co je proces řízení změn a jak jej používáte?

proces řízení změn je způsob, jak mohou projektoví manažeři předkládat žádosti zúčastněným stranám k přezkoumání, které jsou poté schváleny nebo zamítnuty. Je to důležitý proces, který pomáhá spravovat velké projekty s více pohyblivými částmi.

pokud jde o správu více projektů, věci se mohou komplikovat. Od koordinace pracovních harmonogramů až po sledování cílů a výsledků je poslední věcí, kterou chcete řešit, velká změna projektu. Ale s procesem řízení změn na místě, předkládání žádostí o změnu projektu je hračka.

proces řízení změn je nezbytný pro velké iniciativy, kde mnoho spoluhráčů pracuje napříč odděleními. Pojďme se ponořit do procesu a hmatatelných příkladů, které vám pomohou implementovat vlastní postup kontroly změn.

co znamená proces řízení změn?

Change control je proces, který se používá ke správě žádostí o změnu projektů a velkých iniciativ. Je součástí plánu řízení změn, který definuje role pro řízení změn v týmu nebo společnosti. I když existuje mnoho částí procesu změny, nejjednodušší způsob, jak o tom přemýšlet, je, že zahrnuje vytvoření protokolu změn, kde budete sledovat požadavky na změnu projektu.

ve většině případů bude každá zúčastněná strana moci požádat o změnu. Žádost by mohla být tak malá jako malá úprava plánu projektu nebo tak velká jako nová dodávka. Je důležité mít na paměti, že ne všechny žádosti budou schváleny, protože je na klíčových zúčastněných stranách, aby schválily nebo zamítly žádosti o změnu.

vzhledem k tomu, že proces řízení změn má mnoho pohyblivých částí a liší se od společnosti ke společnosti, je užitečné implementovat nástroje, které mohou usnadnit hladký průběh procesu životního cyklu. Nástroje, jako je software pro správu pracovních postupů, vám mohou pomoci řídit práci a komunikaci na jednom místě.

Change control vs. change management

zmatený rozdílem mezi change control a change management? Nedivíme se ti. Existuje mnoho rozdílů mezi kontrolou změn a plánem řízení změn. Řízení změn je jen jednou z mnoha částí strategie řízení změn.

• řízení změn: proces řízení změn je důležitý pro každou organizaci a může pomoci toku informací, pokud jde o změny projektu. Úspěšný proces by měl definovat metriky úspěchu, uspořádat pracovní postup, umožnit týmům komunikovat a nastavit tým pro budoucí úspěch.

• řízení změn: plán řízení změn se skládá z koordinace rozpočtu, harmonogramu, komunikace a zdrojů. Takže zatímco proces řízení změn se skládá z formálního dokumentu, který nastiňuje žádost o změnu a dopad změny, řízení změn je zastřešujícím plánem.

jak vidíte, proces řízení změn je jen jednou malou částí většího plánu řízení změn. Takže zatímco související, dva termíny jsou odlišné.

Přečtěte si: co je řízení změn? 6 kroků k vytvoření úspěšného procesu řízení změn

jaké jsou výhody procesu řízení změn?

implementace procesu řízení změn může pomoci organizovat váš tým s podporou organizačního softwaru a efektivity kolem výstupů projektu a termínů splatnosti. Je to také zásadní při zvažování důsledků změny, která není řízena efektivně.

proces řízení změn vám může pomoci provést plán správy zdrojů nebo jiné cíle řízení práce. Zde jsou některé další výhody implementace procesu řízení změn.

Zvýšená produktivita

proces řízení změn odstraní zmatek kolem výstupů projektu a umožní zaměřit se spíše na provádění než shromažďování informací. To má za následek zvýšení produktivity a efektivity, zejména pomocí softwaru produktivity.

bez procesu může Produktivita trpět kvůli času strávenému prací na práci. Vzhledem k omezené šířce pásma, která je k dispozici pro nejdůležitější práci, chybí každý týden více než jedna čtvrtina(26%) termínů.

efektivní komunikace

správné zdokumentování změn může pomoci zmírnit problémy s komunikací. Když jsou cíle a cíle jasně definovány, týmová komunikace může vzkvétat. Mějte na paměti, že proces řízení změn nevyřeší všechny problémy s komunikací. Může být užitečné začlenit také software pro správu práce, který udržuje komunikaci o projektech na jednom místě.

proces řízení změn pak může být také sdílen s výkonnými zúčastněnými stranami, aby bylo možné snadno poskytnout kontext pro žádosti o změnu.

