Jak psát zprávy, které vaši klienti skutečně přečtou

Reporting je pro náš tým v Content Harmony nepřetržitá práce. Neustále hledáme způsoby, jak minimalizovat čas strávený reportováním a maximalizovat informace o klientech a takeaways. Čím více času trávíme každý měsíc na vykazování je méně času dostaneme k provedení na strategii.

s tím bylo řečeno, podávání zpráv na konci nebo na začátku každého měsíce je pro náš tým cenným časem, aby se zamyslel nad úspěchy a důkladně se podíval na to, co funguje a někdy nefunguje. Vzhledem k tomu, že do reportingu jde tolik času a energie, pracujeme na tom, aby byl co nejcennější a na akci zaměřený s jasnými dalšími kroky pro klienta. Dobrá zpráva klienta potřebuje dobrou strukturu, stejně jako úspěšná Schůzka potřebuje dobrou agendu schůzky.

abychom se ujistili, že naše zprávy zasáhly stůl našich klientů, spíše než zmizely v hlubinách jejich e-mailových archivů, přišli jsme s našimi 9 Způsoby, jak napsat zprávu, kterou vám šéf dá zatraceně:

přehled:

• 1. Obnovte Cíle Projektu
• 2. Čeho Jste Minulý Měsíc Dosáhl?
• 3. Jaké Výsledky Jste Ze Své Práce Viděl?
• 4. Tie KPI K Obchodním Cílům
• 5. Vysvětlete Sami
• 6. Co Bude Dosaženo Tento Měsíc?
• 7. Řekněte Jim, Co Dělat Dál
• 8. Zavolej klientovi. Konverzujte
• 9. Zaměřte se na “My”

obnovte cíle projektu

jaké cíle jste si stanovili na začátku projektu? Měsíční reporting je vynikající čas zastavit a podívat se na to, kde jste versus kde máte v úmyslu být. Jste v předstihu? Vzadu?

pokud jste před předpokládaným provozem, příjmy, prodejem atd., pochopte, co jste udělali, abyste se tam dostali a jak můžete přenést dynamiku do konce projektu nebo smlouvy.

pokud jste pozadu, věnujte tento čas přemýšlení o tom, co jste dosud dosáhli a co můžete udělat jinak, abyste se dostali dopředu. Použijte tento měsíční přehled jako check-in bod pochopit, zda je třeba otočit svou strategii.

Čeho Jste Minulý Měsíc Dosáhl?

jistě, zní to docela jednoduše,ale pravděpodobně byste byli překvapeni, kolik zpráv jsem viděl, že to zůstalo docela vágní.

jste agentura pro marketing obsahu, která se zaměřuje na výrobu a distribuci? Jaký obsah jste zveřejnili minulý měsíc? Kde jste to publikoval? Jak jste získali obsah před cílovými zákazníky vašich klientů? Kolik jste za to utratil?

jste PR agentura? Získal jste pro svého klienta nějaké významné umístění? Navázali jste nějaké nové kontakty, které můžete využít pro budoucí projekty?

ujistěte se, že to jsou věci, na které můžete ukázat a říct: “to … to jsme udělali.”

pokud nemáte žádnou hmatatelnou práci, na kterou byste mohli poukázat, pravděpodobně bych byl připraven vysvětlit, kde byl vynaložen čas a zdroje. Pochopitelně existují měsíce strávené prací na strategii a plánování, které nebudou vždy představovat hmatatelné produkty. Pokud tomu tak je, udělejte to křišťálově jasné a ukažte na všechny výstupy (nebo nedokončené dokumenty), které jste během cesty vytvořili.

Jaké Výsledky Jste Ze Své Práce Viděl?

byl úspěšný? Když se podíváte na vše, čeho jste minulý měsíc dosáhli, přiblížilo to Vašeho klienta k dosažení jejich obchodních cílů a cílů, které si váš tým stanovil na začátku projektu?

na začátku každého projektu by měl váš tým sednout s klientem a pečlivě nastínit klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které budou vykazovány každý měsíc. Pokud jde o podávání zpráv, váš tým by měl prozkoumat každý z těchto KPI a podat zprávu o tom, jak vaše práce přímo ovlivnila pohyb KPI (pozitivně nebo negativně).

Tie KPI k obchodním cílům

v návaznosti na zobrazení vašich výsledků se ujistěte, že vykazované KPI jsou vázány na cíle růstu podnikání, nikoli na svévolné, nesmyslné metriky.

v závislosti na klientovi budou KPI pravděpodobně velmi odlišné. Lead generation-zaměřený klienti budou chtít vidět nové potenciální zákazníky získané, e-commerce klienti budou chtít vidět nové příjmy a prodeje, vydavatelé mají tendenci se starat nejvíce o zobrazení stránek, atd.

v každém případě se ujistěte, že KPI jsou v souladu s obchodními cíli, což obvykle znamená více peněz přicházejících dveřmi pro vašeho klienta. Věci, jako je hodnocení vyhledávání a umístění PR, jsou skvělými vedoucími ukazateli, které by měly být identifikovány, ale obvykle nejsou KPI, které je třeba zvýraznit.

