co je intranet a je stále relevantní pro vaši organizaci?

interní komunikace jsou dnes v centru digitální transformace. A protože společnosti přijímají stále pokročilejší technologické nástroje pro komunikaci se zaměstnanci a jejich zapojení, roste odpovědnost za efektivní oslovení zaměstnanců v první linii a v kanceláři bez ohledu na to, kde pracují.

v nedávné zprávě jsme zjistili, že 57% odborníků v oblasti interní komunikace a lidských zdrojů je pod větším tlakem na rozvoj soudržného přístupu k zapojení zaměstnanců.

co je intranet?

možná se divíte: co je intranet? Intranety jsou soukromé sítě, které organizace používají k distribuci komunikace výhradně svým zaměstnancům, a podniky je používají po celá desetiletí pro interní komunikaci.

jaký je rozdíl mezi intranetem a internetem?

intranety se objevily v tandemu s internetem v 1990s. rozdíl mezi internetem a intranetem je jednoduchý: internet je veřejná síť, která není vlastněna žádným subjektem, zatímco intranet je v soukromém vlastnictví a není přístupný pouze každému, kdo se může dostat online.

podívejte se, jak společnost Boeing uvedla do provozu naše moderní intranetové řešení se 70% pracovní síly, která nyní navštěvuje zprávy Boeing na ploše, e-mailu a mobilu.

jaký je rozdíl mezi intranetem a extranetem?

možná jste také slyšeli o extranetu. Rozdíl mezi intranetem a extranetem spočívá v tom, že zatímco intranet má omezený přístup k organizaci, k extranetu mohou přistupovat oprávněné třetí strany, jako jsou zákazníci, prodejci nebo partneři.

intranety používají převážně zaměstnanci k vyhledávání informací, komunikaci napříč organizací a správě pracovních postupů. Příkladem intranetu je web, který je používán výhradně leteckou společností k poskytování aktualizací a informací svým zaměstnancům.

zatímco intranety začínaly jako sestavitelné exkluzivní podnikové weby, Nyní mají schopnost integrovat se s dalšími nástroji, jako jsou platformy a sociální média, pro robustní interní komunikační zážitek. Například SharePoint je populární intranet od společnosti Microsoft Office.

výhody a nevýhody intranetu

výhody intranetu

navzdory skutečnosti, že se objevují nové technologie pro pokrok v oblasti komunikace, pro mnoho společností stále existují klíčové výhody, které mají intranet vytvořený a spravovaný specializovaným interním týmem. Zde jsou tři strategické výhody mít firemní intranet.

snadné ukládání souborů a informací

každá organizace má stovky, ne-li tisíce, různě formátovaných souborů plovoucích mezi e-mailovými vlákny, Diskem Google nebo pevnými disky na noteboocích nebo stolních počítačích. Mít firemní intranet usnadňuje ukládání a přístup ke všem souborům na jednom centrálním místě. Jakákoli komunikace, která se děje na intranetu, je také uložena tak dlouho, dokud je intranet nahoře. To usnadňuje jednotlivcům hledat minulé příspěvky z intranetu společnosti.

snadné způsoby komunikace mezi zaměstnanci

intranety obvykle obsahují uživatelské profily podobné vašemu profilu LinkedIn. Obsahují fotografii, název pracovní pozice a popis a kontaktní informace. Každý zaměstnanec s přístupem na intranet může objevit nové kolegy a poslat jim zprávu prostřednictvím intranetu. To usnadňuje zvýšenou spolupráci a pomáhá vytvořit síť pracovních sil.

dobrý systém pro správu obsahu (CMS)

intranety začaly v 90. letech jako jednoduchá uvítací stránka s řídkými informacemi o podniku. Od té doby se vyvinuly tak, aby zahrnovaly diskusní fóra, blogy a sociální funkce. To umožnilo interním komunikátorům používat svůj intranet ke sdílení klíčových zpráv a organizačních aktualizací. Intranet CMS umožňuje interním komunikátorům snadno vytvářet a sdílet obsah v celém systému.

