Event Management: podrobný průvodce, jak jej používat ve vašich událostech

Event management. Je to fráze, která se hodně hodí, ale za doslovný význam pouhého řízení událostí, co přesně to obnáší? A ještě významněji, jak jej lze použít v událostech?

každý typ akce vyžaduje jedinečnou sadu dovedností a know-how, které vám pomohou zmírnit chaos a proběhnout plynulé a poutavé akce pro vaše účastníky.

je toho hodně co pokrýt, a proto Vás v tomto článku provedeme klíčovými koncepty správy událostí a ukážeme vám, jak je lze aplikovat přímo na vaše události.

Event Management vysvětlil

jednoduše řečeno, event management je koordinace, plánování, organizování a provádění události. Termín zahrnuje řízení projektů ve všech aspektech události,což může být cokoli od hledání řečníků až po rozesílání průzkumů po událostech. Kromě toho lze správu událostí aplikovat na jakýkoli typ události v jakémkoli prostředí.

ačkoli se často používá synonymně s termínem “plánování událostí”, správa událostí je praktičtější a má více společného s logistikou a celkovou manipulací v době před a v den samotné události.

proč záleží na správě událostí

správná správa události je nezbytná pro to, aby byla úspěšná. Jednoduše řečeno, bez ohledu na to, jak dobré je vaše místo konání, řečníci nebo zábava, neschopnost napravit základní faktory, jako je rozpočtování a logistika, znamená, že byste se mohli vystavit potenciálně nepředvídaným výzvám.

takže přemýšlejte o tom takhle, čím více času investujete do správy událostí,tím profesionálnější bude vaše událost.

správa virtuálních událostí

rychlý vzestup online událostí nás rychle přinutil vzít naše know-how správy událostí osobně a přizpůsobit je virtuálnímu světu. Úkoly, jako je nalezení místa konání, vytváření zdravotních a bezpečnostních protokolů a stravování, byly nahrazeny hledáním správné technologie a vytvářením hodnotného obsahu a poutavými účastníky.

proto při správě virtuální události byste měli nejen porozumět logistice, která je za ní, ale měli byste také přidávat zvláštní důraz na vytváření zajímavého obsahu.

pět kroků správy událostí

nyní máme základy z cesty, pojďme se ponořit do pěti základních kroků správy událostí. Ty lze použít na jakoukoli událost a měly by vám poskytnout dostatek informací, které lze aplikovat přímo na vaše události, v jakémkoli tvaru nebo formě.

Krok 1: Vytvořte cíl a udělejte si domácí úkoly

první fází každé úspěšné události je definovat svůj cíl a vytvořit akční plán, jak se to stane. Začněte tím, že určíte, čeho chcete dosáhnout, zaměřte se na jeden cíl a opravdu jděte na to. V mnoha případech to bude samozřejmé. Například možná chcete spustit nový produkt nebo možná chcete generovat další potenciální zákazníky.

ať už se rozhodnete cokoli, je nezbytné se dostat do specifik, protože to vám poskytne jasnější představu o události, což z dlouhodobého hlediska usnadní správu. Poté, co jste identifikovali svůj cíl je čas začít dělat svůj výzkum.

Microdisect, čeho chcete dosáhnout, a zmapujte akce, které vás tam dostanou. To pomůže upřesnit rozsah vaší akce a identifikovat akce potřebné k dosažení vašeho cíle.

čím více výzkumu provádíte, tím podrobnější a rafinovanější bude událost. A navíc, budete mít větší pochopení životaschopnosti události, zejména pokud jde o rozpočet a jak to odpovídá vašemu cíli.

Krok 2: Vyberte si téma a nastíňte událost

Nyní, když jste provedli svůj výzkum, je čas použít vaše počáteční zjištění k vytvoření konkrétního akčního plánu pro vaši událost. Důležité je, že vám to dá základy pro zahájení navrhování vaší akce, takže projděte každý detail, nicméně, malé to může být.

Chcete-li dostat míč do pohybu, zde je seznam otázek, které vám mohou pomoci vyžehlit tyto podrobnosti:

• jaké je téma akce?
• kdo je cílovou skupinou?
• kde a kdy bude událost?
• jaký je formát?
• jaká je doba trvání akce?
• kolik účastníků mohu očekávat?
• kdo bude na akci mluvit?
• nabízím aktivity nebo zábavu?
• Jak mohu udržet účastníky v záběru?
• účtujete si jízdenky?
• potřebujete najít sponzory?
• jakou technologii událostí potřebuji?

je zde spousta jídla k zamyšlení a spousta dalších otázek, které bude třeba řešit. Důležité je, abyste se dostali do zamyšleného myšlení, ve kterém si představujete všechny možné detaily a eventualitu kolem události. To vám umožní identifikovat všechny problémy,které by mohly vzniknout brzy.

Krok 3: zdokonalte se v detailech

Nyní byste měli mít dobrou představu o tom, jak by událost měla vypadat, což znamená, že je čas to proměnit v realitu. Tento krok je zdaleka časově nejnáročnější a skládá se z dlouhého seznamu akcí (viz níže) v závislosti na typu spuštěné události.

• Hledání míst (nebo online platformy událostí), prodejců,řečníků, sponzorů atd.
• vytvoření webové stránky události a zahájení komunikace před událostí
• Event marketing and outreach
• sledování RSVP a registračních čísel událostí
• komunikace účastníků
• Logistika událostí v den
• navrhování a dokončování kritických dokumentů událostí, jako je minuta po minutě
• navrhování procesu přihlášení k události a vytváření signage
• komunikace po události

Krok 4: Doručení události

po všech pracích, které jste vložili podle předchozích kroků, je to den události. Už tam skoro jsi. Nyní je čas uspořádat akci, která zaujme a nadchne vaše účastníky. Zde jsou některé z akcí, které je třeba vzít, aby vám přes poslední překážku a zajistit, že budete mít hladký a úspěšnou akci.

• ujistěte se, že je vše nastaveno
• Check-in
• komunikace hostů
• Správa neočekávaných problémů a mimořádných událostí
• podpora reproduktorů a hostů
• sociální média a interakce s publikem

Fáze 5: povinnosti po události

vaše akce skončila, ale nekončí zde. Nyní byste měli mít dobrou představu o tom, jak událost proběhla, a je čas začít shromažďovat zpětnou vazbu, pokračovat v zapojení účastníků, a plánování do budoucna.

první akce, provedená 12 až 48 hodin po akci, je poslat účastníkům e-mail s poděkováním s průzkumem po události. To dává účastníkům dostatek času na strávení toho, jak událost našli, poskytuje vám dostatek informací o tom, jak se zlepšit.

pak se všemi cennými zpětnou vazbou, které jste shromáždili, spojte tým k debriefu. Tato setkání a rozhovory jsou velmi užitečné pro sdílení osobních dojmů a identifikaci toho, co lze udělat pro posun vpřed.

Závěrečné myšlenky

organizování akcí je velkou výzvou, ale je to aktivita, která může přinést obrovské výhody. A to je důvod, proč je správa událostí tak zásadní, pomáhá zmírňovat rizika a umožňuje vám soustředit se na věci, na kterých záleží nejvíce. Takže čím více času investujete do správy událostí, tím profesionálnější bude vaše akce.