číst: 12 tipů pro efektivní komunikaci na pracovišti

lepší týmová práce a spolupráce

efektivní komunikace je nejen výhodou sama o sobě, ale může také pomoci zlepšit spolupráci. Díky jasné komunikaci o změnách projektu je snazší spolupracovat a spolupracovat.

například když jsou změny jasně sděleny poprvé, mají zúčastněné strany více času soustředit se na kreativitu a týmovou práci. Bez efektivní komunikace jsou zúčastněné strany nuceny trávit čas spojováním informací místo kreativní práce se členy týmu.

chcete ještě více zlepšit spolupráci? Spárujte proces řízení změn se softwarem pro správu úloh a nastavte svůj tým na úspěch.

pět kroků procesu řízení změn

podobně jako u pěti fází řízení projektů existuje pět klíčových kroků, pokud jde o vytvoření procesu řízení změn. Ačkoli se některé procesy mírně liší, všechny obsahují několik klíčových prvků. Od zahájení až po implementaci pomáhá každý z těchto základních kroků změnit požadavky efektivně procházet potrubím a předcházet zbytečným změnám.

zkuste řízení projektů s Asana

někteří dávají přednost zobrazení postupu v procesu řízení změn, který lze snadněji vizualizovat. Bez ohledu na to, jak se na to rozhodnete podívat, výsledkem bude konečné rozhodnutí o tom, zda je žádost o změnu schválena nebo zamítnuta.

pojďme se ponořit do pěti kroků, které činí efektivní proces řízení změn a co je součástí každého z nich.

iniciace požadavku na změnu

v iniciační fázi procesu řízení změn je požadována změna. Existuje mnoho důvodů, proč můžete požádat o změnu. Například kreativní doručení trvá déle, než se očekávalo. Poté by byla podána žádost o úpravu termínu doručení. I když je pravděpodobnější, že žádost přijde od zúčastněné strany nebo vedoucího projektu, navrhovanou změnu může požádat kdokoli.

člen týmu, který si přeje podat žádost, by ji měl odeslat prostřednictvím formuláře žádosti o změnu. Jako projektový manažer byste měli protokol změn uložit na místo, které je snadné najít a ke kterému má přístup každý.

po vyplnění formuláře žádosti aktualizujete protokol změn jménem, stručným popisem a dalšími údaji, které uznáte za vhodné, jako je datum a jméno žadatele. Protokol je záznam všech změn projektu, což může být prospěšné pro správu více projektů, které trvají mnoho měsíců.

zde je příklad různých polí, která můžete zahrnout do formuláře žádosti o změnu.

• název projektu

• Datum

• popis požadavku

• vyžádáno

• změnit vlastníka

• Priorita

• dopad změny

• termín

pole, která zahrnete, budou záviset na tom, jak důkladně chcete, aby byl váš protokol změn, a na typu změn, se kterými se setkáte.

posouzení žádosti o změnu

jakmile je žádost vyplněna a původní formulář byl předložen a schválen, žádost bude poté posouzena. To se liší od počátečního podání formuláře, protože hodnocení je, když bude vyhodnocena skutečná změna.

fáze hodnocení nemusí být nutně tam, kde je rozhodnuto, ale spíše přezkoumáno pro základní informace. Informace budou pravděpodobně posouzeny vedoucím projektu nebo oddělení, kdo přezkoumá podrobnosti, jako jsou potřebné zdroje, dopad žádosti, a komu by měla být žádost předána.

pokud žádost o změnu projde počátečním hodnocením, bude poté předána do fáze analýzy, kde bude učiněno skutečné rozhodnutí.

Analýza požadavků na změnu

fáze analýzy dopadů na změnu je místem, kde bude konečné rozhodnutí o tom, zda je žádost schválena nebo zamítnuta příslušným vedoucím projektu. I když můžete také zadat rozhodnutí, je dobré získat také oficiální souhlas od vůdce. V některých případech může dokonce existovat kontrolní deska pro změnu, která má kontrolu nad všemi schváleními pro změnu.

schválená žádost o změnu bude vyžadovat odhlášení a odtud bude sdělena týmu a bude pokračovat po zbytek pětifázového procesu. Mělo by být zdokumentováno v protokolu změn a kdekoli jinde v životě komunikace projektu, aby se zajistilo, že všechny zúčastněné strany projektu pochopí potřebné posuny.

pokud je žádost o změnu zamítnuta, měla by být také zdokumentována v protokolu změn. I když sdělení zamítnuté žádosti týmu není nutné, mohlo by to být užitečné, aby se zabránilo záměně.

implementace požadavku na změnu

pokud je žádost o změnu schválena, proces se přesune do fáze implementace. Zde budete vy a zúčastněné strany projektu pracovat na změně projektu.

implementace změny bude vypadat odlišně v závislosti na tom, v jaké fázi se Projekt nachází, ale obvykle se skládá z aktualizace časových harmonogramů a výstupů projektu a informování projektového týmu. Pak může začít skutečná práce. Je dobré vyhodnotit rozsah projektu, aby se zajistilo, že jakékoli změny časové osy nebudou mít obrovský dopad na předpokládané cíle.

nejlepší je šířit informace o požadavku ve sdíleném pracovním prostoru a protokol změn, aby se zajistila ztráta produktivity při hledání nových informací. Možná budete chtít poslat revidovaný obchodní případ, který pokryje všechny vaše základny.