nevýhody intranetu

je zřejmé, že nástroje, které se používají po celá desetiletí, se mohou také cítit neohrabané a zastaralé, zejména pokud nejsou aktualizovány nebo upravovány tak, aby držely krok s potřebami společnosti. Zde je pět běžných nevýhod, které mají intranet pro mnoho společností.

informace je obtížné najít

intranety byly tradičně strukturovány v zastaralém formátu, který nutí zaměstnance prohledávat tisíce stránek nebo složek, aby našli informace, které potřebují. Intranety nevytahují relevantní a aktuální příběhy tak, jak jsme zvyklí přijímat informace. Obsah je často zastaralý, protože publikování do intranetů může být obtížné a časově náročné. Navíc nemůžete cílit na zaměstnance ani personalizovat komunikaci, takže informace jsou relevantní a aktuální.

vzhledem k tomu, že je obtížné najít informace, mohou být pracovníci rozčarováni z toho, že drží krok s intranetovou komunikací. To negativně ovlivňuje zkušenosti zaměstnanců a snižuje vliv vašich zpráv na širší obchodní cíle.

pracovníci bez desek nemají snadný přístup k intranetům

intranety jsou omezeny schopností oslovit všechny zaměstnance, protože jsou někdy přístupné pouze na ploše. Vzdálení pracovníci, jako jsou maloobchodní pracovníci, zdravotní sestry, skladníci a řidiči nákladních vozidel, nemusí mít přístup k intranetům. Pracovníci v první linii nemusí mít firemní notebook, domácí přístup k intranetu nebo pravidelný přístup k internetu. I když tito pracovníci čekají, až budou mít počítač pro přístup k intranetu, informace na intranetu jsou často zastaralé nebo neuspořádané, což zaměstnancům ztěžuje rychlé nalezení potřebného obsahu. Chcete-li oslovit každého pracovníka, musíte se ujistit, že Vaše komunikační nástroje podporují vzdálené a terénní pracovníky.

sestavili jsme přímou zpětnou vazbu od vedoucích IT o tomto problému. Ukázalo se, že 80% vedoucích IT si myslí, že nedostatek přístupu k informacím snižuje produktivitu v první linii. Chcete-li oslovit každého pracovníka, musíte se ujistit, že Vaše komunikační nástroje podporují vzdálené a terénní pracovníky.

Dow Chemical použil Firstup pro svůj moderní intranet a dosáhl 80% zapojení s pracovníky v kanceláři a ve výrobě!

Mobile není podporován

není žádným tajemstvím, že jako společnost jsme závislí na našich mobilních telefonech. Více než 85% tisíciletí má svůj vlastní smartphone. Mnoho intranetů nepodporuje mobilní zařízení nebo je třeba je aktualizovat s dalším mobilním vydáním. Pokud již máte intranet, může být lákavé počkat na další aktualizaci, která má mobilní funkci, místo aby se zavázala ke změně komunikace. Ale čekáním na přechod, ztrácíte snadný, přístupný způsob komunikace s celou pracovní silou. Mobilní komunikace, zejména nativní aplikace, jsou vhodné pro každého pracovníka a s větší pravděpodobností je udržují v záběru.

aktualizace intranetů mohou trvat dlouho

komunikační technologie a software se neustále zlepšují a vyvíjejí. Jsme zvyklí na pravidelně naplánované aktualizace softwaru, nové verze a vzrušující nové funkce. Pro srovnání může trvat roky, než vyjdou nové verze intranetu. Například Microsoft je na tříletém cyklu vydání. Toto zpoždění brání interním komunikátorům s intranety získat přístup k nejnovějším strategiím, aby byli pracovníci informováni a informováni. S těmito velkými novými verzemi se zaměstnanci musí naučit složité nové funkce a upravit své staré pracovní postupy. Nové verze se nemusí dobře integrovat s jiným softwarem, který používáte, nebo být únavné instalovat, pokud budete čekat příliš dlouho mezi vydáními.

intranetové portálové řešení nejsou uživatelsky přívětivé

pokud uvažujete o obnovení intranetu nebo o přechodu na intranetové softwarové řešení, nemusí to být nejlepší investice. Toto je jen překrytí vašeho stávajícího intranetu, takže všechny vaše stejné problémy jsou pokryty hezčím rozhraním. Budete se držet se stejným špatným vyhledáváním, zastaralou technologií a nedostatkem mobilní odezvy.

