Hodnocení projektu-definice a kroky

když chce organizace najít řešení konkrétního obchodního problému a určit nejlepší způsob implementace tohoto řešení, musí naplánovat a vyvinout projekt, který by mohl poskytnout efektivní akční plán pro řešení problému implementací řešení.

tato organizace bude muset posoudit potenciální projekt, aby se ujistil, že projekt je skutečně efektivní, protože podporuje správné řešení a řeší požadovaný problém. V této souvislosti slouží řízení hodnocení projektu jako hlavní proces analýzy a schvalování projektu.

v tomto článku budu psát o procesu hodnocení projektu a jeho klíčových krocích. Doufám, že můj článek vám pomůže naučit se hodnotit a hodnotit projekty. Na konci článku uvádím odkaz na šablonu hodnocení projektu, což je strukturovanější způsob vysvětlení procesu hodnocení.

co je hodnocení projektu? – Definice

než budeme hovořit o definici hodnocení projektu, rád bych vyprávěl jeden zajímavý příběh z mého života. Tady je ten příběh.

protože jsem PMP a mám rozsáhlé zkušenosti s řízením různých typů projektů, vždycky jsem přemýšlel, jak můj soused, který je řidičem kamionu, a proto nemá zkušenosti s řízením hodnocení projektů, mohl dělat všechny tyto “projekty” bez předběžného posouzení a analýzy počátečního konceptu, problému a řešení. “Projekty” mám na mysli činnosti, které můj soused dělal, když stavěl garáž na svém dvorku, renovoval kuchyň, opravoval svůj vůz, dokonce mluvil s pošťákem, a tak dále. Zajímalo mě, že tento člověk nemá představu o hodnocení a řízení projektů, ale může dělat úspěšné “projekty”, i když nepochopil, že se jedná o projekty.

jednoho dne jsem vzal všechny tyto myšlenky se mnou a šel ke svému sousedovi. Chtěl jsem zjistit, jak dosáhl úspěchu bez použití projektu, hodnocení nebo cokoli jiného, co bych mohl považovat za proces hodnocení. Když jsem se s ním setkal v jeho zrekonstruované kuchyni, byl jsem překvapen, když jsem viděl, že vytváří předběžný plán pro svůj další projekt: nákup nového auta. Seděl u malého kuchyňského stolu a něco psal na velký list některých novin (“denní zprávy”, pokud jsou přesnější). Šel jsem blízko ke stolu a viděl jsem mnoho slov a vět podtržených a přeškrtnutých, s několika šipkami a kruhy na listu papíru. “Co to děláš,” – to jsem se zeptal. “Nevidíš? Snažím se naplánovat svůj nový nákup. Vzpomeňte si na ten velký Mercedes, který jsem vám ukázal minulý měsíc v časopise řidiče kamionu. Rozhodl jsem se ho koupit. A teď chci naplánovat všechno dopředu, abych se vyhnul selhání, víte”.

seděl jsem u stolu poblíž svého souseda a řekl mi o svých plánech. Zjistil jsem, že vždy udělal plán, než udělal něco důležitého nebo neobvyklého pro svůj každodenní život, například garáž nebo renovaci kuchyně. Nikdy nepoužíval dokumenty a šablony, ale jen list novin, protože, jak řekl s úsměvem, “noviny vždy lžou, ale moje záznamy a plány učiní realitu “realističtější” a pragmatičtější” (stále nemohu úplně pochopit, co tím vlastně myslel).

nebudu vás obtěžovat převyprávěním našeho převodu v tomto textu. Chci vás jen zaměřit na klíčovou myšlenku tohoto příběhu: lidé často nevědomky používají metody a techniky hodnocení a hodnocení projektu k určení šancí na úspěch svého úsilí. Než jsem viděl v kuchyni svého souseda, jak by noviny mohly být použity pro proces hodnocení, myslel jsem, že pouze formální dokumenty a dokumenty jsou nástroji k posouzení projektu profesionálního pohonu. Ale teď vím jistě, že každý člověk může udělat hodnocení; jediná věc, kterou si musíte pamatovat, je, že každý druh projektu vyžaduje odpovídající úroveň znalostí a kompetencí k vytvoření dobré zprávy o hodnocení projektu. A to je vše … dejme definici hodnocení projektu.

