co je P2P cyklus? – 12 kroků cyklu SAP Procure-to-Pay

cyklus P2P je proces, jak organizace nebo společnost postupuje při pořizování zboží a služeb, placení dodavateli a přijímání zboží.

cyklus začíná vyžádáním nabídek od dodavatelů před vytvořením objednávek, které jsou zasílány dodavatelům. Po obdržení se před vystavením faktur a následnou platbou provádějí kontroly kvality.

tento článek podrobně popisuje každý krok p2p cyklu.

co je P2P postup?

cyklus procure-to-pay (P2PCycle) je činnost obchodního procesu, ke které dochází při vytváření a přijímání objednávek, plateb za položky nebo služby.

to zahrnuje vše od získávání produktů až po platící dodavatele po obdržení dodávky tohoto zboží; může dokonce zahrnovat obrácené transakce, kdy jsou dříve zakoupené položky vráceny před odesláním!

všechny moderní ERP systémy, včetně SAP, udržují dobré funkce automatizace procesů P2P.

v tomto příspěvku se jako reference bere cyklus p2p SAP MM.

kroky p2p cyklu

níže naleznete 12 kroků SAP Procure-to-Pay podrobnosti cyklu.

proces cyklu Procure-to-Pay nebo P2P začíná, když kupující zjistí potřebu nějakého zboží nebo služeb.

identifikace požadavků

identifikace požadavků je prvním krokem v cyklu p2p.

kdykoli je nedostatek surovin nebo služeb nebo jakýchkoli částí potřebných k pokračování provozu, odpovědná osoba identifikuje potřebu nebo přínos materiálu.

potřeba materiálu nebo služby je poté informována nákupním oddělením vytvořením žádosti o nákup.

žádost o nákup bude předložena vedoucímu nákupu.

autorizace objednávky

manažer nákupu vyhodnotí přijatou objednávku.

v závislosti na významu a nákladech na materiál nebo službu bude zaslán vedoucím pracovníkům na vyšší úrovni k revizi.

zde může být objednávka buď schválena, nebo zamítnuta.

schválení objednávky

Předpokládejme, že manažer nákupu dostane souhlas od svých seniorů. V takovém případě schválí objednávku a zašle PO oddělení nákupu.

oddělení nákupu zkontroluje formulář žádosti, aby porozumělo požadavku.

výběr dodavatelů

v závislosti na typu požadavku bude buď nový seznam dodavatelů zařazen do užšího výběru, nebo se oddělení nákupu může přímo obrátit na stávajícího dodavatele pro materiál.

výběr dodavatelů závisí na jejich důvěryhodnosti, hodnocení dodavatelů, kvalitě produktu nebo služby a cenách.

Vezmeme-li nabídky od dodavatelů

zde kupující odešle RFP všem dodavatelům v užším výběru, aby vysvětlili požadavky. Prodejci jsou poté požádáni, aby uvedli své nabídky.

výběr dodavatele

zde jsou vyhodnoceny odpovědi dodavatele na RFP, podmínky a nabídky jsou sjednány s dodavateli.

dodavatel, jehož nabídka a kupující akceptuje podmínky, jsou do užšího výběru a smlouva bude podepsána.

oznámení o zásilce

jakmile je smlouva podepsána a PO je potvrzeno, prodávající zašle oznámení o zásilce kupujícímu. Oznámení informující o zboží nebo službách, které poskytují.

v tomto okamžiku jsme v polovině cyklu procure-to-pay. Oznámení o zásilce obsahuje všechny podrobnosti, jako je popis zboží, datum odeslání.

příjem zboží

společnost obdrží zboží od dodavatele. Získané materiály nebo služby jsou kontrolovány za účelem kontroly kvality materiálů.

doručovací tým porovná PO s oznámením o zásilce, aby ověřil, zda se oba shodují. Pokud se shodují, společnost vystaví potvrzení prodejci.

pokud se však vyskytnou nesrovnalosti, může Společnost kontaktovat dodavatele a požádat o vrácení peněz nebo výměnu.

zaznamenání faktury

po obdržení potvrzení od společnosti jim dodavatel zašle fakturu k platbě. Faktura bude obsahovat všechny platební údaje týkající se dodaného zboží.