“moderní Intranet” byl vytvořen, aby pomohl vyřešit některé z těchto problémů.

kde se intranet vejde do digitálního pracoviště?

intranety jsou spouštěny, vytvářeny a aktualizovány specializovaným týmem intranetu nebo digitálního pracoviště. Tyto týmy používají k provozování intranetu různé cross-funkční dovednosti. Spark trajektorie Intranet a Digital Workplace skills matrix ukazuje, jak intranet a digitální pracoviště týmy mají celou řadu dovedností, které vycházejí z technologie a IT řízení, obsah a komunikace, uživatelské zkušenosti design, a sociální a řízení spolupráce.

všechny tyto sady dovedností se hodí k vytvoření nástroje, který zahrnuje komunikaci, správu databází a design. Matice dovedností Sparks také zdůrazňuje, jak oddělení a jeho odpovědnosti nejsou tak pevné nebo definované jako HR nebo IT. Protože tým intranetu je zodpovědný za vytváření, nahrávání a správu intranetu, může být obtížné odhalit, kde přesně je třeba přidat nové funkce a nástroje.

intranet není digitálním pracovištěm. Cílem je prolomit komunikační bariéry a podpořit efektivitu, inovace a růst. Nejedná se o univerzální řešení, ale spíše o nejlepší sadu platforem a nástrojů ve své třídě, díky nimž je práce bezproblémová. Úspěšné digitální pracoviště využívá inteligentní pracovní postupy, aby vše fungovalo na vyžádání a s menším třením.

dobrá komunikační platforma je jádrem digitálního pracoviště-poskytování správných informací ve správný čas správnému pracovníkovi. Pokud jsou vaši lidé neinformovaní nebo horší, nikdy neinformovaní, vaše nejlepší úsilí padne. Pokud to nevědí, nemohou to udělat.

intranetové osvědčené postupy

optimalizace efektivity a efektivity vašeho intranetu zahrnuje zajištění toho, abyste drželi krok s osvědčenými postupy. Protože intranety existují po celá desetiletí, jejich aktualizace může být často obtížná nebo pomalá. S cílem poskytnout nejlepší intranet, budete muset udělat následující.

ujistěte se, že intranet je váš zaměstnanec preferovaný způsob komunikace

je intranet způsob komunikace, který vaši zaměstnanci chtějí používat? Dnes existuje zřetelná technologická mezera v podnikové komunikaci: pouze 25% komunikátorů používá své firemní intranety ke komunikaci se zaměstnanci. Místo toho interní komunikátoři často používají e-mailové zpravodaje, firemní aplikace, digital signage nebo fyzické příspěvky a oznámení.

musíte se ujistit, že intranet je preferovaným médiem pro oslovení vaší pracovní síly. Zeptejte se sami sebe:

• používají naše týmy skutečně intranet?
• má k němu přístup každý pracovník?
• mohou zaměstnanci najít informace, které potřebují?

pokud zjistíte, že neodpovídáte na žádnou z těchto otázek, může být čas přehodnotit strategii intranetu pro vícekanálový přístup.

co je to omnichannel přístup?

zaměstnanci mají preference, pokud jde o to, jak s nimi jejich společnosti komunikují. Někteří nemají firemní e-maily nebo notebooky a mohou rádi používat své firemní aplikace. Mezitím ostatní zaměstnanci mohou najít e-maily nebo intranety pohodlnější.

je na komunikátorech, aby oslovili zaměstnance tam, kde jsou a na jejich preferovaném kanálu. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je integrovat všechny vaše komunikační kanály do komunikační platformy pracovní síly.

totéž platí pro intranet. Zvažte připojení intranetu k komunikační platformě pracovní síly. Zesilovač obsahu Firstup tlačí firemní zprávy a informace na intranet způsobem, který udržuje zaměstnance informované a vrací se pro další. Aby se vaše pracovní síla zajímala o vaše zasílání zpráv, je důležité, abyste oslovili zaměstnance na kanálu, který preferují. Mít řešení na místě, které je snadno použitelné a povrchy relevantní informace povzbudí zaměstnance, aby se zapojily do vaší komunikace.

