Jak poslat soubory QuickBooks vašemu účetnímu

konec roku znamená odsouhlasení a přípravu na daňové období. Pokud používáte účetní firmu, budete muset odeslat soubor QuickBooks na svůj účet. Existuje mnoho možností, jak posílat soubory QuickBooks, z nichž každý má své vlastní výhody a omezení.

pošlete e-mail souboru QuickBooks

můžete se zeptat sami sebe ” můžete poslat e-mail souboru společnosti.”Odpověď zní ano, můžete poslat soubor QuickBooks svému účetnímu e-mailem, i když se to nedoporučuje z bezpečnostních důvodů. To také není doporučeno z důvodu omezení velikosti. Pokud máte větší soubor, budete muset soubor komprimovat, protože většina e-mailových služeb neumožňuje odesílání nebo přijímání e-mailů nad 25 MB. Za těchto okolností možná budete chtít vytvořit kopii účetního QuickBooks nebo zkusit odeslat přenosný soubor QuickBooks.

QuickBooks Accountant Copy

pokud je velikost souboru problém, možná budete chtít odeslat soubor QuickBooks svému účetnímu pomocí kopie QuickBooks accountant. Kopie účetního QuickBooks zamrzne knihy pro konkrétní časový rámec. Tato možnost umožňuje klientovi sdílet svůj soubor se svým účetním a zároveň pokračovat v práci ve své vlastní kopii souboru. Klient může poslat svou kopii účetního QuickBooks prostřednictvím serverů Intuit, e-mailu nebo synchronizační aplikace, jako je Dropbox. Jakmile je účetní hotový, jejich změny bude muset klient importovat zpět do souboru společnosti, což může vyžadovat další školení od účetního.

QuickBooks Portable Copy

soubor QuickBooks můžete také odeslat účetnímu pomocí přenosného souboru. Přenosný soubor je kompaktní verze souboru vaší společnosti a není úplnou zálohou. Nezahrnuje šablony zpráv, loga, obrázky ani šablony. To také nezahrnuje vaše .tlg nebo .soubory protokolu, správce půjček, spisovatel výpisů nebo soubory Správce dlouhodobých aktiv. Tato možnost neumožňuje klientovi i účetnímu pracovat současně. Nicméně, stejně jako účetní kopie, přenosný soubor může být zaslán e-mailem nebo synchronizací aplikace, jako je Dropbox.

jakmile účetní obdrží soubor, bude muset soubor obnovit do svého počítače; dokončete jejich úpravy a změny; poté vytvořte aktualizovanou přenosnou kopii, kterou odešlete zpět klientovi. Jakmile klient obdrží aktualizovaný přenosný soubor, bude muset soubor obnovit do svého počítače a poté pracovat z této verze do budoucna.

QuickBooks Backup

poslední možností, jak odeslat soubor QuickBooks vašemu účetnímu, je záloha QuickBooks. Na rozdíl od přenosné kopie, zálohování QuickBooks uloží vše, co je aktuálně ve vašem firemním souboru. To zahrnuje vaše účetní údaje, šablony, dopisy, loga, obrázky a související soubory (QuickBooks prohlášení Writer, Cash Flow projektor a Business Planner). Zálohy mohou být zaslány e-mailem, pokud jsou dostatečně malé, uloženy na flash disky a doručeny účetnímu osobně nebo prostřednictvím synchronizační aplikace, jako je DropBox.

zálohování QuickBooks má stejný proces pracovního postupu jako přenosná kopie. Účetní bude muset soubor obnovit do svého počítače, provést změny a poté vytvořit novou zálohu, kterou klientovi poskytne. Klient pak může obnovit zálohu do svého počítače a bude pracovat od této verze do budoucna.

pošlete soubor QuickBooks svému účetnímu s Qboxem!

alternativou k ručnímu odeslání souboru QuickBooks účetnímu pomocí výše popsaných metod je Qbox. Qbox je cloud-umožnil software pro spolupráci, který pomáhá uživatelům sdílet soubory přes Internet. Soubory ve složkách Qbox v počítači se systémem Windows jednoho uživatele, jsou synchronizovány s Qbox cloud server a pak do počítačů se systémem Windows sdílených uživatelů, takže každý má identické kopie souboru. Není třeba zálohovat, obnovovat nebo importovat účetní kopie, protože všichni uživatelé mají přístup k celému souboru QuickBooks. Chcete-li se dozvědět více, navštivte https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.