definování hodnocení projektu

hodnocení projektu je konzistentní proces přezkoumání daného projektu a vyhodnocení jeho obsahu za účelem schválení nebo odmítnutí tohoto projektu, analýzou problému nebo potřebou řešení projektu, generováním možností řešení (alternativ) pro řešení problému, výběrem nejvhodnější možnosti, provedením analýzy proveditelnosti této možnosti, vytvořením prohlášení o řešení a identifikací všech lidí a organizací, kterých se projekt týká nebo kterých se týká, a jeho očekávaných výsledků. Jedná se o pokus ospravedlnit projekt analýzou, což je způsob, jak určit proveditelnost projektu a nákladovou efektivitu.

posouzení projektu znamená vyhodnocení navrhovaného řešení proti jeho schopnosti vyřešit identifikovaný problém nebo potřebu. Některé metodiky a příručky PM (např. PMBOK) považují hodnocení technického a finančního projektu za součást fáze zahájení nebo předběžného plánování. PRINCE2 navrhuje rozvoj obchodního případu, který je formou formulace a hodnocení projektu. Metoda 123 (MPMM, která je založena na standardech PMI a PRINCE2) také používá obchodní případ pro přípravu navrhovaného projektu pro analýzu a posouzení proveditelnosti.

řízení hodnocení projektů je nezbytnou fází každého projektu, bez ohledu na jeho povahu, typ a velikost. Tato fáze představuje první bod fáze předběžného plánování nebo zahájení. Bez posouzení projektu je finanční a technicky nepřiměřené pokračovat v dalším plánování a rozvoji. Bez ohledu na to, zda se chystáte koupit nové auto (např. projekt mého souseda), výstavba budovy, zlepšení obchodního procesu, aktualizace síťového systému,vedení marketingové kampaně, stavba garáže nebo jakákoli jiná iniciativa, měli byste provést předběžné posouzení a posouzení vašeho podniku, abyste se ujistili, že budete dělat požadovanou a nezbytnou změnu vašeho prostředí.

hodnocení projektu: klíčové kroky

různé metodiky PM používají různé přístupy a techniky pro vypracování hodnocení projektu. V mé praxi používáme nějakou metodu, která považuje proces hodnocení za řadu kroků 4, které mají řadu dílčích kroků a úkolů. V tomto kontrolním seznamu můžete zobrazit celou hierarchii s podrobnostmi. Chystám se poskytnout přehled kroků. Pokud se chcete dostat hlouběji, přečtěte si kontrolní seznam.

Krok #1. Concept Analysis

první krok vyžaduje, abyste (jako odhadce projektu nebo analytik) provedli řadu analýz, abyste určili koncept budoucího projektu a poskytli rozhodovací balíček vrcholovému vedení (sponzorům projektu) ke schválení. To znamená, že musíte provést analýzu řešení problému, která určuje problém/potřebu řešit a řešení, které má být použito k řešení problému. Řešení by mělo být analyzováno podle nákladové efektivnosti a proveditelnosti (lze použít různé metody a techniky hodnocení projektu). Také budete muset identifikovat zúčastněné strany (osoby a organizace zapojené nebo postižené problémem a / nebo řešením) a analyzovat jejich potřeby(jak se vztahují k problému a / nebo řešení). Koneckonců, musíte vytvořit balíček rozhodnutí, který obsahuje prohlášení o problému, návrh řešení, seznam zúčastněných stran a žádost o financování. Tento balíček bude poté předložen Zadavateli ke schválení (nebo odmítnutí). Pokud Zadavatel schválí koncept projektu, můžete pokračovat dalším krokem.