Reach každý pracovník

intranety byly vytvořeny před vzestupem vzdálených pracovníků, což znamená, že často nebyly aktualizovány s dostatkem nových funkcí a nástrojů na podporu tohoto rostoucího segmentu pracovní síly. Váš intranet by měl být použit jako nástroj pro připojení všech vašich zaměstnanců a udržení vaší pracovní síly v souladu s organizačními cíli.

aby vaše zprávy měly dopad, musí se komunikace setkat s pracovníky při výběru zařízení a kanálu. To platí zejména pro zapojení pracovníků bez desek, protože nemusí mít vždy přístup k pracovní ploše. Pouhé spoléhání se na vysílání na intranet pro veškerou vaši komunikaci nebude stačit k zapojení vaší pracovní síly.

mít vícekanálový přístup, který zahrnuje mobilní zařízení, je nejlepší způsob, jak optimalizovat dosah vaší komunikace. Více kanálů maximalizovat počet dotykových bodů, ujistěte se, že vaše zprávy jsou vidět. Tento přístup by mohl zahrnovat rychlé zasílání zpráv, funkci newsfeed a mobilní aplikaci. Mobilní aplikace pomůže zejména oslovit pracovníky v první linii, kteří jsou tváří vaší společnosti.

podobně je mnohem snazší zaměřit se na různé segmenty zaměstnanců tím, že pochopíte, jak se zabývají obsahem, který vytvoříte. Pracovníci se častěji zabývají personalizovaným a relevantním obsahem. Například, pokud jste si vědomi, že pracovníci v první linii používají vaši firemní aplikaci více, než otevírají vaše e-maily, můžete nasměrovat většinu zpráv v aplikaci, aby se zaměřili na jejich potřeby.

udržujte obsah poutavý a relativní

Chcete-li skutečně zaujmout pozornost vašich zaměstnanců, váš intranet musí mít více obsahu, který poskytuje hodnotu celé vaší pracovní síle. Způsob, jakým konzumujeme obsah, se změnil a nástroje, které používáme k zapojení naší pracovní síly, musí odrážet způsoby komunikace online i mimo kancelář.

Chcete-li optimalizovat obsahovou strategii, musíte se ujistit, že pracovníci mají snadný přístup k vašim zprávám a jejich objevování. Různé typy obsahu na intranetu mohou zahrnovat:

• události a konference oznámení
• CEO myšlenka vedení pieces
• FAQ
• it návody
• Newsfeeds
• diskusní fóra
• blog
• videa a infografiky
• veřejné uznání individuálních úspěchů

váš intranet by měl být nástrojem, který vám pomůže poskytnout úžasný zážitek zaměstnanců. Týmy se mnohem častěji zabývají vaším obsahem, pokud budete obsah zaměřovat na podporu účasti pracovníků namísto zasílání zpráv shora dolů.

intranet by měl být místem pro dialog mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem místo místem, kde pracovníci konzumují pouze informace, nikoli se účastní.

všechny nejlepší intranety potřebují tyto věci

intranety jsou starší technologie, což znamená, že společnosti musí podniknout kroky k jejich aktualizaci a práci způsobem, který vyhovuje potřebám společnosti. Ačkoli intranety, podle návrhu, se pomalu aktualizují, těžko přístupné pro vzdálené a frontové pracovníky, a nebyly skutečně postaveny tak, aby poskytovaly včasné informace, to neznamená, že tyto nevýhody nemůžete překonat. Nejlepší intranety mohou být obvykle vybaveny nejlepšími nástroji, které umožní vašim zaměstnancům. Zde je klíčový prvek, který váš intranet potřebuje.

