jak provést efektivní analýzu mezer

• Sharlyn Lauby
• 7 července 2020

nedávno jsem zprostředkovával seminář o získávání talentů a diskutovali jsme o plánování pracovních sil. Během diskuse, zmínil jsem se o tradiční analýze mezer a někdo položil otázku “jak provádíte analýzu mezer?”. Je to skvělá otázka. Kolikrát mluvíme o “překlenutí mezery” nebo “uzavření mezery”, aniž bychom prošli procesem správného provádění?

takže jsem přišel s pěti kroky, které by mohly pomoci usnadnit analýzu mezer. Podělil jsem se o to s účastníky semináře a chtěl jsem se o to podělit i s vámi.

účel: účelem analýzy mezer je zjistit, kde se organizace v současné době nachází a kde by chtěla být (tj. “mezera” mezi současným a požadovaným stavem).

výhody: Analýza mezer může pomoci organizaci identifikovat oblasti zlepšování, odhalit rozdíly mezi vnímáním podnikání a realitou, stanovit priority, a zajistit splnění požadavků projektu.

Kroky Pro Analýzu Mezer

Krok 1. Určete cíl nebo problém, který má být zkoumán. Jaký je rozsah analýzy? Odpověď nemůže být všechno, je prostě příliš široká. Například v personální analýze je pochopit propast mezi současnými a budoucími dovednostmi pracovní síly.

Krok 2. Vyhodnoťte aktuální stav. Během tohoto kroku je důležité nepředpokládat. I když si myslíte, že znáte současný stav, využijte této příležitosti k potvrzení svých předpokladů. Buďte připraveni položit spoustu otázek. A vezměte prosím na vědomí, že teď není čas navrhovat nějaká řešení.

Krok 3. Vytvořte ideální budoucí stav. Organizace by měla dosáhnout konsensu v otázce: “pokud by vše fungovalo podle plánu, kde bychom byli?”V případě personálního plánu se stává otázkou:” pokud by vše fungovalo podle našeho plánu ,jak by naše pracovní síla vypadala z hlediska dostupných dovedností?”

poznámka: budování konsensu neznamená, že každý v organizaci musí milovat odpověď. Jednoduše to znamená, že každý musí být schopen žít s odpovědí. Obrovský rozdíl!

Krok 4. Porovnejte současný stav s budoucím stavem. A vyčíslit mezeru. Řekněme, že analyzujeme všechny zaměstnance v naší organizaci a uvědomíme si, že 20% z nich nemá znalosti v technologické kompetenci (i.e. malá nebo žádná znalost softwaru pro zpracování textu a tabulek). Mohli bychom to zjistit 20%:

• nedostatečné školení způsobilo 5%,
• personální výzvy způsobily 7%,
• rozpočtové škrty způsobily 2% a
• manažeři, kteří neposlali zaměstnance na školení, způsobili 14%.

Krok 5. Shrňte výsledky a předložte doporučení. Výsledky ze čtvrtého kroku nám dávají cestu k “překlenutí propasti” a upřednostnění našeho úsilí. Organizace mohou zvážit použití nástroje, jako je SMART, k rozvoji cílů. SMART je zkratka pro konkrétní, měřitelné, žalovatelné, zodpovědné a časově vázané. Může udržet organizační úsilí a zdroje na dobré cestě.

organizace mohou použít analýzu mezer pro mnoho situací a důsledný proces pomůže udržet konverzace zaměřené. To umožňuje organizaci efektivně využívat organizační zdroje, udržovat přiměřenou časovou osu a vytvářet výsledek, který je v souladu s podnikáním.

snímek pořízený Sharlyn Lauby při objevování ulic Fort Lauderdale, FL