informační systémy pro lidské zdroje

co je informační systém pro lidské zdroje (HRIS)?

informační systémy lidských zdrojů (HRIS) je software, který poskytuje centralizované úložiště kmenových dat zaměstnanců, které skupina human resource management (HRM) potřebuje pro dokončení procesů core human resource (core HR).

někteří lidé to také vysvětlují jako softwarový balíček vyvinutý na pomoc odborníkům v oblasti lidských zdrojů při správě dat. Odborníci v oblasti lidských zdrojů využívají tyto systémy k usnadnění pracovního postupu, zlepšení efektivity a ukládání a shromažďování informací. Několik společností nabízí HRIS balíčky zaměstnavatelům. HRIS balíčky lze přizpůsobit specifickým potřebám a požadavkům zaměstnavatele.

jaké jsou výhody informačních systémů lidských zdrojů (HRIS)?

mít centralizované úložiště pro data zaměstnanců odstraňuje potřebu ukládat papírové soubory, které lze snadno poškodit, stejně jako nutnost prohledávat velké papírové zaměstnanecké soubory a hledat informace. V závislosti na typu softwaru Informačního systému o lidských zdrojích by měl generovat různé zprávy, poskytovat možnosti podávání zpráv ad hoc a nabízet HR analytiku důležitých metrik, jako je počet zaměstnanců a obrat. Moderní software HRIS nabízí také možnosti vizualizace dat zaměstnanců, jako jsou automaticky vykreslené organizační grafy nebo devítibokové mřížky.

jednorázové nákupy

jednou z nejčastěji zmiňovaných výhod HRIS je, že pro mnoho úkolů zaměstnanců souvisejících s HR zadáváte informace pouze jednou. A podobně je třeba aktualizovat pouze jedno místo, když se změní informace o zaměstnancích.

integrace dat

kromě toho mohou různé části systému “spolu mluvit”, což umožňuje smysluplnější možnosti podávání zpráv a analýz, včetně interních hodnocení a auditů a přípravy dat pro cizince.

přesnost

Vylepšená přesnost je pravděpodobně za předpokladu, že data jsou zadána a manipulována správně.

samoobsluha

Tato funkce může být vynikajícím šetřičem času pro HR. Zaměstnanci mohou vstoupit do systému za účelem změny dat (například změny vlastních adres) a manažeři a supervizoři mohou vstoupit do systému za účelem zadávání dat (například hodnocení výkonu) nebo načtení dat bez obtěžování HR.

5. Automatické připomenutí

systémy mohou naplánovat události, jako jsou hodnocení výkonu a termíny dávek, automaticky oznamovat a pošťuchovat, pokud nebyly provedeny akce.

hostování firemních dokumentů

systém může obsahovat takové materiály, jako jsou příručky pro zaměstnance, postupy a bezpečnostní pokyny. Materiály jsou snadno aktualizovány na jednom místě.

Správa dávek

to by mohlo zahrnovat zápis, oznámení, změny, a podávání zpráv.

řízení náboru

to může zahrnovat sledování žadatelů, řízení, a podávání zpráv.

jaké jsou součásti HRIS (Human Resource Information Systems)?

‍

1. Databáze

základní nabídka Informačního systému lidských zdrojů zahrnuje databázi pro ukládání informací o zaměstnancích. Personalisté mohou do systému vkládat veškerá personální data, která jsou přístupná odkudkoli, nepřetržitě. Typy dat, které personalisté shromažďují v databázi, zahrnují historii kompenzací, nouzové kontaktní informace a kontrolu výkonu. Základní databázi lze také považovat za online zálohu papírových souborů.

‍

2. Řízení času a práce

činnosti, jako je řízení času a práce, mohou být časově velmi náročné. HRIS balíček umožňuje zaměstnancům zadávat své vlastní odpracované hodiny a umožňuje manažerům okamžitě ověřit žádosti o dovolenou a data jsou přímo přiváděna do mzdy. Řízení času a práce také zlepšuje schopnost personálního oddělení sledovat přesnost a docházku.

‍

3. Mzdová funkce

mzdová funkce je další hlavní součástí modelu HRIS. HR může snadno stáhnout nebo uvolnit zaměstnanecké hodiny, a vydávat šeky nebo mzdové vklady zaměstnancům. Zaměstnanci s platem mohou být také placeni s podstatně sníženým rizikem chyb. Software HRIS payroll obvykle zlepšuje dodržování daní pro místa s více úrovněmi daní.

výhody

někteří zaměstnavatelé HRIS umožňují zaměstnavatelům vytvářet a udržovat zdravotní výhody a důchodové investice prostřednictvím svého softwaru. Takové aplikace umožňují zaměstnavatelům mít zážitek z nakupování na jednom místě pro všechny své potřeby správy dat v oblasti lidských zdrojů. Další balíčky HRIS usnadňují zdravotní dávky a odpočty investic do důchodu pro mzdy, ale nikoli stanovení těchto dávek.

