za sebe v žádném okamžiku. Rychlost, s jakou budete moci zpracovávat objednávky a faktury, se dramaticky zlepší, což vám umožní snížit náklady na pracovní sílu a zaměřit pracovní úsilí na další úkoly s přidanou hodnotou.

EDI a automatizace

EDI zprávy lze automatizovat pomocí předem nakonfigurovaných pracovních postupů. Například, jakmile je objednávka označena jako odeslána, dodavatel může zaslat oznámení o zásilce, následované fakturou.

podniky obecně používají překladatele EDI, a to buď prostřednictvím poskytovatele služeb nebo softwaru k překladu dokumentů EDI pro použití s interními aplikacemi, které umožňují automatizované zpracování. Procesy lze rozšířit o práci s pracovními postupy a integracemi ve vaší společnosti. Například, jakmile společnost obdrží objednávku prostřednictvím EDI, logistický systém automaticky vygeneruje úkol pro zaměstnance skladu přesunout zboží z inventáře do přepravy. Po přesunutí do přepravy se automaticky vygeneruje přepravní štítek a informace o zásilce se odešlou zpět klientovi, který objednávku zadal.

použití EDI ve srovnání s tradičními manuálními postupy

s tradiční metodou, jako je papír nebo e-mail, kupující obdrží oznámení o zadání objednávky nebo může určit, že musí zadat objednávku po kontrole inventárních čísel.

kupující zadá informace do nákupního systému za účelem vytvoření objednávky a buď je vytiskne a zašle prodávajícímu, nebo jim zašle e-mailem.

prodejce obdrží PO, a to buď o několik dní později, nebo prostřednictvím e-mailu, spolu s dalšími komunikacemi. Po obdržení jej prodejce ručně zadá do svého prodejního systému.

prodejce vytiskne fakturu a buď ji zahrne k zásilce, nebo ji odešle samostatně, a to buď e-mailem nebo poštou.

kupující ručně zadá fakturu do systému závazků.

v tomto okamžiku systém papíru přidal do procesu týden nebo více času přepravy tam a zpět. Papír i e-mail jsou vysoce náchylné k chybám, což zvyšuje čas objednávky.

při procesu EDI systém nákupu s podporou EDI kupujícího automaticky vygeneruje a odešle PO formátovaný EDI, když inventář dosáhne přednastavené úrovně pro spuštění systému. Během několika minut systém prodejních objednávek dodavatele, vybavený softwarem EDI, obdrží PO.

systém dodavatele automaticky upozorní zaměstnance skladu, aby zboží zabalili a odeslali. Jakmile jsou zabaleny a připraveny k odeslání, přepravní systém vygeneruje Advanced Ship Notice (ASN)a odešle jej přijímacímu oddělení kupujícího. Odtud ERP systém dodavatele vytvoří fakturu EDI, která jde do systému závazků kupujícího.

celý tento proces trvá asi hodinu, spíše než týden nebo déle.

výhody EDI

EDI nabízí celou řadu výhod pro všechny organizace, které ji používají.

EDI může urychlit vaše obchodní cykly o 61%. Tato technologie umožňuje, aby transakce probíhaly spíše v minutách než ve dnech nebo týdnech. Automatizací papírových úkolů se vaši zaměstnanci uvolní pro úkoly s vyšší hodnotou, což jim umožní být produktivnější. Automatizace výměny dat v dodavatelských řetězcích zajišťuje, že kritická data jsou odesílána včas a sledována v reálném čase. Zkrácení doby zpracování objednávky a dodání vám umožní snížit zásoby.

použití EDI snižuje transakční náklady, protože již není třeba platit za papír, inkoust, kopie, archivaci a skladování, poštovné a vyhledávání dokumentů. To může pomoci vašemu podnikání ušetřit více než 35% pouze na transakčních nákladech. Pokud zpracováváte velký objem transakcí, může vám to také pomoci ušetřit miliony dolarů ročně v důsledku slev na včasné platby. Použití technologie EDI také eliminuje chyby, které mohou stát spoustu peněz, jako jsou ztracené objednávky, nesprávně přijaté telefonní objednávky, chyby při zadávání dat nebo nečitelné faxy.

EDI pomáhá zlepšovat vztahy s dodavateli, protože prodejci těží ze snížených cyklů objednávky na hotovost a zlepšení chyb při snižování peněžních toků šetří čas a frustraci vašeho partnera při řešení datových sporů.

EDI také poskytuje řadu strategických výhod pro vaši společnost, protože máte přehled o stavu transakcí v reálném čase, což usnadňuje rychlejší rozhodování na základě dat. EDI také zefektivňuje proces vstupu na nová území kvůli společnému celosvětovému obchodnímu jazyku, který používá.

technologie EDI podporuje udržitelnost a snižuje emise oxidu uhličitého nahrazením papírových procesů digitálními alternativami. Kvůli zvýšení provozní efektivity dochází také k menšímu plýtvání energií.

jak EDI funguje

EDI vyžaduje tři kroky:

• připravte dokumenty.
• přeložte je do formátu EDI.
• předejte je partnerovi.

kupující jako příklad připraví svou objednávku shromážděním a uspořádáním všech údajů, takže pracuje s EDI. Spíše než tisk objednávky, systém vytvoří elektronický soubor se všemi informacemi potřebnými k vytvoření dokumentu EDI.

jakmile je dokument vytvořen, musí být napájen překladovým softwarem EDI, aby se vaše interní data převedla do standardního formátu EDI. Pokud nemáte vlastní software EDI, můžete data odeslat poskytovateli služeb EDI a přeložit dokument do správného formátu EDI pro vás.

po převedení PO do standardního formátu objednávky EDI je předána dodavateli. Dodavatel používá EDI s různými dokumenty, pokročilým oznámením o přepravě a fakturou, například k oznámení kupujícímu, že objednávka byla odeslána, a požádat kupujícího o platbu.

implementace EDI ve vaší organizaci

Chcete-li zajistit dodržování EDI, budete muset nastavit infrastrukturu EDI, sladit nastavení EDI s nastavením vašich obchodních partnerů a dodržovat společné standardy.

Chcete-li začít s EDI, musíte mít:

• EDI software pro komunikaci
• Internet communications, VAN, jak to vyžadují vaši různí partneři
• potřebný on-premise hardware včetně serveru nebo PC, komunikačních zařízení a periferií,
• zabezpečené kancelářské prostory s monitorovanými zálohami bezpečnostních dat a redundantním výkonem, aby systém mohl spolehlivě fungovat
• Software pro integraci jakékoli transakce EDI s vašimi back-office systémy pro snadné integrace EDI
• mapy pro každý typ dokumentu EDI, který je vyměněn s partnery za účelem mapování záznamů EDI do použitelného podnikání dokument.

vaše EDI je stejně cenná jako vaše integrace s partnerskými systémy. Musíte určit, které protokoly IDI budete používat k odesílání a přijímání dokumentů. Vyberete a implementujete výměny pro správné dokumenty nebo transakci. Budete také chtít přibít případy použití, kde budete odesílat a přijímat každý dokument EDI.

komunikujte s dodavateli a vaším IT týmem a určete nezbytné kroky pro implementaci EDI ve vaší organizaci.