uživatelsky přívětivý design

vzhledem k tomu, že tým intranetu je zodpovědný za nahrávání, vytváření a správu intranetu, může být často obtížné ustoupit a ujistit se, že intranet je uživatelsky přívětivý. Měli byste se ptát sami sebe, proč pracovníci používají intranet? Používají jej ke spolupráci s kolegy, objevování nových informací nebo jednoduše vyplňování papírování?

zde je to, co váš intranet potřebuje, pokud chcete usnadnit používání a poskytnout zaměstnancům potřebné nástroje.

• funkce Integrace: místo toho, abyste podstoupili zdlouhavý úkol aktualizace intranetu, funkce integrace znamená, že můžete získat nejnovější nástroje a funkce, aniž byste museli podstoupit celou aktualizaci. Díky funkcím integrace můžete automaticky tlačit zprávy a aktualizace přímo na intranet, aniž byste museli udělat další krok.
• Funkce vyhledávání: jednou z největších překážek intranetu je zastaralá vyhledávací funkce. Ujistěte se, že vaši zaměstnanci získat informace, které potřebují, aniž by trávit hodiny kopání přes stránku po stránce je rozhodující pro zajištění uživatelsky příjemný zážitek.

váš intranet by měl být prvním místem, kam vaši zaměstnanci chodí, aby získali informace, které potřebují. Optimalizace jejich zkušeností znamená zajistit, aby byl váš intranet vytvořen tak, aby umožňoval a podporoval vaši pracovní sílu.

metriky

váš intranet by měl sloužit jako platforma pro interní komunikaci a pomoci dosáhnout širších obchodních cílů. Zeptejte se sami sebe, Jakou roli hraje intranet při řešení strategických organizačních cílů a je sladěn, aby jim pomohl dosáhnout?

jediný způsob, jak zjistit, zda intranet přispívá k úspěchu vašeho podniku, je změřit výkon vaší interní komunikace. Chcete-li optimalizovat svou komunikační strategii, musíte vědět, co funguje a co ne. Analýzou komunikačních metrik můžete odhalit, jak různí zaměstnanci interagují s vašimi zprávami.

nejprve musíte definovat, jaké metriky budete sledovat, abyste mohli analyzovat svůj výkon. Ať už se jedná o zvýšení přijetí intranetu nebo zmocnění zaměstnanců ke komunikaci prostřednictvím intranetu, identifikace klíčových ukazatelů výkonu vám pomůže sledovat váš pokrok. Sledováním metrik v průběhu času můžete vytvářet užitečné postřehy, které předefinují vaši komunikační strategii.

Employee empowerment

úspěšná organizace má silnou firemní kulturu, která je přítomna v každém oddělení. Intranet může sloužit jako prostředek k přenosu vašeho poslání a hodnot na celou vaši pracovní sílu.

zaměstnanci by se měli cítit pohodlně při budování a přispívání ke kultuře vaší společnosti prostřednictvím živého dialogu na intranetu. Zpřístupněte zdroje, které zaměstnancům umožní vybudovat silnou firemní kulturu. K budování úspěšné firemní kultury mohou přispět funkce, jako je uznání zaměstnanců, výkonnostní cíle, proces onboardingu a povzbuzení pracovníků k aktivní činnosti na intranetu.

jak se porovnává vaše digitální pracoviště?