3 Way Match

jakmile je faktura přijata od dodavatele, musí být všechny související dokumenty, jako je objednávka a oznámení o zásilce, zkontrolovány účetním oddělením společnosti.

provedení platby dodavateli

Předpokládejme, že Oddělení splatného účtu najde shodu mezi všemi dokumenty týkajícími se ceny, množství a podmínek. V takovém případě bude platba provedena prodejci podle dohodnutých podmínek.

hlášení

jakmile dodavatel provede platbu, celý proces je zdokumentován a vytvoří se sestavy.

výhody cyklu procure-to-pay

cyklus nákup-to-pay pomáhá vašemu podnikání růst s následujícími výhodami.

zvyšuje proces nákupu: cyklus procure-to-pay jasně definuje kroky spojené s nákupním postupem. Proto zvyšuje celkovou efektivitu nákupního procesu.

snižuje náklady na zpracování: nákupní modul ERP pomáhá snižovat náklady na zpracování nákupního postupu poskytováním sledování zásob bez papírování.

jeho online objednávání schopnost pomáhá uživateli naladit úrovně zásob, jakmile jsou získány objednávky.

poskytuje průhlednost: Cyklus nákup-to-pay pomáhá nákupním lidem a prodejcům zjistit, kde je požadavek. Tímto způsobem přináší a zvyšuje viditelnost do dodavatelského řetězce.

zvyšuje vztah s prodejcem: proces nákupu a platby zajišťuje, že objednávky jsou prováděny přesně a platby pro dodavatele jsou správně vytvořeny.

umožňuje také prodejcům a kupujícím snadno komunikovat a spolupracovat při rychlém řešení sporů. Tyto základní věci vedou ke zlepšení vztahu s prodejcem.

dává šanci vyjednat cenu: Vzhledem k tomu, že zlepšuje vztah s prodejcem, mohou kupující požádat o sjednání ceny a smluvních podmínek.

usnadňuje hlášení dat: pokud máte systém správy zásob založený na cloudu, můžete snadno načíst zprávy v reálném čase, jako jsou zprávy o ziskovosti, zprávy o nákladech a zprávy o odpadech.

tyto informace umožňují manažerům mít úplnou kontrolu nad jejich peněžním tokem a činit správná rozhodnutí o nákupu.

zvyšuje produktivitu: optimalizuje proces nákupu, což pomáhá zvýšit produktivitu.

pomáhá provádět včasné doručení: když se zvýší produktivita, dodáte produkt nebo služby včas.

jak zlepšíte cyklus procure-to-pay?

dodržováním níže uvedených postupů můžete zlepšit proces nákupu a platby.

• zachovat transparentnost procesu
• implementovat nejlepší software pro nákup zaplatit
• zvýšit zapojení dodavatele
• mít dobře organizovanou správu smluv
• zvýšit zásoby

automatizace P2P cyklu

nákupní cyklus zahrnuje mnoho oddělení organizace, stejně jako mnoho dodavatelů.

vzhledem k tomu, že se jedná o dlouhý proces zahrnující spoustu papírování a administrativních úkolů, vyžaduje to spoustu peněz a času.

automatizací cyklu P2P mohou organizace optimalizovat celý proces pomocí technologie.

snížené papírování a lidské zásahy automatizací procesu P2P pomáhají společnostem snížit provozní náklady.

parametry Chcete-li vybrat software pro cyklus procure-to-pay

musíte zvolit nejlepší technologii pro proces P2P. Při výběru softwaru zvažte následující parametry.

• rychlost softwaru: vyberte aplikaci, která pracuje rychle, aby pomohla zkrátit čas potřebný pro proces a snížit sílu týmu.
• flexibilita softwaru: vyberte aplikaci, která dokáže splnit všechny vaše obchodní potřeby a dodržovat obchodní pravidla. Software by měl být upgradovatelný na novou verzi a snadno přizpůsobitelný podle vašich potřeb.
• transparentnost: aplikace by měla poskytnout dobré informace o vaší práci. Mělo by vám umožnit mít správné informace, abyste snížili sledování uvnitř i vně společnosti.
• dokonce i sdílení úkolů: ujistěte se, že váš software sdílí úkol rovnoměrně mezi členy vašeho týmu. Software by měl mít schopnost automaticky odesílat požadavky dodavateli v závislosti na minulé historii nákupu.
• komunikace dodavatele: aplikace by vám měla pomoci komunikovat s vašimi dodavateli a měla by také umožnit prodejcům kontrolovat faktury, schvalování nabídek, platby sami.

seznam dodavatelů softwaru procure-to-pay

mnoho dodavatelů poskytuje software na trhu. Uvádím několik nejlepších prodejců.

• SAP Ariba
  • poskytuje jednoduchou, rychlou a uživatelsky přívětivou technologii.
  • efektivně se integruje s jinými ERP systémy.
  • nabízí flexibilní procesy s kontrolou rozpočtu a řízením schvalování.
  • poskytuje absolutní příjem a proces shledání.
• GEP Smart
  • je postaven na odborných znalostech v procesu zadávání veřejných zakázek.
  • poskytuje komplexní technologie pro přímé a nepřímé procesy zadávání zakázek.
  • poskytuje cloudovou platformu s jednotným upstream sourcingem a následným procesem zadávání zakázek.
• platforma Coupa BSM
  • poskytuje software, který má úplnou viditelnost a drží se procesu zadávání veřejných zakázek.
  • poskytuje moderní designový zážitek.

jaké jsou výzvy cyklu procure-to-pay?

při zpracování nákupu k zaplacení čelí organizace mnoha problémům. Zde se chystám vyjmenovat výzvy v procesu obstarání platby.

konsolidace systému a procesu

víte, že organizace má mnoho oddělení a každé oddělení bude mít své systémy a nástroje. To ztěžuje integraci dat.

absence autority a souladu

správa a dodržování obvykle ovlivňují flexibilitu zadávacího procesu.

