Definice řízení změn

jak často se vás kolegové a spolupracovníci ptají: “co je řízení změn?”Zatímco mnozí z nás intuitivně vědí, co je řízení změn, můžeme mít těžké definovat to stručně pro ostatní.

řízení změn definováno

Prosci definuje řízení změn jako aplikaci strukturovaného procesu a sady nástrojů pro vedení lidí na straně změn k dosažení požadovaného výsledku.

při definování řízení změn pro ostatní je užitečné diskutovat o něm v kontextu dvou úzce souvisejících konceptů: samotná změna a řízení projektů.

samotná změna

změna je projekt, iniciativa nebo řešení, které se v Organizaci zavádí, aby se zlepšil způsob práce, vyřešil problém nebo využil příležitosti.
téměř každý projekt, iniciativa nebo řešení, které zlepší organizaci, ovlivní to, jak zaměstnanci vykonávají svou každodenní práci. Prosci 10 aspekty dopadu změny zobrazují, jak může být změna ovlivněna osobou nebo skupinou:

myšlenka stát se “konkurenceschopnější” nebo “blíže k zákazníkovi” nebo “efektivnější”může být motivací pro změnu organizace, ale v určitém okamžiku musí být tyto cíle promítnuty do konkrétních dopadů na tyto procesy, systémy, nástroje atd. Zde přichází řízení projektů a řízení změn.

řízení projektů a řízení změn

nestačí pouze předepsat změnu a očekávat, že k ní dojde. Úspěšná změna začíná pochopením toho, co se musí uskutečnit, aby se změna stala, stejně jako tvrdá práce. Projektové řízení a řízení změn jsou samostatné disciplíny aplikované na organizační změny s cílem zlepšit pravděpodobnost úspěchu a návratnosti investic (ROI). Tyto odlišné, ale úzce propojené disciplíny jsou nezbytné pro změnu života.

Projektový Management-technická stránka změny

podle příručky PMBOK® Project Management Institute je projektové řízení aplikací znalostí, dovedností, nástrojů a technik na projektové činnosti za účelem splnění požadavků projektu.
zatímco řízení projektů je obvykle spojeno s tradičním Vodopádovým přístupem, existuje mnoho způsobů, jak realizovat projekty. Řízení změn může spolupracovat s jakoukoli metodikou řízení projektů, jako jsou Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall a PRINCE2.
bez ohledu na přístup použitý při navrhování technického řešení se řízení změn zaměřuje na přípravu, vybavení a podporu jednotlivců při přijímání a používání změn.

Change Management-The People Side of Change

Change management je aplikace strukturovaného procesu a sady nástrojů pro vedení lidové strany změn k dosažení požadovaného výsledku. Aplikujeme řízení změn tím, že pomáháme jednotlivcům postiženým změnou provádět úspěšné osobní přechody, které jim umožňují zapojit se, přijmout a použít změnu.
řízení projektů i řízení změn podporují přesun organizace ze současného stavu (jak se věci dělají dnes), přes přechodný stav a do požadovaného budoucího stavu. Projektové řízení se zaměřuje na úkoly potřebné k úspěšnému návrhu, vývoji a realizaci projektu, iniciativy nebo technického řešení. Řízení změn se zaměřuje na lidi ovlivněné touto změnou a umožňuje jim zapojit se, přijmout a použít změnu.

u iterativních projektů jsou výsledky dosaženy opakovanými cykly nebo uvolňováním změn, přičemž každý cyklus se pohybuje směrem ke konečnému zamýšlenému výsledku. Iterativní řízení projektů je obvykle spojeno s agilními přístupy k navrhování, vývoji a poskytování řešení. Řízení změn přichází vedle přístupu k řízení projektů a zaměřuje se na přípravu, vybavení a podporu jednotlivců při přijímání a používání změn, bez ohledu na to, zda jsou dodávány iterativně nebo postupně.