‍

5. Rozhraní zaměstnanců

většina balíčků HRIS umožňuje zaměstnanci omezený přístup uživatelů. Uživatelé zaměstnanců přistupují k části databáze, kde mohou aktualizovat své osobní údaje, kontrolovat platové stupnice, měnit programy důchodových dávek, aktualizovat informace o přímém vkladu nebo stahovat volební dokumenty o výhodách.

‍

6. Nábor a udržení

konečně lze říci, že nábor a udržení jsou nejdůležitějšími složkami HRIS. Je samozřejmé, že je kotvou všech politik a systémů lidských zdrojů. Hledání nových talentů, jejich získávání, jejich zapojení a konečně schopnost udržet si je je hlavním úkolem personalisty. HR musí také zajistit, aby zaměstnanci byli nejen schopni vykonávat svou práci, ale jsou jim také poskytnuty požadované školení; získat řádnou náhradu a výhody od organizace.

jaké jsou typy Informačního systému lidských zdrojů (HRIS)?

i. operační HRIS

Provozní HRIS je pro manažera nesmírně nápomocný. Poskytuje manažerovi všechna potřebná data pro podporu rutinních a opakovaných rozhodnutí o lidských zdrojích

1. Pracovní Informační Systémy

2. Systémy Řízení Polohy

3. Systémy řízení výkonnosti

II. taktické HRIS

taktický informační systém o lidských zdrojích pomáhá do značné míry manažerům s možnostmi, které zdůrazňují přidělování zdrojů.

1. Náborové Informační Systémy

2. Mzdové a benefitní informační systémy

3. Rámce pro vzdělávání a rozvoj zaměstnanců

III. strategické HRIS

strategické HRIS se soustředí na řízení pracovních jednání, zprostředkování pracovních sil a určité konkrétní HR programování.

1.Systém Plánování Pracovních Sil

2. Specifický Software Informačního systému lidských zdrojů

IV. Kompletní HRIS

automatizace HRIS přinesla začleněnou databázi, která spolupracuje s evidencemi lidských aktiv, zaměstnaneckými dokumenty, pozicemi zaměstnanců, skladovými záznamy, organizačními politikami, sledováním zaměstnanců a řadou dalších záznamů o lidských aktivech. Jsou vyvíjeny plánovaným způsobem, že aplikace mohou snadno promítat platné zprávy z kteréhokoli segmentu řízení lidských zdrojů.

HCM vs HRIS

HRIS se skládá ze správy absencí, samoobslužného portálu, náboru, školení a vývoje, řízení náhrad, sledování personálu, pracovních postupů a správy výhod.

HCM je krok nad ním. To znamená, že obsahuje vše, z čeho se HRIS skládá, a má více funkcí. Tyto funkce jsou výkon zaměstnanců, kontrola pozice, Globální podpora, Onboarding, analytika, HR služby.

proč HRIS selhává?

úspěšná automatizace obchodních procesů může zlepšit provozní efektivitu a snížit riziko, což zaměstnavatelům umožní soustředit se na řízení jejich podnikání. Při správné implementaci a podpoře může takový systém usnadnit život všem. Mnoho zaměstnavatelů nerozumí složitosti procesu implementace nebo závazku, který vyžaduje. To je klíčový okamžik, který často určuje úspěch systému. Zatímco někteří zaměstnavatelé mohou být vybaveni k provedení správné implementace, mnoho z nich není. Zde jsou hlavní příčiny neúspěšné implementace systému

nedostatek času a zdrojů

při správném provedení může tento proces trvat nejméně dva měsíce, ne-li více, a bude vyžadovat pozornost těch manažerů nebo personalistů v rámci společnosti, kteří byli pověřeni usnadněním procesu implementace. To bude nějakou dobu trvat od jejich typických pracovních povinností způsobujících napětí na podnikání a zaměstnanců stresu. Zaměstnavatelé, kteří nejsou připraveni dát čas nebo dodat tyto dodatečné zdroje, nebudou schopni dosáhnout požadovaných výsledků.

nedostatek komunikace

pro jasnou komunikaci dodavatele/klienta je toho hodně co říci. Ne všechny systémy jsou stejné, proto ne všechny implementace budou stejné. Dodavatel technologie by měl být schopen poskytnout klíčové informace, které mohou zaměstnavatelům pomoci připravit se na úspěšnou implementaci. To je zvláště užitečné, když byly jasně sděleny a interpretovány potřeby zaměstnavatele.

špatné řízení projektů

implementace nového systému je zapojený projekt s několika pohyblivými částmi. Dokonce i zaměstnavatelé, kteří se cítí připraveni před implementačním procesem, se mohou stát obětí špatného řízení projektů. Je důležité, aby zaměstnavatel stanovil realistická očekávání a termíny, které mají být splněny, zejména pokud jde o obchodní procesy, které jsou časově citlivé, jako jsou mzdy.