Věděli jste, že podle společnosti McKinsey & může efektivní interní komunikace zvýšit produktivitu o 20-25%?

udržet zaměstnance zaměstnané a produktivní je hlavním cílem mnoha společností. Mít zprávy, které jsou snadno přístupné a dostupné na různých zařízeních a kanálech, je zásadní pro informování týmů.

není pochyb o tom, že produktivita na pracovišti byla letos testována jako nikdy předtím. Existuje však příliš mnoho podnikových aplikací, které soutěží o pozornost vašich zaměstnanců? Přečtěte si naši zprávu a podívejte se, proč se vedoucí IT shodují-74% tvrdí, že vysoký objem kanálů zapojení zaměstnanců ovlivnil produktivitu na pracovišti.

vzhledem k tomu, že se pracovníci více distribuují, musí být komunikační nástroje schopny oslovit každého pracovníka. Většina intranetů trvá roky, než se aktualizují, a jsou často nepřístupné zaměstnancům, kteří nepracují u stolu. Tato neefektivita brání schopnosti pracovníků vykonávat své role. Zatímco obnovení intranetu může být na vašem seznamu úkolů, zvažte otázku, zda je intranet sám nejlepším řešením pro vaše komunikační potřeby. Měli byste se zeptat sami sebe:

1. je intranet stále relevantní pro vaši organizaci?
2. jsou vaše zprávy uživatelsky přívětivé a časté?
3. může vaše pracovní síla bez desek snadno přistupovat k intranetu?
4. oslovujete každého zaměstnance na svých preferovaných kanálech?
5. můžete cílit na konkrétní segmenty zaměstnanců pomocí personalizovaných informací?
6. jak dlouho čekáte, než budete moci aktualizovat svůj intranet?
7. můžete přesně měřit dopad vaší komunikace?

pokud zjistíte, že se ptáte, proč stále máte intranet, může být čas přehodnotit svou strategii a využít komunikační platformu pracovní síly k integraci všech vašich interních komunikačních kanálů, aby skutečně zapojili a sladili své zaměstnance.

obnovení internetu nevyřeší základní strukturální problémy, které brání zaměstnancům včas získat informace,které potřebují. Využijte plný potenciál vašeho intranetu tím, že budete držet krok s osvědčenými postupy a integrovat se s nástroji, které vám pomohou splnit vaše obchodní cíle.

zjistěte, jak Firstup umožňuje organizacím s přední komunikační platformou pracovních sil skutečně oslovit, informovat a zapojit zaměstnance do práce jako jeden.

intranetové Nejčastější dotazy

otázka: co je intranet?
odpověď: Intranety jsou soukromé sítě, které organizace používají k distribuci komunikace výhradně svým zaměstnancům, a podniky je používají po celá desetiletí pro interní komunikaci.

otázka: Jaký je rozdíl mezi internetem a intranetem?
odpověď: internet je veřejná síť, která není vlastněna žádným subjektem, zatímco intranet je v soukromém vlastnictví a není přístupný pouze komukoli, kdo se může připojit online.

otázka: Jaký je rozdíl mezi intranetem a extranetem?
odpověď: Rozdíl mezi intranetem a extranetem spočívá v tom, že zatímco intranet má omezený přístup k organizaci, k extranetu mohou přistupovat oprávněné třetí strany, jako jsou zákazníci, prodejci nebo partneři.

otázka: Proč by společnost používala intranet?
odpověď: intranety používají převážně zaměstnanci k vyhledávání informací, komunikaci napříč organizací a správě pracovních postupů. Příkladem intranetu je web, který je používán výhradně leteckou společností k poskytování aktualizací a informací svým zaměstnancům.

otázka: Co je intranetový software?
odpověď: intranetový software umožňuje společnostem vybudovat soukromou, bezpečnou síť, ke které mají přístup pouze zaměstnanci této společnosti. Tento intranet slouží jako portál pro přístup zaměstnanců k interním a externím zdrojům a umožňuje pracovníkům komunikovat, spolupracovat a sdílet dokumenty a další informace.

otázka: Co je intranetový web?
odpověď: intranetový web je interní web (nebo portál), který pomáhá zaměstnancům zůstat v obraze s jejich společností. Slouží jako webová stránka, komunikační kanál, nástroj pro správu znalostí a platforma pro spolupráci. Vzhledem k tomu, že společnosti přijímají stále pokročilejší technologické nástroje pro komunikaci se zaměstnanci a jejich zapojení, roste odpovědnost za efektivní oslovení zaměstnanců v první linii a v kanceláři bez ohledu na to, kde pracují.