Všimněte si, že technická stránka nemusí být nutně “technologická”.”Ačkoli projekty mají někdy technologickou povahu, technická stránka se vztahuje na všechny změny. To zahrnuje změny kultury, fúze a akvizice, aktualizace zásad, a další projekty nebo iniciativy, které mohou nebo nemusí zahrnovat technologii.
každá organizační změna bude mít jak technickou stránku, tak stranu lidí a každá vyžaduje samostatné zdroje a nástroje, aby se změna uskutečnila.

cíle každého týmu

tým projektového managementu pracuje na posunu technické stránky změny z bodu A do bodu B. takové činnosti řízení projektů se vztahují na procesy, systémy, nástroje atd. ovlivněno změnou, což znamená, že pracovní místa lidí budou ovlivněna.

tým pro řízení změn pracuje na tom, aby pomohl jednotlivcům postiženým změnou ochotně podpořit nebo přijmout změnu, přijmout změnu jako vlastní a aplikovat změnu podle očekávání (tj. zapojit, přijmout a použít změnu).

níže uvedený příklad ukazuje přechod z funkce (a) na funkci (b).

cílem projektového řízení je efektivní nasazení zdrojů pro návrh, vývoj a realizaci projektu, iniciativy nebo řešení. Cílem řízení změn je pomoci každému jednotlivci ovlivněnému změnou provést úspěšný přechod, vzhledem k požadavkům změny.

rozsah řízení změn a řízení projektů

téměř každá organizační iniciativa nebo projekt vyžaduje určitou úroveň řízení projektů a řízení změn. Existuje jen velmi málo případů, kdy nebudete potřebovat obě disciplíny. Každý z níže uvedených projektů potřebuje samostatné řízení projektů a řízení změn, kromě nasazení samotné změny:

1. nasazení řešení Enterprise Resource Planning (ERP) v celé organizaci
2. Re-engineering pracovních procesů a kontaktních skriptů vašich agentů call centra
3. integrace dvou organizací a jejich informačních systémů po fúzi nebo akvizici
4. implementace nových nástrojů virtuální spolupráce pro distribuovanou pracovní sílu
5. vývoj nového prodejního kanálu

vypadají řízení projektů a řízení změn pro každou iniciativu stejně? Typicky ne. Zatímco většina potřebuje alespoň některé, každá disciplína funguje nejlépe, když je přizpůsobena vaší jedinečné situaci, organizaci, kultuře a historii a konkrétní změně, kterou implementujete.
množství a typ řízení projektu, které potřebujete, závisí na složitosti, stupni změny a míře flexibility požadované při návrhu řešení. Výše potřebného zapojení do řízení změn závisí na množství narušení každodenní práce jednotlivých národů. Záleží také na atributech organizace, jako je kultura, hodnotový systém a historie s minulými změnami.

Integrace řízení změn a řízení projektů

zatímco se jedná o odlišné studijní obory, řízení změn a řízení projektů jsou v praxi integrovány. Kroky a aktivity se pohybují jednotně, protože týmy pracují na pokroku ze současného stavu do požadovaného budoucího stavu.

řízení změn a plánování projektového řízení

jako příklad zvažte činnosti, ke kterým dochází během fáze plánování projektu nebo iniciativy.

projektoví manažeři:

• Identifikujte milníky a činnosti, které musí být dokončeny
• načrtněte potřebné zdroje a jak budou spolupracovat
• Definujte rozsah toho, co bude a nebude součástí projektu

změnit manažery:

• Craft klíčové zprávy, které musí být sděleny
• Spolupracujte se sponzory na budování aktivních a viditelných koalic vedoucích představitelů
• přesvědčte postižené zaměstnance o tom, proč je změna nutná

nejúčinnější projekty integrují tyto aktivity do jediného projektového plánu.

porozumění má výhody

může být obtížné rozlišit mezi změnou, řízením projektu a řízením změn. V praxi jsou tyto tři složky úzce propojeny, aby organizaci přinesly pozitivní výsledek. Pochopení rozdílů však usnadňuje řešení problémů, když změna nepostupuje podle očekávání.

například, jsou výzvy přicházející z:

• návrh změny(projekt, iniciativa nebo samotné řešení)?
• technický proces, činnosti nebo zdroje (projektové řízení)?
• jak jednotlivci přijímají nebo odolávají změně(řízení změn)?

když pochopíte rozdíly mezi změnou, řízením projektu a řízením změn, identifikace nápravných opatření bude jasná. A když víte, na čem každá složka pracuje, definování řízení změn pro ostatní již není obtížné.