Změna požadavku uzavření

jakmile je žádost zdokumentována, šířena a implementována, je žádost připravena k uzavření. Zatímco některé týmy nemají zaveden formální plán uzavření, je užitečné mít jeden, aby bylo možné ukládat informace na místo, na které se mohou všichni členové týmu v budoucnu odkazovat.

v závěrečné fázi by veškerá dokumentace, protokoly změn a komunikace měly být uloženy ve sdíleném prostoru, ke kterému lze přistupovat později. Měli byste také uložit počáteční formulář změny a všechny revidované plány projektu, které jste vytvořili na cestě.

jakmile jsou dokumenty na příslušném místě, můžete zavřít všechny otevřené úkoly a pracovat na úspěšném dokončení projektu. Někteří vedoucí projektu také pořádají posmrtné setkání před oficiálním uzavřením projektu.

zkuste řízení projektů s Asana

Change control process example

Nyní, když pochopíte pět kroků procesu řízení změn, je čas je uvést do činnosti. Dali jsme dohromady příklad, abychom vám dali hmatatelné místo, kde začít.

než sestavíte svůj vlastní plán, je důležité vyhodnotit vaše současné procesy a nástroje, abyste se ujistili, že jsou pro váš tým vhodné. Možná budete chtít vytvořit obchodní případ nebo projektový plán, který budete prezentovat zúčastněným stranám společnosti.

položky, které zahrnete do protokolu změn, se mohou lišit v závislosti na typech změn, se kterými se často setkáváte, a na tom, jak složité jsou projekty. Zatímco složité projekty, které trvají měsíce, mohou narazit na více žádostí o změnu, menší jednorázové projekty nemusí být tak podrobné V protokolu změn.

zde je příklad protokolu změn, který vám poskytne představu o tom, co zahrnout a jak formátovat vlastní. Tento příklad řízení změn zahrnuje:

• název projektu

• název úkolu

• Nabyvatel

• datum splatnosti

• stav Priority

• stav pokroku

• změnit typ

tento jednoduchý formát je skvělým výchozím bodem pro protokol změn, ale můžete se rozhodnout přidat další pole v závislosti na složitosti vašeho projektu.

Chcete-li vytvořit vlastní protokol změn, můžete vytvořit vlastní šablonu nebo zobrazit naši galerii šablon projektu.

kdy použít proces řízení změn

je dobré si uvědomit, kdy použít plán řízení změn, abyste byli připraveni, až přijde čas. Existuje mnoho různých druhů změn, se kterými se můžete setkat, v závislosti na nových iniciativách a zavedených nástrojích.

časté změny mohou zahrnovat žádosti o prodloužení lhůt, reorganizaci informací nebo změnu výstupů. Zde jsou některé další případy, kdy budete chtít použít proces řízení změn.

• Over scope: možná budete chtít zvážit použití tohoto procesu, když projekt prochází rozsahem, také známý jako scope creep.

• nesrovnalosti v projektu: pokud si během projektu všimnete nesrovnalostí, žádost o změnu vám může pomoci vyhnout se pozdějšímu přepracování výstupů.

• strmé cíle: v některých případech může být okr mimo dosah a je dobré tyto problémy označit před dokončením projektu.

• nové nástroje: Pokud jsou zavedeny nové procesy nebo nástroje, změna může být nevyhnutelná, zatímco během prvních několika projektů vyřešíte nové problémy.

zkuste řízení projektů s Asana

požádejte o změnu

zatímco změny jsou nevyhnutelné, dobrou zprávou je, že změna nemusí vykolejit váš další projekt. Zavedením procesu řízení změn můžete zajistit, aby projekt zůstal na správné cestě a komunikace byla jasná a efektivní. To posílí produktivitu a sníží zmatek ohledně vašich výstupů projektu.

v případě, že narazíte na změnu, je uklidňující vědět, že máte k dispozici správné procesy pro řešení situace. Když máte připravený plán řízení změn, můžete zmírnit negativní dopady spojené s posunem strategie a nadále se soustředit na poskytování dopadů.