efektivní sdílení informací

komunikace kritických informací s našimi spolupracovníky a zúčastněnými stranami je jedním z hlavních způsobů, jak koalice sexuálního napadení dosáhnout organizačních cílů. Prostřednictvím rozvoje zdrojů a nabídky podpory, sdílíme informace a strategie zaměřené na zvýšení povědomí a jednání v rámci jednotlivců, komunity, a instituce. Stejně jako naše rodiny a komunity, naše pracoviště mají zastřešující normy, které formují naše interakce. Pokud jde o sdílení informací, organizační kultura má hlavní vliv na to, jak interagujeme. Zatímco organizační kultura hraje silnou roli, také jednotlivě obsahujeme schopnost být zodpovědní ostatním za to, jak činíme klíčová rozhodnutí nebo podnikáme důležitá opatření.

pro nové koaliční zaměstnance, zejména ty, kteří pracovali v přímých službách, mohou naše organizace zdánlivě poskytnout prostorný čas a místo pro sdílení informací a kritické rozhovory o práci, kterou děláme. A my ano! Nicméně, jak se ocitáme v řešení mnoha různých pracovních požadavků a termínů, naše schopnost efektivně komunikovat může být ovlivněna. Protože se snažíme vyvážit více potřeb, je důležité pamatovat na sdílení informací, zvláště když jsme se na to zavázali, jako u schůzek zaměstnanců!

relevantní a užitečné informace umožňují lidem vytvářet sdílená porozumění a činit informovaná rozhodnutí, která podporují organizační cíle. Ať už komunikujete prostřednictvím e-mailu, telefonu, schůzek nebo asistenční technologie, vaše myšlenky a postupy týkající se sdílení informací se projeví ve vašem stylu vedení.

Níže jsou zkoumány otázky a koncepty týkající se odpovědnosti a efektivního sdílení informací. Sestaveno z Roger Schwarz & Associates (2011).

co jsou relevantní informace?

relevantní informace zahrnují vše, co by mohlo ovlivnit dané rozhodnutí nebo způsob, jakým je rozhodnutí učiněno. Základní zájmy, uvažování, konkrétní příklady, a pocity jsou relevantní. Sdílením těchto informací pomůžete vytvořit společné porozumění, ze kterého mohou všichni zúčastnění učinit informované rozhodnutí.

zeptejte se sami sebe:

• sdílel jsem všechny informace, které soukromě vím, že plně nepodporují mé oblíbené řešení?
• podělil jsem se o to, jak se cítím o tom, jak se věci vyvíjejí?

nedorozumění, konflikty a obrana mohou vzniknout bez odpovídajících informací. Pokud je to vhodné, vysvětlete své důvody, proč říkáte/žádáte / děláte něco, abyste se vyhnuli negativním předpokladům. Poskytnutím konkrétních příkladů, uvažování, a záměr, stanete se transparentnější a důvěryhodnější.

jednoduše řekněte:

• můžete mi dát příklad, abych lépe porozuměl tomu, co říkáte?
• Můžete mi pomoci pochopit, co vás k tomu vedlo?
• říkám/ptám se / dělám, protože…

sdílení informací: zobrazování názorů a kladení otázek

v ideálním případě by sdílení informací mělo lidem pomoci lépe se porozumět. Vytváření prohlášení a kladení otázek usnadňuje lepší konverzace; dělat obojí je klíčové. Někdy si můžeme myslet, že lidi zaujmeme tím, co si myslíme, takže se uvolníme do konverzace kladením otázek, abychom přiměli lidi mluvit. Lidé však mohou říci, kdy používáme otázky, abychom se vyhnuli tomu, co si myslíme. Pouze kladením otázek můžeme získat obrannou reakci, protože ostatní se nemohou dozvědět o našich zájmech, uvažování a / nebo pocitech. Dále, rétorické otázky jako, ” nemyslíte.”…”často zahrnují naše vlastní názory. Místo toho buďte transparentní a odpovědní za to, co si myslíte.

kromě vyjádření názorů a kladení otázek budou dovednosti poslechu zásadní, aby bylo možné prokázat respekt a slyšet, co říkají ostatní.

pokud mluvím se svými spolupracovníky, mohl bych navrhnout řešení, vysvětlit, proč si myslím, že by to fungovalo, a poté navázat na otázku, jaké problémy vidí někdo s tím, co navrhuji? Čím více kombinujete svůj názor a ptáte se ostatních, co si myslí, tím dříve identifikujete místa, kde souhlasíte, a místa, kde vidíte věci jinak. To znamená, že máte více času a energie, abyste prozkoumali rozdíly a vytvořili řešení, která je řeší (Roger Schwarz & Associates, 2007).

jednostranná kontrola

když se cítí stresovaní, naštvaní nebo defenzivní, mnoho lidí se uchyluje k jednostrannému kontrolnímu myšlení. Tohle myšlení říká: Já to chápu, ty ne, já mám pravdu, ty se mýlíš. A smyslem rozhovoru se pak stává vyhrát za každou cenu.

jednostranná kontrola brání efektivní komunikaci, protože produkuje vinu, urážky, pády, štítky, kritiku, srovnání a úsudek. Mnoho lidí přestane sdílet informace, když se s nimi zachází tímto způsobem. Přemýšlejte o tom, co by se mohlo stát v přímých službách s přeživšími sexuálního napadení, pokud spolupracovníci přestanou navzájem sdílet informace o záchraně života kvůli nefunkční týmové práci. I když sázky nejsou tak vysoké, jednostranná kontrola může stále vést ke ztrátě času, odhodlání, inovace, peníze, důvěra, a duševní zdraví.

efektivní komunikace řeší obsah a proces. Každá konverzace má obsah-předmět; a proces-jak diskutujete o tématu. Proces, který organizace nebo tým používá, přímo ovlivňuje cíle, kterých dosahuje. Když proces nebyl projednán a dohodnut, jednotlivci jsou ponecháni rozhodnout o svém vlastním procesu.

užitečné rady:

• společně rozhodněte, jak vést konverzace.
• dohodněte se na účelu schůzky.
• nepředpokládejte, že situaci rozumíte a ostatní ne.
• buďte zvědaví na ostatní názory.
• vytvářejte lepší rozhodnutí a zvyšujte odhodlání prostřednictvím dobrého procesu.

Reference: Roger Schwarz & Associates (2011). Sdílíte všechny relevantní informace? (2006); státní názory a klást skutečné otázky (2007); jak vás může jednostranná kontrola zabít (2010); jednání s lidmi, kteří jsou mimo trať” (2007). Citováno z: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/