Krok #2. Stručný koncept

v tomto kroku musíte vypracovat shrnutí koncepce projektu, abyste definovali cíle, cíle, široký rozsah, dobu trvání a předpokládané náklady. Všechna tato data budou použita k vytvoření konceptu Brief. Musíte vytvořit dokument prohlášení o projektu, který specifikuje poslání projektu, cíle, cíle a vizi. Pak vytvoříte prohlášení o širokém rozsahu, které specifikuje hranice, požadavky na reklamu vašich snah. Nakonec vytvoříte předběžnou šablonu plánu, která určuje odhadovanou dobu trvání projektu, a poté vytvořte dokument projekce nákladů na základě odhadů a výpočtů nákladů.

Krok #3. Organizace projektu

pomocí konceptu Brief určíte organizační strukturu vašeho projektu. Tato struktura by měla být vyvinuta a vysvětlena v organizační struktuře projektu. Dokument pokrývá takové otázky, jako je struktura řízení (role a odpovědnosti), požadavky a složení týmu, implementační přístup, výkonnostní opatření, další informace. Myšlenka organizační schéma projektu je vytvořit vizuální reprezentaci rolí, odpovědnosti a jejich vztahy a to, co lidé / organizace jsou přiřazeny k jaké role a povinnosti v rámci projektu.

Krok #4. Schválení projektu

závěrečná fáze vyžaduje, abyste zkontrolovali všechny předchozí kroky a shromáždili je do jediného dokumentu nazvaného hodnocení projektu. Tento dokument shrnuje všechny provedené odhady a hodnocení, zdůvodňuje koncepci projektu a ověřuje, že navrhované řešení řeší identifikovaný problém. Finanční, nákladová efektivnost a analýzy proveditelnosti budou sloužit jako metody hodnocení projektu ke schválení projektu. Dokument musí být předložen zúčastněným stranám snooperu (zákazníkovi, Zadavateli) ke kontrole a schválení. Pokud je hodnocení schváleno, pak projekt postupuje do další fáze, plánování.

typy hodnocení projektu

hodnocení projektu používá následující dva hlavní typy:

• hodnocení orientované na výsledky
• finanční hodnocení (analýza nákladů / přínosů)

1. Orientace na výsledky

provádí se na začátku projektu před vznikem peněz nebo jiných materiálových nákladů.

orientace na výsledky hodnocení projektu se zaměřuje na identifikaci a predikci rizik a jejich dopadů na dosažení výsledků, které byly plánovány v plánu projektu a Smlouvě. Tento typ hodnocení zahrnuje identifikaci rizik na základě procesů řízení projektů, jako je zahájení procesů, proces plánování, provádění procesu a kontrolní proces.

orientace na výsledky hodnocení projektu se také zaměřuje na sladění skutečných a předpokládaných výsledků a zajištění toho, aby se všechny shodovaly s cíli a cíli projektu.

2. Finanční hodnocení (analýza nákladů a přínosů)

tento typ hodnocení projektu se provádí za účelem posouzení, zda žádost o financování (nebo provedená investice) může být odůvodněna předpokládanými úsporami nebo příjmy po dokončení.

analýza nákladů je plánovací nástroj, který vám pomůže určit, zda má investice pro vaši organizaci uspokojivou návratnost. Porovnává investici nebo změnu s jejími alternativami podle jednoho nebo více kritérií, jako jsou náklady, technické faktory,služby, využití zdrojů atd.

analýza nákladů a přínosů zohledňuje všechny prostředky investované do projektu a porovnává s očekávanými přínosy. Přínosy projektu se obvykle měří porovnáním nákladů, které by vznikly, pokud by projekt nebyl realizován.

podle této metody jsou přijímány projekty, které vykazují rovnováhu mezi přínosy a náklady, projekty s přebytkem nákladů nad výhodami jsou odmítnuty a projekty, které vykazují přebytek výhod nad náklady, jsou odloženy k dalšímu posouzení.

v praxi některé organizace používají jiný přístup, kde jsou přijímány projekty s předpokládaným poměrem přínosů a nákladů větším než jeden, projekty s poměrem mezi nulou a jednou jako hraniční případy pro další zvážení a ty pod nulou jako odmítnutí před provedením dalších investic do plánů nebo prací na plánech.