Unconcern by management

obecně si vedení myslí, že nákupní proces není kritický proces. Vedení tedy dává menší prioritu zlepšování procesu pomocí modernizovaných technologií.

Absence adopce

obvykle osoba, která ví mnohem více o nákupu a jeho složitosti, navrhuje nástroje nebo software pro zadávání zakázek.

proto bude software zcela zaměřen na jeho funkce, nikoli na použitelnost. Takže někdy mohou uživatelé najít potíže při používání systému zadávání veřejných zakázek.

uživatelé nemají dostatek školení pro správné používání systému. Kvůli všem těmto problémům několik podniků neprojeví zájem o přijetí technologie buy-to-pay.

nedostatek komunikace

v mnoha organizacích nebudou změny provedené v celé organizaci komunikovat s uživateli nebo zaměstnanci. Takže někdy organizace nedokáže vybrat ten správný software pro zadávání zakázek.

proto zvolená technologie nebude splňovat a uspokojovat požadavky uživatele. Kromě toho ovlivňuje kvalitu a včasné dodání výstupu.

jak se vypořádat s výzvami?

následuje několik návrhů, jak se vypořádat s výše uvedenými výzvami, kterým čelí proces cyklu nákup-platba.

Automatizujte proces

je nejlepším nápadem automatizovat celý proces nákupu. Pomáhá zvyšovat efektivitu a snižovat náklady na proces.

převod požadavku na objednávku bude proveden automaticky.

schvalovací proces, fakturace a další procesy probíhají bez komplikací a přerušení. Proto je vhodný jak pro dodavatele, tak pro organizaci.

tento automatizovaný systém umožňuje nákupnímu týmu soustředit se na hodnotnější práce. To také umožňuje účet splatné oddělení zvýšit produktivitu a snížit náklady.

technologie platí prodejci včas. Neexistuje tedy riziko opožděné platby. Pomáhá spojit zákazníka a dodavatele s dobrým pouto.

z důvodu včasné platby můžete také získat nějaké slevy, což pomáhá snížit náklady.

zvažte uživatelské zkušenosti

automatizace procesu se stává úspěšným a hodným pouze tehdy, když slouží svému účelu. Proto by mělo být užitečné a snadno použitelné pro zaměstnance.

pokud je pro zaměstnance obtížné při používání systému nebo technologie, nemá smysl provádět automatizovaný proces.

proto při implementaci nového systému zvažte zkušenosti zaměstnanců nebo uživatelů.

myslete na správný design

přijměte metodu zaměřenou na pracovníky pro návrh procesu zadávání veřejných zakázek. Pomáhá vyvinout systém, který bere v úvahu uživatele a použitelnost. Bude to snadné použití pro pracovníka, jak plyne čas.

přijměte cloudový systém

víte, že pro organizaci je zabezpečení kmenových dat mnohem důležitější. Cloudová technologie pomáhá organizaci standardizovat obchodní proces.

zvyšuje efektivitu a snižuje náklady na proces. Umožňuje také organizaci rychle a efektivně změnit systém.

Udržujte proces flexibilní

ve starém procesu nákupu byl proces prováděn pouze interně s jedním nebo dvěma zařízeními.

v dnešní době se zaměstnanci začínají ptát na přístup kdekoli, kdykoli bez ohledu na zařízení.

umožňuje tak zaměstnanci pracovat kdekoli a kdykoli, a tím zvyšuje proces obstarávání a placení plnou rychlostí.

závěr

tento blogový příspěvek vám poskytl základní pochopení 12 kroků zapojených do cyklu SAP Procure-to-Pay.

cyklus Procure-to-Pay je proces přesunu zboží z místa nákupu do dodání. Probíhá ve více fázích a díky automatizaci může být efektivnější.

budoucí technologie by mohla být blockchain v procure-to-pay pro zvýšení transparentnosti.

blockchain je otevřená, distribuovaná účetní kniha, která může zaznamenávat aktivity mezi dvěma stranami ověřitelné a neměnné.

nejen SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft a podobná podniková softwarová řešení poskytují P2P funkce.

bude se vám také líbit:

• seznam top 7 ERP moduly detail
• ERP Nákupní modul a jeho vlastnosti
• co je roční fyzické zásoby?
• co je objednávka zákazníka?
• co je řízení poptávky?