jaký je účel systému objednávek?

jaký je účel systému objednávek?

v určitém okamžiku v průběhu malých obchodních operací budete určitě muset nakupovat zboží nebo služby od jiné společnosti. Ať už je to banda malých nákupů nebo několik velkých nákupů, budete potřebovat způsob, jak sledovat objednávky. Systém objednávek vám umožňuje vytvářet a provádět objednávky-od požadavku na nákup až po platbu dodavatele, abyste zefektivnili proces nákupu.

jak funguje systém objednávek

Jakmile nastavíte systém se všemi uživateli ve vaší organizaci – od zaměstnanců, kteří mohou požadovat položky, až po vedoucí oddělení, které schválí nákupy, až po nákupní oddělení, které bude zpracovávat větší nákupy, je snadné automatizovat proces schvalování a předávat věci oddělení závazků pro zpracování platby faktury.

požadavek na nákup

když někdo vyžaduje zboží nebo služby pro podnikání, vytvoří požadavek na nákup, který nastiňuje, co potřebuje, od koho to potřebuje, kdy to potřebuje, kde bude dodáno a kolik to stojí.

odtud půjde ke schválení příslušnému zaměstnanci. Pokud to není schváleno, zaměstnanec si může všimnout, proč byl zamítnut, nebo požádat o změny před schválením.

objednávka

jakmile je požadavek na nákup schválen, stane se Oficiální objednávkou, která je odeslána dodavateli. Jakmile je dodavatel přijat, stává se právně závaznou smlouvou a vyžaduje, aby dodavatel zaslal objednané zboží nebo služby.

každému PO je přiděleno číslo objednávky pro snadnější sledování v systému. Zahrnuje vše od požadavku, spolu s fakturační adresou a dalšími podmínkami.

objednávka splněna

v tomto okamžiku prodávající odeslal zboží nebo poskytl objednané služby. Dodavatel by měl poskytnout informace o sledování, aby vaše organizace věděla, kdy očekávat, že zásilka dorazí.

přijaté zboží

jakmile zásilka dorazí, někdo v Organizaci potvrdí přijetí položek. Vzhledem k tomu, že položky mohou dorazit ve více zásilkách, je důležité zkontrolovat dodací list proti položkám, které byly objednány pokaždé, abyste se ujistili, že jste obdrželi pouze položky, které jste si objednali, a platit pouze za to, co obdržíte.

zpracování faktur

systém objednávek by měl automatizovat proces trojcestného párování, porovnáním objednávky s přijatým zbožím, s dodavatelskou fakturou. V případě, že se něco neshoduje, je označeno pro ruční zásah.

když se vše shoduje, je automaticky předáno oddělení účtů splatných k platbě. Tím je zajištěno, že žádné faktury nepropadnou trhlinami, což vám umožní okamžitě zaplatit všem dodavatelům, čímž se posílí vztahy s dodavateli a potenciálně vám umožní zachytit slevy za včasnou platbu.

v organizacích, kde jedno oddělení zpracovává rozpočet, jiné nakupuje a další platí účty, systém objednávek umožňuje každému vidět, co se děje v reálném čase, zatímco papírové systémy ponechávají dostatek prostoru pro chyby.

výhody systému objednávky

zlepšení přesnosti objednávky

odeslání objednávky dodavateli je legální nabídka k provedení nákupu. Pokud dodavatel objednávku přijme, vytvoří mezi vámi a dodavatelem právní dokument. Dokud dodavatel nepřijme objednávku, neexistuje žádná smlouva.

použití objednávek poskytuje přesnou dokumentaci toho, co bylo objednáno, v případě sporu. PO uvádí množství, popisy položek, cena, slevy, datum dodání a pokyny, takže ve srovnání s verbální objednávkou je snížený potenciál chyb.

zajištění správných údajů O PO také usnadní placení související faktury.

lepší řízení nákupu

vzhledem k tomu, že systém PO nastiňuje náklady před zahájením práce, je snazší vidět, jak jsou ovlivněny rozpočty. Můžete zadat objednávku na jeden projekt nebo více projektů najednou.

při objednávce zboží nebo služeb pro projekt použijte odkaz na Projekt na objednávku, Abyste mohli propojit zboží na objednávce s projektem. To automatizuje přidělování zásob a nákladů na projekt v každé fázi životního cyklu objednávky, takže můžete poskytnout přesné nabídky.

pokud chcete, aby vaše POs byla přesná, musíte vypočítat skutečné množství objednávky, abyste určili náklady před zahájením projektu.

Ušetřete čas a peníze

když dodavatelé odesílají faktury, které odkazují na vaše číslo PO, zaměstnanci nemusí trávit čas kontrolou, aby se ujistili, že účet je legitimní. Vzhledem k tomu, že PO se stává smlouvou, jakmile ji dodavatel přijme, eliminuje jakýkoli spor v tomto ohledu.

vzhledem k procesu PO by měla být faktura zadána do vašeho účetního systému s odkazem na původní PO, automaticky zaznamenávat dodávky a aktualizovat úrovně zásob. Rychlejší platební časy znamenají, že ušetříte peníze, pokud jde o náklady na zpracování faktur, protože jejich zpracování trvá méně času, což umožňuje vašemu týmu být produktivní při jiných úkolech.

obchodujte s vládními agenturami

většina vládních agentur nebude platit faktury, dokud neobdrží platnou objednávku. Bez možnosti vytvářet POs, jste omezeni z hlediska vašich obchodních příležitostí.

pokud vyrábíte objednávky, říkáte ostatním, že jste na vrcholu svých financí a peněžních toků, takže můžete získat větší důvěru nad podniky, které nepoužívají systém objednávek.

Zjednodušte své zásoby

díky efektivnímu softwaru pro objednávku můžete snadno vidět své finanční investice do inventáře pro lepší správu zásob. Budete mít možnost vidět aktuální úrovně zásob, úrovně řazení, zásoby v držení a volné zásoby. To vám dává úroveň jasnosti a kontroly, kterou mnoho podniků postrádá-což vede k nedostatku zásob. Používání objednávek umožňuje viditelnost do všech těchto oblastí, kromě nákladů a prodejního procesu, takže můžete lépe vidět ziskové marže na každém z vašich produktů.

Objevte své nejlepší dodavatele

víte, že vaši nejlepší dodavatelé jsou? Víte, od koho si objednáváte většinu svých produktů? Víte, co jste platili za minulé produkty, a zda byste měli dostávat slevy na vaši smlouvu nebo kvůli objemu nákupu?

mnoho podniků nechává tyto otázky nezodpovězené a jako takové si dělají velkou službu.

váš systém objednávek vám umožní rychleji a snadněji zjistit, kteří dodavatelé se starají o většinu vašich potřeb. Budete také schopni určit, kteří dodavatelé nedrží svůj konec dohody – prostřednictvím konzistentních pozdních dodávek, vyprodaných položek a tak dále.

tyto informace vám umožní zjistit, kdy je čas upustit od dodavatele ve prospěch jiného dodavatele, nebo kdy je čas vyjednat lepší platební podmínky s některými z vašich dodavatelů.

provoz s pevným systémem objednávek zajišťuje, že vaše firma má přístup k velkému množství informací, které vám pomohou při rozhodování založeném na datech. Informace o tom, co utrácíte, kde je utrácíte a s kým je utrácíte, vám pomohou v budoucnu informovat o možnostech, jak urychlit růst a zlepšit ziskovost.