bonusový Tip: nepodávejte zprávy o věcech, na kterých nezáleží. Například, pokud pracujete s klientem lead gen a jeden měsíc máte velký nárůst zobrazení stránek, zeptejte se sami sebe: “opravdu na tom záleží, nebo jen hlásím tato čísla, protože jsou pozitivní?”

je snadné, zvláště když KPI mohou být čas od času dole, podávat zprávy o jiných metrikách čistě proto, že vypadají dobře. Vyhnout. Pokud nemůžete rozumně učinit závěr, že metrika přispívá k celkovým obchodním cílům, zcela ji vynechejte. V opačném případě se pravděpodobně připravujete na otázky klientů, na které možná nebudete připraveni odpovědět.

vysvětlete sami

jsou čísla a KPI za měsíc? Jsou dole? Využijte této šance a opravdu se ponořte do “Proč,” bez ohledu na to, kterým směrem se věci vyvíjejí.

pokud se čísla pohybují správným směrem, věnujte čas tomu, aby klient přesně věděl, co jste pro dosažení tohoto cíle udělali. Zveřejnili jste blogový příspěvek, který se stal virálním? Generuje váš whitepaper více potenciálních zákazníků, než kdy váš klient viděl? Vem si za to zásluhy.

pokud jsou vaše čísla dole, nejprve využijte šanci pochopit proč. Možná je to sezónní trend nebo možná vaše tvrdá práce prostě nedosáhla toho, co jste si mysleli. Jakmile pochopíte, co se děje, vytvořte akční plán pro otočení a změnu tohoto příštího měsíce.

pečlivě sdělte důvod poklesu spolu s vaším plánem na zlepšení v nadcházejících měsících. Z mé zkušenosti klienti chápou, že ne každý měsíc bude homerun a po cestě budou poklesy. Pokud máte vy a váš tým plán na nápravu, většina klientů bude ochotna pokračovat v práci na zlepšení.

Co Bude Dosaženo Tento Měsíc?

opět něco, co by mělo být docela jednoduché, ale často se zanedbává; obvykle v případě, že neexistuje jasný akční plán.

v Content Harmony obvykle pracujeme v 6-12 měsíčních cyklech. Budeme trávit čas vytvářením strategie a plánováním po dobu 6-12 měsíců práce najednou s jasnou časovou osou výstupů a cílů. Tato časová osa je vždy komunikována s klientem předem, ale vždy je dobré přepracovat každý měsíc spolu s reportováním.

poté, co jste pokryli úspěchy v předchozím měsíci spolu s výsledky, které jste viděli, ponořte se do plánu na příští měsíc. Vždy obsahovat úkoly, výstupy, a termíny. Nejen, že to zajistí klientovi, že jste na vrcholu věcí, ale to udrží váš vlastní interní tým odpovědný za zasažení termínů splatnosti a dodržení plánu.

jasně komunikujte další kroky a akční položky pro každou osobu ve vašem týmu, stejně jako pro klienta. s tolika e-maily a seznamy úkolů, které se poskakují mezi oběma týmy, je snadné ztratit přehled o úkolech. Pomocí měsíčních přehledů můžete volat konkrétní akční položky, které má každý tým provést.

Zavolej klientovi. Popovídejte si.

jakmile dostanete měsíční hlášení ze dveří, Nastavte si čas na volání nebo setkání s klientem a diskutujte o měsíčních zprávách. Dokonce i 30 minut na vyjasnění jakýchkoli otázek může jít dlouhou cestu a pokračovat v budování vztahu klienta / agentury.

bonusový Tip: pomocí této schůzky můžete zkontrolovat položky akce potřebné od klienta. Váš klientský kontakt je pravděpodobně zaneprázdněný člověk a může se stále procházet důležitými částmi (i když je to ten, o kterém by se měli starat). Ujistěte se, že ví, co je od nich potřeba a kdy to potřebujete.

ujistěte se, že po každé schůzce pošlete komplexní minuty schůzky, aby každý věděl další kroky.

zaměřte se na ” My ”

vztah klient / agentura je právě to, vztah. Jak podnikání vašeho klienta roste, tak i Vaše. Oba jste motivováni k tomu, abyste si vedli dobře a spolupracovali jako tým. Ujistěte se, že vaše hlášení a komunikace odráží tuto týmovou práci.

použijte “my” nebo “nás”, když mluvíme o úspěších a úspěších:

• “Tento měsíc jsme byli schopni dosáhnout XYZ.”
• ” oproti minulému měsíci jsme zaznamenali X% zlepšení.”

Mějte to na paměti je jedním z těch drobných vylepšení, které mohou přeformulovat práci, kterou děláte, a vytvořit trvalé vztahy mezi klienty a agenturami.

praxe dělá mistra. Jak bylo uvedeno výše, jedná se o probíhající proces, který budete muset neustále vylepšovat jako agentura, abyste mohli lépe sloužit svým klientům.

každý klient je jiný a tyto body by měly pomoci zlepšit více typů úsilí o podávání zpráv.